Planificateurs d'événements comprendre le rôle essentiel que joue une bonne signalisation pour amener les participants vers et depuis le large éventail d'offres de conférence. Cela étant dit, planifier une stratégie de signalisation événementielle efficace est rarement aussi simple que de créer une poignée d’affichages directionnels en panneaux de mousse. Chaque fois que des centaines de personnes se rassemblent dans une zone inconnue, vous devez supposer qu'il y aura des exceptions, même dans les meilleurs entonnoirs de trafic. Discutons de 5 des considérations les plus importantes à évaluer avant de choisir votre budget événement pour les frais d'impression.
Alignez les noms de vos chambres avec la propriété
À l’ère moderne de la reconnaissance du parrainage, vous verrez souvent une salle de sous-commission portant le nom d’un sponsor participant. C’est logique puisque c’est un excellent moyen de mettre en valeur les contributeurs à la conférence. Une chose que vous ne voulez pas faire est de remplacer les noms des salles de votre salle.
Par exemple, si le lieu a défini votre salle de séance générale comme salle de banquet 4, vous devez alors inclure ces informations sur votre signalisation et vos programmes. Le respect de ce protocole aidera tout le monde, des gestionnaires aux concierges, à diriger les participants perdus vers le bon endroit. Sinon, une âme perdue à la recherche de la « Gold Room », au nom créatif, pourrait être transmise à plusieurs personnes avant d’obtenir la bonne information.
Utilisez du Velcro pour ajouter de la flexibilité à votre signalisation
C'est une astuce simple qui vous évitera bien des tracas le jour de l'événement. Créez quelques panneaux de direction générale avec des flèches Velcro que vous pouvez modifier selon vos besoins. Certains schémas de circulation sont impossibles à prévoir, et avoir la possibilité d'afficher des panneaux directionnels en un clin d'œil peut vous éviter une catastrophe.
Dans le même esprit, vous pouvez également capitaliser sur la fonctionnalité Velcro pour réutiliser la signalisation pour de futurs événements. Par exemple, les panneaux de stationnement et de toilettes sont le genre de choses que vous pouvez utiliser pour pratiquement tous les événements.
Assurez-vous que vos panneaux se démarquent des autres
Un reproche courant pour les organisateurs d’événements est le manque de signalisation événementielle répandue fournie par les hôtels et les centres de conférence. Le moyen le plus simple de surmonter ce problème est d’assumer la responsabilité de tous les besoins en matière de signalisation. Il est logique de faire l’inventaire des options internes disponibles, mais n’oubliez pas que vous devrez peut-être partager certaines de ces ressources avec d’autres événements sur le lieu de l’événement. Les panneaux de marque qui se distinguent de la signalisation subtile du lieu sont beaucoup plus reconnaissables pour vos invités. Les gens ont tendance à passer devant la signalisation de la maison, alors assurez-vous que votre marque ou votre logo soit clairement affiché pour attirer l'attention.
Amenez vos invités à la porte d’entrée en premier
N'attendez pas que les participants entrent dans la propriété avant de commencer à les diriger. Les panneaux d'entrée et de stationnement sont essentiels pour garantir que les participants se garent et entrent dans le bâtiment au bon endroit. Fais-moi confiance; vous ne voulez pas être la personne qui salue un inscrit qui vient de marcher un demi-mile parce qu'il s'est garé du mauvais côté du bâtiment! Une bonne stratégie de signalisation commence dès le premier endroit où un invité atterrit sur le terrain de la propriété.
Ne sous-estimez jamais le pouvoir de l’interaction humaine
Même si vos panneaux vous semblent accrocheurs, ils ne pourront jamais remplacer la valeur d’un visage amical. Les agents d'accueil, les huissiers et les préposés au stationnement seront toujours la meilleure défense contre les participants perdus et irrités. La plupart des centres de conférence offrent ces services à un tarif horaire, ou vous pouvez recruter des bénévoles au sein de votre organisation. Une table d'inscription stratégiquement placée réduira en partie le besoin en personnel, mais assurez-vous vous parcourez la propriété du lieu et identifiez les endroits où vos invités pourraient potentiellement se rendre perdu.
La meilleure approche pour développer une bonne stratégie de signalisation événementielle est de jeter toutes vos hypothèses par la fenêtre. Chaque hôtel et centre de conférence a mis en place un certain niveau de signalisation, mais vous ne devez pas vous y fier comme principale source d'orientation pour votre conférence. Dans un monde où la publicité nous est imposée sous tous les angles, une signalétique événementielle efficace doit se démarquer et capter l’attention de vos participants. Cela peut être aussi simple que d'inclure le logo de votre conférence sur tous les panneaux ou, plus rassurant encore, de demander à un membre du personnel désigné de sourire et de répondre aux questions à l'arrivée des invités.
