Vous détestez récupérer votre argent? Joindre le club. Les récents sondages OPEN Small Business Network d'American Express montrent que les comptes clients constituent la principale préoccupation des propriétaires de petites entreprises en matière de trésorerie. Pour vous assurer d’être payé, utilisez les conseils et bonnes pratiques suivants en matière de recouvrement de créances.
Adoptez une attitude positive
Ne le prenez pas personnellement si vos clients ne paient pas leurs factures à temps. Cherchez pourquoi la facture est en retard. Il se peut que votre client ait simplement oublié. Pour éviter ce type de paiements manqués, envoyez un petit rappel immédiatement après la date d'échéance de la facture.
Augmentez progressivement la franchise
L’un des secrets du recouvrement de créances pour les petites entreprises est d’augmenter progressivement l’assurance de votre communication de suivi au fil du temps. Votre premier appel, lettre ou e-mail doit donner à votre client le bénéfice du doute sur un ton positif et utile. Mais dès la troisième lettre de relance ou correspondance, le ton peut être plus direct et affirmé (mais jamais offensant ou non professionnel).
Utiliser plusieurs canaux
À l'ère électronique d'aujourd'hui, gérer la facturation et le recouvrement des créances par courrier électronique est simple et rapide, mais cela n'est pas sans inquiétude. La correspondance électronique peut facilement se retrouver enfouie dans une boîte de réception surchargée. Utilisez des moyens supplémentaires pour contacter vos clients qui ont manqué un paiement. Décrocher le téléphone est une excellente première étape, alors qu'une lettre certifiée peut être demandée après des semaines sans réponse.
Autonomisez les bonnes personnes
En tant que propriétaire d'une petite entreprise, la tentation est grande de laisser les vendeurs gérer eux-mêmes leurs comptes clients, mais il est bien préférable de confier à une seule personne la tâche de recouvrement des créances. Désignez votre responsable du recouvrement de créances et fournissez le soutien, la formation et les incitations appropriés pour faire le bon travail.
Appelez les gros frappeurs
Après de nombreux appels et correspondances de lettres de relance, vous pourriez arriver à un point où le compte est en retard depuis longtemps. Si nécessaire, vous pourriez envisager de faire appel à une agence de recouvrement pour gérer ces clients délinquants. Passer trop de temps et de ressources peut épuiser vos opérations.
N'ignorez pas la FDCPA
Il existe des lois et des réglementations qui régissent la manière dont les agences de recouvrement peuvent procéder au recouvrement des créances. Les agents de recouvrement ne peuvent pas mentir, induire en erreur ou harceler vos clients. Assurez-vous que l'agence de recouvrement que vous sélectionnez respecte les Loi sur les pratiques et recouvrements équitables des créances (FDCPA).
Exécuter un rapport de crédit
Réduisez vos comptes en souffrance en effectuant une vérification de solvabilité de votre client potentiel avant que la transaction ne soit conclue. Attendez-vous à dépenser au moins 30 $ pour un rapport Dun & Bradstreet (D&B). D&B utilise des données autodéclarées mais ajoute de la crédibilité en incluant des données bancaires provenant des fournisseurs de l'entreprise, des dépôts de bilan, des sources médiatiques, des poursuites, des privilèges et des jugements.
Vérifiez toujours les références
Il serait conseillé à toute petite entreprise envisageant de signer un « gros contrat » de procéder à des vérifications de références commerciales et bancaires. Le simple fait de contacter la banque de votre client ou partenaire potentiel peut révéler des informations importantes sur les relations bancaires et la manière dont il a géré ses comptes dans le passé. Comme pour une vérification des antécédents, cette étape peut identifier les signaux d’alarme potentiels avant même qu’une facture ne soit imprimée.
L'essentiel
La gestion du processus de recouvrement des créances est une responsabilité de la propriété d’une entreprise réussie. Trop de petites entreprises accordent une faible priorité aux créances vieillissantes et au recouvrement. Il est important de surveiller vos flux de trésorerie et le vieillissement de vos créances sur une base mensuelle ou plus. Il est normal d’annuler les créances irrécouvrables, mais en fin de compte, c’est à votre sens des affaires de gérer les questions qui auront un impact sur votre croissance.
Besoin d'aide pour rédiger une lettre de recouvrement de créances? Examinez des exemples de lettres de collecte pour avoir des idées.
