Ce que font les employeurs à propos des employés qui surfent sur le Web au travail

Les employés passent entre une et trois heures par jour à surfer sur le Web pour leurs affaires personnelles au travail, selon l'étude examinée. Étant donné que la plupart des études reposent sur des données déclarées par les employés, cette perte de productivité, combinée aux inquiétudes des employeurs quant à l'endroit où leurs employés les employés surfent sur le Web au travail, incite davantage d'employeurs à décider de surveiller l'utilisation d'Internet par leurs employés.

Les employés font leurs achats, effectuent des opérations bancaires, visitent des sites sportifs, paient leurs factures, discutent sur Facebook, tweetent sur Twitter, et bien plus encore. Pour la plupart des salariés, il s'agit d'activités occasionnelles qu'ils pratiquent pendant les pauses et le déjeuner. S'ils consacrent quelques minutes de temps au travail, ils rattrapent probablement ce temps en répondant aux e-mails une fois les enfants couchés.

Abus d'Internet au travail

Un certain pourcentage d’employés abusent du privilège d’utiliser Internet au travail. Dans une entreprise, un superviseur mécontent passait 6 à 7 heures par jour à tout faire, de la recherche d'emploi à la recherche de recettes, en passant par les achats et le téléchargement de coupons.

Dans une autre, un employé a changé la position de son ordinateur, rendant l'écran impossible à voir pour quiconque sauf lui-même. Cela a éveillé les soupçons du personnel informatique, qui a donc consulté son historique Internet et découvert que l'employé téléchargeait et regardait des films pornographiques.

Si l'employeur n'avait pas su que l'employé regardait de la pornographie, il aurait pu faire face à une procès pour harcèlement sexuel ou un réclamation pour environnement de travail hostile. Ni l'un ni l'autre n'auraient été les bienvenus, alors l'employeur a licencié l'employé. (La politique d'utilisation d'Internet de l'employeur énonçait clairement les conditions dans lesquelles il licencierait un employé.)

Surveillance par l'employeur des employés surfant sur le Web

Les employeurs qui bloquent l'accès des employés qui naviguent sur le Web au travail s'inquiètent du fait que les employés visitent des sites pour adultes avec contenu sexuel, romantique ou pornographique ainsi que sites de jeux, de réseaux sociaux, de divertissement, de shopping/enchères et des sports. De plus, certaines entreprises utilisent des blocages d’URL pour empêcher les employés de visiter des blogs externes. D'autres bloquent l'accès à des sites tels que Facebook au travail.

Selon les entreprises, la surveillance informatique prend plusieurs formes: certains employeurs suivent le contenu, les frappes et le temps passé au clavier; d'autres stockent et examinent des fichiers informatiques. De nombreuses entreprises utilisent des alertes pour surveiller ce qui est écrit sur l'entreprise par les employés et autres. surveiller les sites de réseaux sociaux.

Lorsque les entreprises surveillent les e-mails, certaines utilisent des outils technologiques pour gérer le travail de recherche de mots et d'expressions clés, tandis que d'autres chargent un employé de les lire et de les réviser manuellement.

Pourquoi les employeurs surveillent le comportement en ligne

Les employeurs estiment que cette surveillance des employés est nécessaire pour la productivité des employés, pour des raisons juridiques, pour la sécurité des informations de l'entreprise et pour prévenir un environnement de harcèlement.

Manny Avramidis, président-directeur général de l'American Management Association, écrit:

"Il existe des raisons principales pour lesquelles les employeurs surveillent le comportement Internet des employés au travail, en fonction de l'organisation et de ses employés. La productivité des employés est essentielle. Certaines entreprises diront que les questions liées aux secrets commerciaux sont importantes, pas nécessairement parce que les employés partagent intentionnellement des informations sur l'entreprise. informations, mais les employés peuvent ne pas se rendre compte de l'importance pour les concurrents d'éléments tels que les nouvelles fonctionnalités et l'organisation du produit. graphiques.

« Les sites intranet partagent des informations que les employeurs ne veulent pas que des tiers connaissent en raison de la concurrence et de la nécessité de devancer leurs concurrents sur le marché. D'autres entreprises s'inquiètent de la fraude en matière de sécurité des données, s'assurant que les informations ne soient pas volées.

