Rédaction de subventions: prospecter pour éviter les erreurs

La plupart des organismes de bienfaisance à but non lucratif (501c3) incluent des subventions dans leurs paniers de revenus. Les subventions proviennent généralement de fondations (privées ou d'entreprises) ou d'un organisme gouvernemental (fédéral, étatique, comté ou ville).

L'IRS définit une subvention comme « Paiements aux organisations exonérées pour promouvoir l'exonération des organisations. " Les subventions n'incluent généralement pas les salaires ou autres rémunérations des employés ou le paiement de services rendu.

La rédaction d'une proposition de subvention comporte plusieurs étapes, allant de la collecte des documents organisationnels à l'édition finale. Voici un aperçu de certaines de ces étapes et suggestions pour devenir un meilleur demandeur de subvention.

Se préparer

Comment développer un processus de rédaction de proposition de subvention

La rédaction d'une proposition de subvention ne doit pas être une simple expérience. Les organismes de bienfaisance rédigent rarement une seule proposition de subvention. Ils rédigent de nombreuses propositions de subventions.

Rédaction de proposition de subvention devrait être un processus continu et faire partie intégrante de votre programme global de collecte de fonds. Pourquoi? Parce qu’il y a beaucoup de concurrence et pas assez de subventions pour tout le monde.

Un pourcentage assez faible de propositions de subventions sont financées. Parmi les fondations, le pourcentage de demandes de subvention financées par rapport au nombre de propositions reçues varie de 11 % à 50 %, selon une étude.

Cette étude a également révélé que les raisons pour lesquelles les demandes de subvention ne reçoivent pas de financement sont que la fondation n'a pas suffisamment d'argent pour financer toutes les demandes. De nombreuses candidatures ne correspondent pas aux intérêts de la fondation. Et triste, mais courant, la candidature n'a pas suivi les directives de la fondation.

Ainsi, les organismes de bienfaisance doivent planifier la rédaction de nombreuses propositions au fil du temps et mettre en place un processus logique de rédaction de propositions de subvention pour soutenir cet effort.

Être bien organisé

La rédaction d’une subvention commence bien avant que vous ayez la subvention à rédiger. La rédaction d'une subvention commence par l'organisation des informations. Avant même de commencer à rechercher des bailleurs de fonds, une compréhension approfondie des besoins de votre organisation mission et les activités ainsi qu'une mine de détails organisationnels faciles à exploiter sont essentiels. Une fois bien organisée avec tous les faits et données dont vous aurez besoin pour justifier votre demande de financement, la rédaction de la proposition sera plus efficace.

Démarrer un calendrier de subventions

Créer un calendrier ou un calendrier complet de subventions prend du temps et une grande organisation. Cependant, ce travail initial vous fera économiser d’innombrables heures et ressources au fil des ans.

Ce calendrier sera raisonnablement simple au départ, mais à mesure que votre programme de subventions se développe, la valeur d'un calendrier complet augmente également. Vous l'utiliserez pour suivre vos recherches sur les subventions, les subventions soumises, les subventions reçues, les délais, les dates de rapport et les progrès.

Même si une feuille de calcul Excel peut bien fonctionner, au début, vous souhaiterez peut-être investir dans logiciel de comptabilité ou un logiciel destiné aux donateurs qui facilite le suivi des subventions tout au long de leur cycle de vie.

Comment trouver et cultiver des bailleurs de fonds

Étapes pour trouver des bailleurs de fonds

La recherche d’organisations appropriées susceptibles de financer votre subvention peut s’avérer une tâche ardue. Découpez-le à dimension avec un système. Suivez ces conseils pour commencer.

