Bien que les organisateurs d’événements connaissent généralement bien tous les aspects de la planification d’événements, ils ont parfois besoin d’aide lorsqu’il s’agit de rédiger des lettres officielles, des courriels ou d’autres documents pour un événement à venir. L'un des éléments les plus importants que les organisateurs d'événements tenteront est une lettre de bienvenue pour les invités d'un Voyage incentive.
La lettre de bienvenue fait exactement ce qu'elle dit: elle souhaite la bienvenue aux invités à l'événement. Cela ne doit en aucun cas être perçu comme compliqué. En fait, si elle est rédigée correctement, la lettre de bienvenue doit être simple et précise. Idéalement, une lettre de bienvenue est rédigée sur le papier à en-tête officiel d'une organisation.
Détails d'un voyage de motivation
Un voyage de motivation est un événement ou un voyage planifié utilisé pour persuader les gens d'atteindre des objectifs commerciaux spécifiques. Souvent, le voyage de motivation est une récompense accordée à un vendeur ou à un autre type de professionnel pour avoir atteint une étape spécifique. Habituellement, les objectifs fixés sont liés aux ventes et au développement commercial, mais les dirigeants et les gestionnaires ont utilisé ces types d'incitations pour atteindre un certain nombre d'objectifs commerciaux rentables.
Éléments d'une lettre de bienvenue
Une lettre de bienvenue pour un voyage de motivation n'est pas si différente des autres lettres de bienvenue formelles, mais après en le lisant, un client doit savoir à quoi s'attendre et qui contacter en cas de questions ou de problèmes. surgir.
Une bonne lettre de bienvenue comprendra la date à laquelle elle a été rédigée et une formule de salutation appropriée (son degré de formalité dépendra de la relation entre l'entreprise ou l'auteur de la lettre et le destinataire).
Le premier paragraphe de la lettre doit transmettre la bienvenue, le deuxième paragraphe doit inclure des informations sur l'ordre du jour et tous les détails importants sur l'emplacement ou les exigences que le client doit connaître (par exemple, auront-ils besoin de leur passeport?).
Enfin, le paragraphe de clôture doit exprimer l'appréciation (de la part de l'auteur de la lettre ou de l'entreprise) à l'invité/destinataire. Encore une fois, le fait que ce soit formel ou informel est déterminé par les circonstances. Ce paragraphe est suivi d'une ligne de signature de l'hôte de l'événement, comprenant un titre.
Habituellement, si vous choisissez de personnaliser la lettre, il est utile d'insérer le programme de l'événement dans la lettre. Ceci est facultatif. Si vous le faites, assurez-vous que ces détails sont insérés et répertoriés après le deuxième paragraphe et référencés comme tels.
Exemple de lettre de bienvenue
[INSÉRER LA DATE]
Cher [NOM ou TITRE DE L'ÉVÉNEMENT Participant]
Nous sommes heureux que vous puissiez nous rejoindre et espérons que votre séjour au [RESORT] à [DESTINATION] sera à la fois rajeunissant et éducatif.
Nous avons un agenda chargé au cours des [NOMBRE] prochains jours, alors veuillez prendre quelques minutes pour lire les informations contenues dans ce dossier. Il comprend notre itinéraire et d’autres informations importantes.
Nous sommes impatients de passer ce temps avec vous à [BRÈVE PHRASE POUR DÉCRIRE LA DESTINATION].
Si nous pouvons faire quelque chose pour rendre votre séjour plus agréable, n'hésitez pas à nous le faire savoir. Merci d'avoir rejoint [EVENT TITLE].
Sincèrement,
[NOM D'HÔTE OFFICIEL]
[TITRE]
[ORGANISATION]
L’une des erreurs les plus courantes lors des événements de motivation est le manque de suivi auprès des participants par la suite. Organiser un événement de motivation efficace peut être une tactique solide pour renforcer le moral et les performances des employés, et pas seulement pour récompenser le bon travail passé. Il est donc important de demander des commentaires pour garantir le succès de vos futurs voyages.