"Certaines entreprises diront que la sécurité et la productivité sont leurs principales préoccupations, ce qui peut impliquer la surveillance de la localisation des employés via GPS [global satellite de positionnement], des caméras vidéo dans les zones de travail de production et des agents de sécurité pour vérifier les pièces d'identité et le contenu des articles apportés. travail. Et d’autres employeurs invoqueront une responsabilité potentielle parce qu’ils ont été brûlés devant les tribunaux. La plupart des organisations ont du capital à surveiller et cela coûte relativement peu cher. C’est ce qu’ils font. »

Plus d'inquiétudes des employeurs concernant la navigation sur le Web au travail

Outre les préoccupations concernant les types de sites que les employés visitent au travail pour ces raisons, un certain nombre d'autres préoccupations motivent les employeurs à surveiller les employés qui surfent sur le Web au travail.

Les litiges constituent un problème sérieux pour les employeurs, a déclaré Nancy Flynn, directrice exécutive de l'ePolicy Institute et auteur de Le manuel ePolicy et d'autres livres liés à la politique Internet.

Selon la Society for Human Resource Management (SHRM), « À l'ère de l'information numérique, les chefs d'entreprise, les professionnels des ressources humaines, Les professionnels de l'informatique et les professionnels du droit doivent travailler en étroite collaboration pour élaborer des politiques et des procédures liées à l'emploi. tenue de registres. En cas de litige lié à l'emploi, une recherche approfondie sera probablement effectuée dans les dossiers électroniques de l'employeur.

"Les données électroniques comprennent les courriers électroniques, les pages Web, les fichiers de traitement de texte, les bases de données informatiques et tout autre les informations stockées sur un ordinateur et qui existent sur un support qui peut être en lecture seule grâce à l'utilisation de des ordinateurs. Cela peut également inclure des traces électroniques laissées, par exemple lorsqu'un responsable ajoute ou supprime du texte à une évaluation des performances, les formules utilisées par les employés pour effectuer des calculs sur une feuille de calcul ou pour modifier un mémorandum et d'autres éléments stockés involontairement données.

"Les données électroniques prennent de plus en plus d'importance dans les procédures judiciaires. La consultation d'un conseiller juridique concernant le stockage, la conservation et la destruction de données électroniques est particulièrement importante puisque Règles fédérales de procédure civile: la règle 34 a été modifiée spécifiquement pour traiter des règles de découverte des documents stockés électroniquement. information."

Selon Avramidis d'AMA, la surveillance des employés est inévitable car la technologie permettant de la réaliser devient moins chère. Il écrit:

"Là où les employeurs échouent souvent, c'est qu'ils disent à leurs employés qu'ils seront surveillés, mais ils ne décrivent pas exactement quel comportement est attendu ou non. Il est important d’expliquer exactement quelles sont leurs attentes à l’égard de la politique. Il est recommandé d'éduquer les employés et d'expliquer chaque année la définition de ce qui constitue une utilisation juste et acceptable d'Internet et du courrier électronique.

Alors qu'un nombre croissant d'États et de juridictions exigent des employeurs qu'ils informer les employés de la surveillance électronique, la majorité des employeurs font du bon travail en alertant les employés lorsqu'ils sont surveillés.

La plupart des employeurs informent leurs employés que l'entreprise surveille le contenu, les frappes au clavier et le temps passé au clavier, et la plupart font savoir aux employés que l'entreprise examine leur utilisation de l'ordinateur. La plupart alertent également les employés de la surveillance des e-mails.

Faut-il surveiller les employés?

La surveillance du temps des employés et de leur utilisation en ligne est un signal de méfiance et d'incongruité. avec une culture axée sur les employés qui considère les salariés comme le principal atout de l’entreprise.

Si moins de 1 % des employés, selon certains rapports, abusent de leur journée de travail et de leur employeur confiance en ligne, pourquoi mettre 100 % des salariés mal à l'aise et méfiants? Ainsi, la pratique de surveillance électronique des employés au travail présente de nombreux avantages et inconvénients.

La surveillance électronique des employés au travail peut donner des résultats bénéfiques à l'employeur dans la lutte contre les abus. Ils peuvent protéger ou non les intérêts d'un employeur dans le cadre d'une poursuite, selon la nature de la situation.

