Si vous êtes comme la plupart des gens que je connais, l'idée de passer une journée dans des réunions consécutives peut être un sentiment épouvantable. Les réunions peuvent être ennuyeuses, sont souvent inutiles et prennent définitivement du temps sur d'autres travaux (plus cruciaux). Mais les réunions peuvent être très efficaces et productives lorsqu'elles sont bien planifiées. Voici quelques étapes simples pour planifier des réunions efficaces.
Décidez si vous avez vraiment besoin d'une réunion
Tout d'abord, décidez si la planification d'une réunion est vraiment nécessaire. Nous pensons souvent qu'une réunion formelle est le meilleur moyen de partager des informations ou d'avoir une discussion. Mais si vos nouvelles peuvent être transmises par e-mail ou par conférence téléphonique, ou simplement en rassemblant quelques personnes dans votre bureau pendant 15 minutes, alors c'est probablement une bonne idée de sauter complètement la réunion formelle.
N'invitez que ceux qui ont vraiment besoin d'être là
Avez-vous déjà été invité à une réunion et vous êtes-vous demandé à mi-chemin pourquoi vous étiez là? Ne faites pas perdre de temps aux gens en les invitant à une réunion à laquelle ils n'ont pas besoin d'assister. Ce ne sera pas une réunion efficace. Une personne de la comptabilité doit-elle être présente à la réunion pour répondre aux questions budgétaires? Ensuite, invitez une personne de la comptabilité qui est apte à cette tâche.
Si un collègue ou un superviseur doit être informé de ce qui a été discuté lors d'une réunion, vous n'avez pas besoin de l'inviter à la réunion proprement dite. Préparez simplement un résumé de la réunion et envoyez-le-leur par la suite. Ils apprécieront le gain de temps, et vous avez l'assurance que, parce que vous mettez les informations par écrit, ils sont pleinement informés des discussions.
Envoyer des rappels de réunion
La vie est bien remplie et les calendriers sont rapidement remplis d'activités programmées. Envoyez un rappel de réunion de suivi deux jours avant votre réunion. Ceux qui ont dit qu'ils participeraient pourront alors confirmer qu'ils peuvent toujours venir, ou si leurs plans ont changé et que vous devez reporter.
Avoir un ordre du jour
Pour planifier des réunions efficaces, vous devez d'abord décider de ce qui sera discuté. Quel est l'objectif de la rencontre? Que cherchez-vous à accomplir? Élaborez un ordre du jour de la réunion à l'avance et distribuez-le aux participants. Indiquez l'heure de début et incluez une courte liste de sujets à aborder. N'embourbez pas votre propre réunion avec un ordre du jour long et trop détaillé. Indiquez par leur nom toutes les personnes qui seront chargées de faire rapport sur un domaine spécifique.
N'oubliez pas que c'est important pour les participants, mais aussi pour vous. Lorsque vous établissez votre ordre du jour, vous serez mieux en mesure de rester sur le sujet.
Soyez clair sur les attentes
Lorsque vous envoyez pour la première fois la notification de la réunion, soyez clair sur son objectif et vos attentes. La réunion s'articulera-t-elle autour d'une présentation? Les personnes présentes devront-elles prendre des notes? Ou s'agit-il d'une séance de remue-méninges que tout le monde est censé présenter avec des idées et des suggestions?
Dans certaines cultures d'entreprise, les employés n'ont pas besoin de participer — ils se contentent d'écouter et de retourner à leur espace de travail. Dans d'autres entreprises, les salariés participent librement. Dans les lieux de travail collaboratifs d'aujourd'hui, l'interaction et le partage d'idées ne sont pas seulement les bienvenus, c'est souvent le but de toute la réunion.
Lorsque vous définissez vos attentes, c'est aussi le bon moment pour envoyer toute lecture ou tout matériel requis que vous voudrez que les participants examinent. De cette façon, ils sont préparés lorsqu'ils arrivent à la réunion et il n'y a pas de surprises.
