Téléphone gestion du temps est important car le téléphone reste le principal outil de communication pour la plupart des petites entreprises. Mais la majeure partie du temps que les entreprises passent utiliser le téléphone est une perte de temps. Au lieu de communiquer avec les personnes avec lesquelles nous souhaitons communiquer lorsque nous passons des appels sortants, nous perdons du temps à parler à d'autres personnes ou à d'autres machines, à jouer des tours sans fin au téléphone.
Mais et si nous pouvions simplement appeler et parler aux personnes à qui nous voulions parler, leur dire ce que nous voulions dire et passer à autre chose? Imaginez combien plus productif nous pourrions l'être et combien de temps nous aurions pour faire autre chose.
Eh bien, nous le pouvons – et tout ce qu’il faut, c’est un peu de préparation à l’avance.
Gardez vos coordonnées à jour
Qu'ils soient fournisseurs, réguliers clients, ou des entrepreneurs, nous sommes nombreux à appeler les mêmes personnes à plusieurs reprises. Gardez vos coordonnées à jour avec des détails qui vous feront gagner du temps afin de ne pas perdre de temps à essayer de joindre des personnes qui ne sont pas disponibles.
Par exemple, si vous savez qu'une personne en particulier que vous souhaitez joindre prend son déjeuner entre 13h et 14h. chaque jour, pourquoi perdre mon temps à essayer de l'appeler pendant ce temps?
Numéros de programme que vous appelez fréquemment
Programmez les numéros de ceux que vous appelez régulièrement sur votre téléphone pour gagner du temps dans leur recherche.
Planifiez vos appels sortants
Avant d'appeler, notez l'objectif principal de l'appel et les points clés que vous souhaitez aborder. Cela vous aidera à vous en tenir au point lorsque vous êtes au téléphone et à garantir que vous couvrez tout ce dont vous avez besoin. que vous souhaitez couvrir, en gagnant du temps pendant l'appel et en évitant de devoir rappeler parce que vous avez oublié quelque chose.
Gardez les informations du contact devant vous
Si vous appelez quelqu'un qui est inscrit dans votre base de données de contacts, ayez toutes les informations sur la personne que vous appelez devant vous lorsque vous appelez. Que vous utilisiez un ordinateur de bureau, un appareil mobile ou un Rolodex, c'est un excellent aide-mémoire pendant l'appel. De plus, si vous n'avez pas besoin de rechercher quelque chose comme le nom du mari de la cliente, vous aurez la possibilité de prendre des notes pendant l'appel, ce qui vous fera gagner encore plus de temps.
Utilisez un haut-parleur ou un casque
Bien entendu, si vous souhaitez prendre des notes pendant un appel (ou faire autre chose pendant que vous parlez au téléphone), un bon haut-parleur ou un bon casque est essentiel. Libérer vos mains peut vous faire gagner beaucoup de temps.
Laisser un message détaillé
Si vous arrivez au répondeur ou à la messagerie vocale de quelqu'un, laissez un message complet indiquant deux fois votre numéro de téléphone et la raison pour laquelle vous appelez. Par exemple: « Voici Susan Ward au (numéro de téléphone). Je vous appelle pour discuter de l'estimation de votre projet. Vous pouvez me joindre au (numéro de téléphone) cet après-midi.
Indiquer votre numéro deux fois donne au destinataire du message une bien meilleure chance de bien comprendre et de le noter sans relire le message.
Ne cédez pas à la contrainte téléphonique
Lorsque vous essayez de joindre quelqu'un et que vous ne l'avez pas fait, il est tentant de rappeler - peut-être toutes les demi-heures! Mais si vous avez laissé un message approprié, inutile de perdre votre temps à laisser des messages répétés (et à remplir le répondeur ou la messagerie vocale de la personne). Donnez à la personne que vous appelez un délai raisonnable pour rappeler, par exemple jusqu'au jour ouvrable suivant.
Bloquer le temps pour les appels téléphoniques
Planifiez vos appels téléphoniques et passez-les tous ensemble en un seul bloc de temps, si possible. La plupart d’entre nous ne sont pas très doués en multitâche et perdent beaucoup de productivité lorsque nous passons d’une tâche à l’autre. Ainsi, si vous avez une douzaine d'appels à passer un jour donné, il est plus efficace de tous les passer en une heure. que d'en passer un ou deux, puis de passer trois autres appels une heure plus tard, et deux autres 45 minutes plus tard que.
Réservez vos appels téléphoniques sortants, si possible
Si l'appel ne doit pas être rapide, lorsque vous appelez quelqu'un pour la première fois, présentez-vous, dites-lui pourquoi vous appeler, puis lui demander si c'est un moment opportun pour parler ou si elle préfère réserver un moment pour discuter il. Alors arrangez-vous pour que vous l'appeliez à ce moment-là. Cela peut non seulement vous faire gagner du temps sur place, mais également lorsque vous rappellerez la personne, car vous serez tous les deux prêts à discuter du problème pour lequel vous avez initialement appelé.
Passez vos appels téléphoniques sortants en « Prime Time »
Des recherches ont montré que davantage de personnes sont présentes au bureau tôt le matin et sont joignables entre 8h00 et 11h00.
