Les généticiens peuvent examiner votre ADN et vous dire de quoi vous êtes fait, d'où vous venez et même à quelles maladies vous pourriez être sujet. De la même manière, les professionnels de la chaîne d’approvisionnement peuvent analyser les fiches articles de vos produits et déterminer:
- Qui sont vos fournisseurs
- Quelles matières premières et composants vous utilisez
- Quelle quantité d'inventaire vous devriez transporter
- Quelles devraient être vos marges bénéficiaires
Une gestion minutieuse de la base de données des articles est essentielle pour comprendre la santé globale de votre entreprise.
Le maître des articles
Chacun des produits que votre entreprise fabrique et vend doit avoir un fichier article. Le fichier d'articles est un fichier ou un enregistrement généralement hébergé dans votre système de planification des ressources de l'entreprise (ERP).
Le fichier article doit être configuré lorsqu'un produit est introduit dans votre entreprise. Le fichier d'articles doit être soigneusement construit (souvent, les entreprises auront une personne dont le seul travail est la maintenance du fichier d'articles) et contiendra, au minimum, les informations suivantes:
- Nom de l'article
- Description de l'article
- Nomenclature (BOM)
- Coût des marchandises (COGS)
- Routeurs de fabrication
- Délais de fabrication et d’approvisionnement
- Niveaux de stock de sécurité (le cas échéant)
- Quantités minimales de commande (MOQ)
- Commandes multiples
Mais ne vous limitez pas à ces entrées. Votre ERP comportera des champs standard que vous pourrez remplir pour votre fiche article, mais il y aura également des champs personnalisés que vous pourrez utiliser pour adapter la fiche article aux besoins spécifiques de votre entreprise.
À partir du fichier article, votre ERP prendra des informations pour générer des données pour:
- Valeur d'inventaire
- Files d'attente d'achat
- Travail de production ou ordres de travail
- Écarts de fabrication
- Écarts de prix d'achat (PPV)
- Analyses financières
Les informations contenues dans un élément principal sont semblables aux brins de gènes à l’intérieur d’une molécule d’ADN. Votre ADN vous dira de quoi vous êtes fait. Votre article maître vous dira de quoi est faite votre entreprise.
Utiliser un référentiel d'articles
Même s'il s'agit d'un référentiel d'informations incroyablement précieux, vous ne pourrez en fait jamais ouvrir un fichier d'articles. À moins que votre travail ne consiste à gérer le fichier d'articles de votre entreprise (assez intelligemment, les tâches sont souvent appelés Item Masters), vous pourriez en fait être empêché d'accéder et d'apporter des modifications à un article maître.
Cependant, si votre travail relève de la fonction chaîne d'approvisionnement de votre entreprise (planification, achats, contrôle des stocks, demande gestion, etc.), la finance ou dans un autre domaine de gestion: vous utilisez des informations qui trouvent leur place au sein de votre entreprise. fiche article.
Le coût des marchandises de vos produits est hébergé dans le fichier articles. Donc, si vous souhaitez connaître la valeur de votre inventaire, vous allez prendre le nombre d’articles que vous avez sous la main et multiplier ce nombre par les coûts indiqués dans la fiche article.
Et, au fait, si votre produit est un assemblage composé de plusieurs niveaux de sous-assemblages et de composants, tous ces sous-assemblages et composants auront également un fichier article.
Écarts de prix d’achat et écarts de fabrication
Payez-vous le montant correct pour les articles que vous achetez? Utilisez le fichier des articles pour le savoir. Prenez vos prix d'achat réels et comparez-les au coût (souvent appelé coût standard) trouvé dans votre fiche article.
La beauté de votre fiche article est qu’il s’agit d’un fichier évolutif. Si votre fiche article indique que vous achetez le produit X pour 10 $ et que vous découvrez que vous avez acheté le produit X au cours de l'année écoulée pour 9 $, quelqu'un de votre entreprise (peut-être pas vous) peut réviser votre fiche article afin que le coût standard soit égal à l'achat prix.
Il en va de même pour les délais de fabrication. Si votre fiche article a été paramétrée avec un délai de fabrication de 45 minutes pour le produit Y et, après avoir exécuté un écart de fabrication rapport, vous découvrez qu'il vous faut en réalité 55 minutes pour créer le produit Y, vous (ou quelqu'un d'autre dans votre entreprise) pouvez réviser l'article maître.
File d'attente d'achat
En plus de payer vos employés, l'achat de votre inventaire est l'une des activités les plus coûteuses que vous et votre entreprise effectuez régulièrement. Vous devriez vous fier à votre ERP pour vous dire quoi acheter et quand l’acheter – et deviner où va votre ERP avant de vous envoyer vos signaux d’achat?
Vous l'avez deviné: votre maître d'objets.
Votre fiche article héberge ces points de données d’achat critiques:
- Délai de mise en œuvre
- MOQ
- Commandes multiples
- Niveaux de stock minimum
- Niveaux de stock maximum
- Coût d'achat
Votre ERP utilise ces informations et les rapproche des niveaux de stocks actuels et de la demande des clients ou de la production pour déterminer les exigences d'achat.
Si votre fiche article est inexacte, vous pourriez alors acheter trop tard (c'est-à-dire que le délai de livraison de votre fournisseur est en réalité de 6 semaines, mais votre fiche article dit que ce n'est que 3 semaines). Ou vous pourriez commander trop (si votre MOQ indique que les unités minimales que vous pouvez acheter du produit X sont de 100 unités, mais que votre fournisseur vous en vendra en réalité 50). Ou votre niveau de stock maximum ne vous permettra pas d'acheter la quantité dont vous avez besoin pour couvrir la demande de vos clients.
Et, encore une fois, les écarts sur le prix d'achat (PPV) sont une mesure que de nombreuses entreprises suivent et votre mesure PPV peut être signalée de manière incorrecte si le coût d'achat (c'est-à-dire standard) dans votre fiche article est incorrect.
Qui sont les maîtres d’objets?
Oui, parfois le travail d'une personne est appelé Item Master. Ces emplois sont destinés aux personnes qui gèrent les fiches d'articles, mais ils ne sont pas appelés gestionnaires de fiches d'articles (pour la plupart). Item Master a l’air bien plus cool dans une signature électronique.
Les maîtres d'articles relèvent généralement d'un responsable de la chaîne d'approvisionnement, d'un responsable des matériaux, d'un responsable du contrôle des stocks ou même d'un responsable financier.
Si vous êtes un Item Master, vous devez porter une attention méticuleuse aux détails. Vous devez être obsessionnellement compulsif quant à votre propriété du référentiel d'articles de votre entreprise. Et vous devez être en mesure de vous assurer que chaque détail du fichier article de votre entreprise est exact.
Parce que la seule gestion du temps se soucie de l'ADN (le référentiel des éléments) c'est lorsqu'il y a quelque chose qui ne va pas. Et ce petit détail apparemment erroné a conduit à une erreur d’achat, d’inventaire ou de planification, entraînant une dépense d’argent alors qu’elle n’était pas nécessaire.
