L’un des documents comptables les plus courants est la facture. Dans la plupart des cas, surtout lorsque l'acheteur souhaite réclamer une sorte de déduction, les clients de votre site de commerce électronique nécessitera une facture. Ceci, ajouté au fait que la fiscalité est toujours spécifique au territoire, rend important que la facture de vos ventes en ligne comprenne un certain niveau minimum d'informations. Lorsque vous concevez une facture pour votre entreprise de commerce électronique, voici quelques informations que vous devriez considérer, notamment:
Le mot « facture »
Pour qu'il soit absolument clair que le document est une facture officielle, il est important d'inclure le mot facture bien en évidence en haut. Dans certains cas, le document peut servir de facture plus quelque chose. Ce quelque chose pourrait être:
- Bon de livraison
- Note de débit
- Détails du courrier
Numéro de série unique de la facture
Puisqu'il s'agit d'un document fiscal officiel, vous devez suivre une certaine logique consistant à attribuer un numéro de série à chaque facture. Dans sa forme la plus simple, le numéro de série est juste un chiffre supérieur au numéro de série précédent. Dans un système un peu plus complexe, vous pouvez initialiser le numéro de série à chaque exercice. Dans des systèmes encore plus complexes, vous souhaiterez peut-être avoir une numérotation de série alphanumérique. Dans ce système, la lettre pourrait indiquer le client ou la catégorie de produit spécifique.
Votre nom officiel d'entreprise et tout nom secondaire
Votre facture doit inclure votre nom officiel de l'entreprise. S'il existe d'autres noms associés, ceux-ci doivent également être mentionnés. Un exemple pourrait être « Quality Merchants » comme nom commercial et « une franchise de XYZ Online Markets » comme indicateur secondaire.
Coordonnées
Au minimum absolu, votre ville et votre pays doivent être mentionnés. En l’absence de ces informations, le lieu de l’imposition ne serait pas clair. C'est une bonne idée d'inclure votre adresse postale complète, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail. Des informations de contact supplémentaires peuvent également être utiles dans certains cas. Certaines de ces informations supplémentaires pourraient être:
- Adresse de la succursale
- Liste séparée des adresses e-mail pour un service différent tel que le service client, la facturation, le support commercial, etc.
Fiscalité et autres codes d'enregistrement des entreprises
Si vous ajoutez une taxe sous forme de taxe sur les services, de TVA, de TPS ou de tout autre type, vous devez inclure vos codes d'enregistrement pour ce type spécifique de taxe. De plus, en fonction de votre emplacement, il peut être nécessaire d'indiquer votre identifiant d'enregistrement d'entreprise sur la facture.
Détails du client
Une facture n’est pas un titre au porteur. Cela signifie qu’une facture n’est pas la propriété de celui qui la possède. Au lieu de cela, la facture doit être adressée à une entité spécifique. Vous devez donc lister l’acheteur. Habituellement, le nom complet officiel est suffisant. Cependant, la plupart des commerçants en ligne préfèrent également inclure l’adresse postale et l’adresse e-mail.
Description de l'article
Le nom, la taille (le cas échéant), le type (le cas échéant), la quantité, le prix unitaire et le prix total doivent être mentionnés pour chaque article acheté par le client.
Ajouts et déductions aux coûts
Les ajouts peuvent inclure les frais de port, la gestion de l'expédition, la fiscalité et les cotisations antérieures impayées. Les soustractions peuvent inclure des remises, des crédits, des coupons, etc.
Détails et modes de paiement
Il faudrait mentionner le diverses méthodes par lesquelles le client peut payer. Il peut inclure des détails sur le nom au nom duquel le chèque doit être tiré, ou l'identifiant PayPal sur lequel le montant doit être versé, ou encore les coordonnées bancaires. Dans la plupart des e-commerces B2C, la facture est en réalité générée après réception du paiement. Dans ce cas, les détails du paiement reçu doivent être mentionnés.
Termes et conditions
Les modalités et conditions liées à la vente doivent être mentionnées. Lorsque les entreprises utilisent des formulaires de facture pré-imprimés, ces termes et conditions ont tendance à être pré-imprimés sur le papier à lettres lui-même. Les termes et conditions courants incluent des détails sur les remboursements, les retours, les réparations, les garanties et les garanties. De plus, puisque nous parlons de commerce électronique, il peut être judicieux d’inclure ici votre politique de confidentialité.
