Il semble y avoir une explosion d'appréciation pour les notes manuscrites et les cartes postales en ce moment.
C'est peut-être parce que, comme l'a souligné MarketingProfs, nos boîtes de réception d'e-mails sont champs de bataille, encombré de déchets. Ou cela pourrait être la nostalgie de la façon dont nous étions, comme Lifehack l'a découvert quand il a écrit sur la joie de la carte postale. Nous savons tous que nous devrions écrire des notes et des cartes postales, en particulier à nos donateurs, bénévoles et sympathisants. Mais c'est une habitude que nous devons pratiquer.
Façons dont votre organisme de bienfaisance peut utiliser des notes manuscrites ou des cartes postales
Il existe de nombreuses raisons d'écrire des notes de remerciement. Les cartes postales ou les lettres manuscrites donnent au message une touche mémorable qui vous connectera à votre public.
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Remercier un donateur de longue date: Les remerciements manuscrits sont particulièrement agréables pour les donateurs existants. Un donateur fidèle a vu une grande partie de votre matériel, et une lettre officielle à ce stade peut sembler un peu la même chose. Essayez d'utiliser une note simplement pour dire: "Merci, nous apprécions tout ce que vous faites". Ou utilisez une note manuscrite pour un donateur décédé. Dites simplement: "Tu nous manques".
- Remercier un bénévole: Parfois, nous prenons notre meilleurs bénévoles pour acquis. Essayez de remercier ces personnes spéciales avec une note manuscrite ou une carte postale au moins une fois par an. Vous pouvez le chronométrer après que le bénévole a fait quelque chose de particulièrement agréable, mais n'importe quel moment est le meilleur moment. Aussi, écrivez un remerciement manuscrit à quelques-uns de vos "super-héros". Ce sont les gens qui systématiquement vous parler, mener des campagnes de financement en votre nom et être les premiers à se présenter lorsqu'il y a un urgence.
- Remerciez les personnes qui RSVP à votre événement: Envoyez une note manuscrite aux personnes qui ont déclaré venir à l'un de vos événements. Il peut servir à la fois de remerciement et de rappel. S'il y a des centaines de personnes qui viennent, choisissez-en quelques-unes. Dites simplement: "Merci pour votre réponse au gala! Nous avons tellement hâte de vous y voir."
- Célébrez les jalons: Prenez-vous note de votre meilleurs donateurs'anniversaires ou anniversaires? Et quand ils prendront leur retraite? Ont-ils obtenu une promotion ou un nouvel emploi? Leur enfant vient-il d'obtenir son diplôme d'études secondaires ou universitaires? Ce sont des opportunités fantastiques pour entrer en contact et montrer à vos donateurs à quel point vous faites attention et vous souciez d'eux.
- Remercier un partenaire commercial ou un sponsor: Qui était la personne responsable de cette dernière campagne de marketing de cause, ou qui a pris la tête de cette entreprise parrainage d'événements? Vous avez peut-être envoyé une lettre officielle à l'entreprise avec les résultats de votre événement ou de votre campagne, mais prenez quelques minutes supplémentaires pour envoyer une note manuscrite à la personne qui a le plus aidé. Cela peut ouvrir la voie à de futures collaborations.
- Remercier un journaliste ou un blogueur: Si un journaliste a écrit ou blogué sur votre organisme de bienfaisance, c'est votre chance d'en faire un partisan. Envoyez une note manuscrite de remerciement. Aussi, proposez d'être une source pour de futurs articles, et pas seulement sur votre organisme de bienfaisance. Les journalistes ont toujours besoin de sources expertes sur les questions. Tu pourrais être ça. Mais entretenez la relation en disant merci.
Prendre l'habitude
Prenez l'habitude d'écrire des notes de remerciement ou des cartes postales. Cela n'a pas beaucoup d'importance si vous vous souvenez seulement de le faire de temps en temps. Prenez l'habitude de reconnaître les « moments de remerciement » et rendez-le facile à suivre.
- Commandez des cartes de correspondance avec votre logo: Rendez-les suffisamment grands pour que vous puissiez écrire un message raisonnable, et ainsi ils se démarqueront lorsqu'ils arriveront par la poste. Obtenir cartes postales qui contiennent l'une de vos photos les plus emblématiques. Faites composer plusieurs versions de la carte postale afin de ne pas envoyer les mêmes à plusieurs reprises aux mêmes personnes.
- Collectez les adresses physiques, pas seulement les e-mails, de vos contacts: On ne fait plus tellement ça. Nous avons des numéros de téléphone et des adresses e-mail, mais oubliez les physiques. Vos bases de données de donateurs et de bénévoles en auront pour les personnes les plus proches de votre organisme de bienfaisance, mais ne les oubliez pas pour les personnes plus éloignées. Essayez de prendre l'habitude de les collectionner pour la plupart des gens.
- Fixez-vous des objectifs précis: Par exemple, écrivez un merci par jour ou trois par semaine. La fréquence réelle est moins importante que le fait que vous vous fixiez un objectif. À la fin de la journée ou de la semaine, posez-vous des questions sur les notes que vous avez écrites. Devenez un modèle pour le reste de votre personnel en leur faisant savoir que vous écrivez des notes et en les encourageant à le faire également.
- Recrutez des membres de votre organisme de bienfaisance: Écrire des notes de remerciement aux donateurs est un excellent moyen d'obtenir membres du conseil engagés dans la collecte de fonds. Et la plupart des bénévoles adorent écrire des notes de remerciement. Organisez une fête de remerciement où ils peuvent se réunir et leur écrire. Cela fonctionne particulièrement bien pendant les vacances ou juste après le premier de l'année. Rien ne peut égaler un remerciement écrit à la main par l'un des clients de votre organisme de bienfaisance. Les dessins d'enfants avec un merci sont puissants. Un chapitre d'Habitat pour l'humanité demande à ses nouveaux propriétaires d'écrire aux donateurs pour leur dire à quel point leur maison compte pour eux. DonateursChoisir demande aux enseignants qui reçoivent de l'aide d'envoyer une note de remerciement aux donateurs, ainsi que des photos des enfants de cette classe.
- Incluez un élément de remerciement dans tout ce que vous faites: Après les événements, après les campagnes de financement, dans le prolongement des subventions demandées et reçues. Surveillez les annonces de promotions, de départs à la retraite et de mariages. Tout cela constitue de merveilleuses occasions de remerciement ou de félicitation.