• Faites une liste de critères de recherche. Tenez compte des mots-clés, du sujet, de la zone géographique, du public cible, du sexe, de la race et de l’origine ethnique.
• Utilisez l'index des sujets du répertoire que vous utilisez. Utilisez vos termes de recherche. Et recherchez par intérêt, type de financement nécessaire et emplacement.
• Apprenez-en autant que possible sur les bailleurs de fonds possibles. Quels sont leurs domaines d’intérêt? Financent-ils localement ou nationalement? Qui sont le personnel et les membres du conseil d’administration? Il est très important de faire correspondre vos intérêts à ceux de la fondation ou de l’agence gouvernementale. Un bon match permet d'économiser du temps et de l'énergie.
• Visitez le site Web des bailleurs de fonds potentiels. Lisez leurs rapports annuels, parcourez les listes de subventions précédentes, examinez les biographies du personnel et tout ce qu'ils partagent avec le public. Lisez leurs directives de subvention. N'hésitez pas à appeler et à discuter avec un agent de programme.
• Ciblez votre proposition à un bailleur de fonds particulier. Après votre recherche, vous devriez être en mesure de parler à ce bailleur de fonds dans les termes qui correspondent le mieux à ses besoins, sa mission et sa culture. N’envoyez jamais la même proposition à plusieurs bailleurs de fonds. De plus, ne faites pas de copier-coller de propositions de subvention précédentes. Chaque proposition doit être aussi unique que les bailleurs de fonds auxquels vous postulez.
• Créez une feuille de calcul pour les prospects. Répertoriez chaque prospect identifié; comment votre organisation s'aligne sur les intérêts de financement de chaque prospect; le montant de votre demande proposé; date limite; d'autres informations pertinentes.
• Pour gagner du temps, utilisez toutes les ressources en ligne que vous pouvez trouver. De nombreuses ressources sont gratuites ou peu coûteuses et comprennent Candide, L'annuaire de la Fondation en ligne, Subventions. Gouvernement, Étoile guide, et Le Centre de subvention.

Les subventions pour les petites organisations à but non lucratif ont-elles de la valeur?

Donc tu es petit. Cela signifie-t-il que vous ne pouvez pas obtenir de subventions? Comment les petites organisations à but non lucratif peuvent-elles rivaliser pour obtenir des subventions, et où devraient-ils chercher des concédants?

Les réponses sont « oui, les petits organismes de bienfaisance reçoivent des subventions » et « au niveau local ». Même si les grandes fondations nationales font l'objet de toute la presse, la plupart des fondations privées sont de petite taille et disposent d'un actif inférieur à 10 millions de dollars. Ces fondations sont généralement familiales et financent des causes locales. Les petites organisations à but non lucratif qui servent une clientèle locale devraient trouver ces fondations locales et se renseigner sur leurs missions. Le temps passé de cette manière sera probablement largement récompensé,

Naviguer dans le labyrinthe de rédaction de subventions

Types de propositions de subvention à rédiger

Il y a au moins trois types de propositions de subvention. La proposition de subvention de plusieurs pages, remplie de détails et de données, est probablement ce à quoi nous pensons lorsque nous envisageons de démarrer un programme de subventions. Mais deux de ces propositions souvent utilisées sont étonnamment courtes.

1. Lettre d'enquête (LOI). La lettre d'intention, généralement envoyée à une fondation, résume la demande de fonds, décrit brièvement le projet proposé et explique en quoi le projet correspond aux intérêts de la fondation. La lettre d'intention fait deux ou trois pages et teste simplement l'intérêt de la fondation pour le projet. De nombreuses fondations préfèrent désormais qu’une lettre d’intention soit soumise en premier. En cas d’adéquation, l’organisation à but non lucratif peut être invitée à soumettre une proposition complète.
2. Proposition complète. Une proposition complète suit un format standard qui comprend une lettre de motivation, un résumé du projet et le montant d'argent demandé. La longueur de la proposition complète peut être aussi courte que cinq pages ou atteindre 25 pages ou plus. La fondation fournira des lignes directrices spécifiques pour une proposition complète. Suivez-les totalement.
3. Proposition de lettre. Cette proposition, une lettre de 2 à 4 pages généralement, est le plus souvent adressée à une société ou une entreprise. La lettre résume la demande et demande une somme d’argent spécifique ou un don en nature. Vous pouvez utiliser ce format lorsque vous demandez à l'entreprise de parrainer un événement ou de participer à une campagne de marketing de cause. Ces types de demandes s'adressent le plus souvent au service de marketing ou de publicité, plutôt qu'à la fondation ou à la fondation caritative de l'entreprise.

Notions de base sur les propositions de subvention

La plupart des demandes de subvention complète, de résumé du budget à la lettre de motivation, nécessitent les mêmes informations nécessaires. De nombreux organismes subventionnaires disposent de leurs propres formulaires de proposition/demande, même si quelques-uns ne vous donnent que quelques lignes directrices de base. Voici les sections les plus courantes des propositions de subvention et les informations que vous devez inclure.