Commencez à l'heure
Commencer à l'heure est vraiment important, tant d'un point de vue logistique que de productivité. Si vous êtes la personne qui se présente généralement à l'heure aux réunions, vous comprenez à quel point cela peut être frustrant lorsque les choses ne se passent pas alors que les gens entrent dans la salle. Ce qui arrive inévitablement, c'est qu'à l'avenir, tout le monde sait que ces réunions ne commencent jamais à l'heure, alors tout le monde commence à apparaître en retard. Prenez en charge votre réunion. Commencez rapidement à l'heure de départ indiquée. Fermez la porte et commencez. Les retardataires comprendront rapidement le message qu'ils arrivent en retard et ils ne devraient faire cette erreur qu'une seule fois. Et en plus, tout le monde doit se remettre au travail, donc vous ne voulez pas perturber toute la journée de travail.
Soyez bref et simple
La plupart des réunions sont prévues pour une heure alors que, dans de nombreux cas, une période plus courte suffira. Quand trop de temps est alloué, le temps est perdu. Les gens s'attardent après la fin de la réunion ou passent trop de temps sur un point donné de l'ordre du jour. Gardez des réunions courtes et précises.
Restez sur le sujet
Un ordre du jour seul ne suffira pas à gérer efficacement votre réunion. Tenez-vous en à l'ordre du jour et évitez que les discussions ne dérivent sur des tangentes. Répondez à toutes les questions hors sujet, en indiquant qu'il s'agit d'un sujet pour une autre réunion ou qu'il sera abordé en privé. Personne n'aime une réunion incontrôlable où le but entier a pris le pas sur d'autres conversations.
Organisez de petites réunions en dehors de la salle de conférence
Être assis dans la même salle de conférence familière, réunis autour de la même table familière, c'est juste cela - c'est tout simplement trop familier. Pour encourager les employés à interagir, à penser de manière créative et à avoir des discussions animées, envisagez de tenir la réunion en dehors de la salle de conférence standard.
Envisagez de vous réunir à une table à l'extérieur si le lieu et le temps le permettent. Essayez de vous réunir dans un espace commun avec des canapés et de petites tables au lieu d'une grande table de conférence et de chaises pivotantes.
N'ayez pas peur d'adopter une approche différente
Si l'approche de la réunion ne fonctionne pas, n'ayez pas peur de changer de cap. Par exemple, si une séance de remue-méninges donne lieu à une salle calme avec très peu de dialogue, changez de direction. Soyez flexible et prêtez attention à la progression de la réunion dans son ensemble.
Utiliser la technologie
Prévoyez d'utiliser la technologie pour maintenir l'engagement des participants. Dans le monde numérique d'aujourd'hui, la plupart des gens sont habitués à voir des graphiques ou des vidéos pour étayer les mots qu'ils entendent. Faites appel à cet état d'esprit et intégrez des éléments audiovisuels lors de la planification de votre réunion.
Les ordinateurs projetés sur de grands écrans et les présentations Smart Board qui encouragent l'interaction sont un changement bienvenu par rapport aux longues présentations PowerPoint standard.
Un point sur la technologie - assurez-vous de la tester en premier. La dernière chose dont vous avez besoin est de vous énerver parce que l'ordinateur portable ne fonctionne pas ou que vous ne pouvez pas parcourir vos aides visuelles lorsque vous en avez besoin. Si la technologie n'est pas votre point fort, demandez à quelqu'un d'autre de faire un tour avant la réunion. Cela vous fera certainement gagner du temps et vous permettra de respecter le calendrier si vous faites un peu de travail de préparation à l'avance.
Envoyer un résumé de la réunion
Dans la journée suivant la réunion, envoyez un bref résumé de ce qui a été discuté. C'est une bonne idée de faire un suivi avec un courriel à toutes les personnes présentes, à celles qui n'ont pas pu assister à la réunion et à toute autre personne qui pourrait avoir besoin d'être informée. Incluez également tous les éléments d'action, en précisant qui est responsable de chaque élément ainsi que la date d'échéance.
