Comment mettre fin à un appel téléphonique professionnel

Réfléchissez d'abord

Avant de décider de mettre fin à un appel téléphonique, assurez-vous que la partie professionnelle de la conversation est terminée. Vous ne voulez pas que votre interlocuteur pense que vous évitez l'affaire en cours ou que vous lui coupez la parole. Une bonne façon d'initier la clôture d'un appel est de dire: « Cela a été un plaisir de parler avec vous, puis-je vous aider pour autre chose?

Soyez toujours professionnel

Choisissez soigneusement ce que vous dites. Encore une fois, vous ne voulez pas que l'appelant ait l'impression d'être rejeté. Évitez toute apparence de condescendance dans vos propos ou dans votre ton de voix. Soyez assertif, mais évitez d'être impoli ou impoli et évitez de faire des déclarations ou de poser des questions qui prolongeraient la conversation.

Fixer une limite de temps

Une partie du succès de toute entreprise consiste à établir des relations avec vos clients. Cela pourrait signifier les écouter parler de leurs vacances ou de leurs petits-enfants. L'attention personnelle portée aux détails est particulièrement importante si vous êtes dans le domaine de la vente. Voici un moyen de vous assurer de trouver l'équilibre entre bavardage poli et perte de temps: lorsque vous êtes sûr que la partie professionnelle de l'appel est terminée, regardez l'horloge ou le minuteur d'appel sur votre téléphone. Donnez à l'appelant encore trois ou quatre minutes pour conclure avant de commencer à conclure.

Saisissez la pause

Attendez que l'appelant fasse une pause dans sa conversation avant de vous lancer avec une déclaration de fin d'appel agréable qui indique clairement que vous dirigez l'appel jusqu'à son terme. Par exemple:

• "Eh bien, félicitations pour la nouvelle maison! Je vais conclure pour pouvoir répondre au prochain appel, mais n'hésitez pas à me faire savoir si vous avez besoin d'autre chose. Tu as mon numero."
• "C'était agréable de parler avec toi, mais je dois conclure. Pouvons-nous fixer une heure pour notre prochain appel? »
• "C'est toujours un plaisir d'avoir de vos nouvelles. Y a-t-il autre chose dont tu as besoin avant que je te laisse partir? »

Offrir des alternatives

Vous disposez peut-être de méthodes autres que le téléphone que les gens peuvent utiliser pour vous contacter. Ceux-ci peuvent inclure des e-mails, des SMS, un chat en ligne ou même votre secrétaire ou assistant. Si votre appel téléphonique serait mieux servi par l'une de ces formes de communication alternatives, faites pivoter la conversation.

Par exemple, si un e-mail constitue un moyen plus simple de recevoir les mêmes informations, demandez-leur suivi de l'appelant dans votre boîte de réception: "Je vais vous laisser partir maintenant, mais voici mon adresse e-mail, si vous avez besoin de quelque chose autre."

Vous pouvez également leur indiquer comment contacter votre assistant ou la personne qui peut gérer des préoccupations ou des problèmes supplémentaires. Mieux encore, proposer de les transférer directement à cette personne.