• Lettre de motivation. La lettre de motivation figure en premier dans votre proposition, même si elle est rédigée en dernier. Mais ne vous contentez pas de vous précipiter. Il doit présenter votre organisation et attirer le lecteur. Considérez-le comme la porte d'entrée de votre proposition, alors rendez-le aussi invitant que possible.
• Résumé. Le résumé vient en deuxième position, pas en dernier. Il donne un avant-goût de ce qui va arriver de manière brève et concise. Ne faites pas plus d’une page.
• Déclaration de besoin. C'est ici que le caoutchouc rencontre la route. Expliquez ce que vous souhaitez faire, pourquoi c'est important et pourquoi votre organisation est parfaitement positionnée pour le faire.
• Buts et objectifs. Le besoin était le problème que vous espérez résoudre. Les buts et objectifs expliquent ce que vous comptez réaliser et comment vous y parviendrez.
• Méthodes, stratégies ou conception de programmes. Dans cette section, vous expliquerez comment vous allez procéder pour atteindre les buts et objectifs. Expliquez votre calendrier et qui fera quoi.
• Évaluation. Les bailleurs de fonds veulent avoir des preuves que votre programme a fonctionné. Expliquez comment vous évaluerez vos résultats en détail. Que mesurerez-vous et comment le mesurerez-vous.
• Autre financement ou durabilité. Même si un bailleur de fonds ne peut fournir un soutien que pour une durée limitée, il voudra savoir comment votre programme continuera à servir la communauté. Comment financerez-vous le projet à l’avenir? De quelles autres sources de revenus pourriez-vous disposer ?
• Informations sur votre organisation. Expliquez votre mission et votre histoire. Pourquoi le bailleur de fonds devrait-il vous faire confiance pour faire avancer ce projet ?
• Budget du projet. Comment l’argent du bailleur de fonds sera-t-il alloué? Quels sont les coûts directs et indirects? Détaillez les dépenses et les revenus.
• Matériaux additionnels. Incluez dans votre dossier de proposition des informations sur vos finances globales, telles que des copies des audits récents et des 990. Fournissez une liste de votre conseil d’administration et votre lettre d’exonération fiscale de l’IRS.

Devriez-vous embaucher un rédacteur de subventions professionnel?

Avantages et inconvénients de l'embauche d'une aide extérieure

Êtes-vous vraiment sûr de vouloir rédiger des subventions? Il serait peut-être plus logique de embaucher un rédacteur de subventions professionnel moyennant des frais. Quels sont les avantages et les inconvénients de l’embauche d’un rédacteur de subventions professionnel externe?

Erreurs courantes de rédaction de propositions à éviter

Éviter les erreurs courantes peut être plus utile que vous ne le pensez. Martin Teitel nous donne le point de vue de l'autre côté du bureau, en tant que directeur général d'une fondation qui a reçu des milliers de propositions au fil des ans. Il dit que les rédacteurs de propositions commettent cinq erreurs courantes.

1. ​Parler de problèmes plus que de solutions. Teitel rappelle qu'une proposition n'est pas une communication pédagogique ou un article de newsletter. Même si une proposition doit expliquer la question que l'on souhaite aborder, l'accent doit être mis sur la solution proposée.
2. Proposer des solutions générales à des problèmes spécifiques. Votre objectif dans une proposition de subvention est de convaincre le bailleur de fonds que vous pouvez résoudre le problème et que vous le résoudrez. Pour ce faire, il faut approfondir la solution et être très précis.
3. Utiliser des mots à la mode et du jargon. Vous et votre équipe pouvez comprendre les termes et acronymes spécifiques à votre domaine, mais n'utilisez pas ce langage dans votre proposition de subvention. Traduisez tout dans un langage simple qui dresse un tableau pour le lecteur.
4. Créer des budgets qui n'ont pas de sens. Ce ne sont pas seulement les erreurs mathématiques qui peuvent affaiblir votre argument, mais aussi le fait de ne pas s'assurer que le budget a un sens logique dans le contexte du projet proposé.
5. Répéter des phrases exactes des directives du bailleur de fonds. Couper et coller ne fonctionne tout simplement pas. Soyez créatif en formulant votre proposition d'une manière originale tout en étant conforme aux lignes directrices. De plus, ne coupez pas et ne collez pas les informations provenant de propositions de subvention antérieures. Une telle répétition peut être dangereuse et facilement détectée lorsqu'une information ne convient pas, comme une date ou un nom.

Bien que la mise en place d'un programme de subventions et l'élaboration de propositions de subvention réussies comportent de nombreux aspects, la participation aux conseils ci-dessus peut vous aider à démarrer et à rester sur la bonne voie.