Un dossier personnel est un dossier patronal documentation de l'historique et de l'état de l'ensemble de la relation de travail avec un employé individuel. L'employeur conserve cette documentation d'emploi dans un dossier personnel pour trois raisons.
- En tant qu'employeur, vous souhaitez disposer d'informations précises et organisées lorsque vous avez besoin d'y accéder pour une raison quelconque. Changements dans les contacts d'urgence, les adresses des employés, le suivi des évaluations des performances, lettres disciplinaires, reconnaissance des employés, et les documents de demande d'emploi sont des exemples des types d'informations auxquelles l'employeur voudra pouvoir accéder rapidement.
- Le l'employeur doit conserver la documentation sur les problèmes de personnel tel que sélection des employés, performances, antécédents professionnels, justification de la rémunération et demandes de promotion interne, pour en nommer quelques uns. Une réclamation EEOC, un procès ou même la nécessité de justifier l'absence d'augmentation ou de promotion à un employé exigent que l'employeur ait collecté et conservé ce type de documentation des employés.
- Certains dossiers d'employés sont exigés par les gouvernements fédéraux ou d'État pour que les employeurs les conservent. L'organisation des informations sur les employés dans un dossier personnel est logique pour l'accès, la conformité et la préparation légales.
Types de dossiers personnels
Un employeur conserve généralement plusieurs types de dossiers personnels, à usage professionnel, pour la confidentialité des employés, pour la confidentialité médicale, et pour la conformité légale. Il n'existe aucune loi qui précise le nombre de dossiers qu'un employeur est tenu de conserver...certaines lois couvrent l'accès des employés aux fichiers et d'autres pratiques liées aux dossiers du personnel.
Cependant, il existe de nombreuses lois, et il existe des pratiques exemplaires en matière de confidentialité des employés, qui régissent le contenu des dossiers du personnel et qui a accès à ces informations. Ce sont les dossiers du personnel que la plupart des employeurs aux États-Unis conservent. (Les lois et pratiques mondiales peuvent différer.)
- Dossier personnel: Il s'agit du dossier principal de l'employé qui contient l'historique de la relation de travail.
- Fichier de paie: Vous souhaitez conserver un dossier séparé pour tous les problèmes de paie concernant le salaire et les avantages sociaux. Vous ne voulez pas donner à votre personnel de paie l'accès aux informations du personnel.
- Dossier médical des employés: La loi fédérale de 1996 sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie (HIPAA) oblige les employeurs à protéger les dossiers médicaux des employés comme confidentiels. De nombreux employeurs gardent ces fichiers sous clé dans un tiroir de fichiers dans un placard verrouillé.
- Formulaires des employés I-9 : Vous devez maintenir un dossier séparé pour tous les employés (et non par employé) Formulaires I-9 puisque vous ne voulez pas que les employés du gouvernement, qui sont autorisés à vérifier ces formulaires dans diverses circonstances, consultent vos dossiers personnels principaux et confidentiels.
Accès des employés aux dossiers du personnel
Les employés sont autorisés à accéder à leurs dossiers personnels sous la direction et la supervision du personnel des ressources humaines. Les dossiers personnels des employés sont considérés comme la propriété de l'employeur qui a la responsabilité de les entretenir et de les sauvegarder.
Exemple de politique relative aux dossiers du personnel
Vous trouverez ci-dessous un exemple de politique relative aux dossiers du personnel à utiliser dans votre entreprise. Il décrit les différents fichiers recommandés et qui doit avoir accès à chaque fichier.
Exemple de politique sur les dossiers du personnel
La Société conserve trois dossiers d'employés pour chaque employé.
Dossiers personnels
UN dossier personnel est maintenu pour chaque employé de (nom de votre entreprise). Ces dossiers personnels contiennent des documents confidentiels et sont gérés et conservés par le personnel des ressources humaines.
L'accès à ce dossier est limité au personnel des RH et suppose que le responsable de chaque employé conserve son propre dossier avec les documents pertinents à la performance au travail de l'employé.
Les documents typiques d'un dossier personnel comprennent la demande d'emploi, un formulaire de contact familial d'urgence, historique documenté des mesures disciplinaires, un CV, Manuel des employés et les feuilles de signature à volonté de l'employeur, les informations personnelles actuelles, et des évaluations de performance écrites.
Tous les dossiers personnels ne contiennent pas les mêmes documents, mais chaque dossier personnel contient des documents identiques.
Fichiers de paie
Les fichiers de paie sont également conservés; les fichiers de paie contiennent un historique des emplois, des services, des changements de rémunération, etc. de l'employé. L'accès au dossier de paie est limité au personnel comptable et RH approprié.
Dossier médical des employés
Un dossier médical des salariés est également tenu. Le contenu du dossier médical n'est accessible à personne sauf au personnel désigné des Ressources humaines et à l'employé dont les dossiers sont conservés dans le dossier. Au nom de votre entreprise), les dossiers médicaux bénéficient du plus haut degré de stockage sécurisé et de confidentialité.
Affichage des fichiers des employés
Un employé peut consulter son dossier personnel en s'adressant à un Personnel des ressources humaines personne pendant les heures normales de bureau. Le personnel des RH fixera un rendez-vous au cours duquel l'employé pourra consulter le contenu de son dossier. Aucun employé ne peut modifier ou supprimer un document de son dossier personnel qui doit être consulté en présence d'un membre du personnel des RH.
Questions ou préoccupations concernant le contenu et l'accès aux dossiers du personnel
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le contenu des fichiers recommandés ou votre capacité à y accéder, veuillez contacter un membre du personnel des RH,
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