Mais il existe de puissantes raisons pour lesquelles un employeur pourrait ne pas vouloir utiliser la surveillance Internet de ses employés. Avramidis affirme que cette décision dépend de l'entreprise et de l'environnement de travail que l'employeur souhaite créer:

"En fonction du niveau de liberté accordé dans une entreprise ou du type d'employeur, la surveillance électronique des salariés peut ne pas être souhaitable. Les entreprises qui emploient de nouveaux diplômés universitaires, dont les frontières sont absolument floues et qui sont en ligne toute la journée, en sont un exemple.

Lors des grandes journées de shopping en ligne comme le Cyber ​​Monday ou le Prime Day, des grandes occasions sportives comme le March Madness des championnats de la NCAA et d'autres événements populaires, les employeurs pourraient être tentés de réagir de manière excessive. Les employés peuvent avoir l’impression qu’ils ont besoin de se faufiler et de tricher pour mener leurs activités sur Internet. Mais un équilibre sain profite à toutes les parties.

Les employeurs voudront peut-être y réfléchir à deux fois avant d'élaborer et de mettre en œuvre des politiques interdisant toute utilisation d'un ordinateur personnel en ligne pendant la journée de travail, lorsque les employés répondent encore à leurs e-mails après les heures d'ouverture.

Les employés doivent également pratiquer une utilisation raisonnable d’Internet. Peu d'employeurs se contentent de quelques minutes pour passer une commande, mais beaucoup s'opposent à juste titre à ce qu'un employé compare les prix en ligne pendant la moitié de la journée de travail. Les services informatiques, quant à eux, ont des inquiétudes légitimes quant à la façon dont le streaming ralentit les systèmes de l'entreprise.

Il incombe aux employés de comprendre les politiques et attentes de leur employeur en matière d'Internet, de courrier électronique et d'informatique. Les employeurs qui ont licencié des employés pour utilisation abusive du courrier électronique l'ont fait pour les raisons suivantes:

• Violation d'une politique de l'entreprise
• langage inapproprié ou offensant
• Usage personnel excessif
• Violation des règles de confidentialité de l'entreprise

Connaissez les politiques de votre employeur concernant l'utilisation d'Internet et du courrier électronique. Ce que vous ne savez pas ou auquel vous ne prêtez pas attention pourrait nuire à votre réputation auprès de votre employeur.

Alternatives à la surveillance des employés

Voici des moyens de créer un environnement organisationnel dans lequel les employés n’abusent pas de la confiance de leur employeur:

• Développer un solide politique Internet et courrier électronique qui offre aux salariés des attentes claires sur la position de l'employeur concernant le temps personnel en ligne au travail. Cette politique peut interdire largement certaines activités et visites de sites sans que les employés se sentent comme des criminels. La politique peut mettre l’accent sur la responsabilité, la foi, la confiance professionnelle et la confiance.
• Communiquez la politique en utilisant de nombreux exemples afin que les employés ne soient pas confus quant aux exigences. Communiquez continuellement vos attentes et adressez-vous individuellement aux employés qui profitent du temps de leur employeur. Si la productivité ou la contribution d’un employé diminue, communiquez avec lui pour déterminer si l’utilisation en ligne affecte ses performances. Utiliser discipline progressive avec des employés qui violent à plusieurs reprises vos attentes et votre confiance.
• Formez vos gestionnaires et superviseurs sur la façon d’établir et de maintenir les attentes et les politiques de votre lieu de travail. Formez-les à reconnaître quand un employé pourrait abuser du temps passé sur Internet ou des sites au travail.
• Développer et maintenir une culture de confiance. Développer un environnement dans lequel les employés surveillent eux-mêmes leur temps de travail en ligne est l’approche la plus efficace. Traitez au cas par cas les employés qui dépassent les limites. Ne surchargez pas la majorité de vos employés qui travaillent dur avec des politiques trop lourdes à cause des actions de quelques-uns. Débarrassez-vous de quelques-uns.

La surveillance amène les employés à gaspiller de l'énergie à se demander si ce qu'ils font est acceptable et encourage une mentalité de 9h à 17h. Un employeur de choix trouve des alternatives à la surveillance Internet des employés.