Organizacija kućnog ureda je nešto o čemu ne razmišljamo puno dok ne bude prekasno. Trebaš kućni ured, pa ga stvorite. I tijekom vremena, dok radite u svom kućnom uredu, stvari se gomilaju i naslažu oko vas - korištene šalice za kavu, hrpa datoteka koje namjeravate negdje staviti, kutije sa softverom, računi, siroče olovke - sve dok jednog dana, kad vam se nešto ispriječi na putu ili nestane po tko zna koji put, odjednom shvatite da je organiziranje kućnog ureda dugotrajno zakašnjeli.
Potpuna organizacija kućnog ureda velik je posao. Na prvi pogled (pa čak i na drugi i treći) zna biti porazan. Ako se osjećate sposobnima, možete slijediti a Plan u 12 koraka koji će vaš uredski prostor učiniti funkcionalnim i opet privlačna. Ali ako niste baš spremni za potpuno preuređenje, ali očajnički trebate biti u mogućnosti pronaći stvari, evo pet malih stvari koje možete učiniti da organizirate svoj kućni ured upravo sada.
Odaberite tri stvari i bacite ih
Započet ćemo našu organizaciju kućnog ureda nečim jednostavnim samo da vas oraspoložimo i oslobodimo malo prostora. Vjerojatno postoji puno više od samo tri stvari na vašem stolu ili razbacane po vašem kućnom uredu koje mogu otići iz
Pogledaj bolje. Trebate li stvarno te stare časopise? Ta olovka koja ne radi? One rabljene posude za puding za grickalice? Ne. Riješite ih se!
Ne morate se zaustaviti na samo tri stvari. Ako vidite očitije kandidate za smeće, izbacite i njih. Možete čak upotrijebiti metodu autorice i slavne organizatorice Marie Kondo da se zapitate, "izaziva li ovaj uteg za papir, okvir za fotografije, olovka s gel vrhom...iskri radost?" Ako ne izaziva radost, bacite ga.
Weed jedna ladica za arhiviranje
Ormari za dokumente su kraljevi nereda u većini kućnih ureda, što je ironično jer ih smatramo rješenjima za nered. U stvarnosti, međutim, mi ih trpamo sa svime za što ne možemo pronaći mjesto ili bilo kojim komadom papira s kojim se više ne moramo baviti, ali ne želimo baciti. Tako naš ormar za kartoteku postaje naše osobno odlagalište i kada se napuni, samo se selimo na drugo.
Razvrstavanje po ormaru s četiri ladice standardne veličine može nalikovati arheološkom iskapanju s godinama nakupljenih stvari koje treba pretražiti. Pa počnimo s malim. Organizirajte svoj kućni ured odabirom jedne ladice i brisanjem po njoj, uklanjajući sve što više nije aktualno ili potrebno. (Međutim, zapamtite da trebate čuvati svoju poslovnu evidenciju šest godina.)
Dokumente i papire koje više ne morate čuvati treba uništiti. Možda ćete moći ponovno upotrijebiti stare mape datoteka.
Napravite korak dalje kupnjom kartonske kutije za datoteke i upotrijebite je za pohranjivanje starih datoteka koje trebate zadržati, ali im ne morate odmah pristupiti. Pohranite kutiju na mjesto dalje od vašeg kućnog ureda.
Očistite svoj bilten ili oglasnu ploču
Oglasne ploče ili oglasne ploče značajka su u mnogim kućnim uredima. Jao, umjesto da nas obavještavaju o najnovijim događajima i pomažu nam da organiziramo svoj život, oni se često degeneriraju u pretrpane vremenske kapsule.
Pogledaj svoje odmah. Je li ondje objavljeno ili napisano nešto što se odnosi na nešto što morate učiniti danas ili čak ovaj tjedan? Što vidite umjesto toga? Slike koje su nacrtala djeca? Fotografije s kampiranja prošlog ljeta?
Imajte na umu svrhu organizacije kućnog ureda. Ne čistimo samo nered; stvaramo radni prostor koji će vam pomoći da budete produktivniji. Nema ništa loše u tome da slike djece i obiteljske fotografije budu izložene u vašem domu - ali vaš kućni ured nije mjesto za njih. Skinite ih i premjestite negdje drugdje. Zatim izbrišite sve stare poruke s ploče. Spremni ste krenuti naprijed.
Organizirajte jednu ladicu stola
Ladice su ionako odlagališta, osim u kućnom uredu. Počnite s malim. Odaberite jednu ladicu stola i izvadite sve iz nje.
Razvrstajte po sadržaju, izbacite sve što više nije korisno i premjestite sve što je zagubljeno na bolje mjesto. (Recepte je, na primjer, vjerojatno najbolje smjestiti u blizini kuhinje, a ne za radnim stolom.)
Zatim umetnite plastičnu ladicu za organizator (dostupnu u bilo kojoj trgovini uredskog materijala) i vratite stvari natrag u nju ladici, koristeći različite dijelove ladice organizatora kako bi stvari bile odvojene i lake za pronaći.
Očistite radnu površinu na tjedan dana
Počnite tako što ćete nabaviti veliku kartonsku kutiju (ili dvije). Sada skinite sve sa svog uredskog stola osim predmeta koji su vam prijeko potrebni za rad, poput računala i telefona. Stavite sve što uklonite sa svoje radne površine u kartonsku kutiju(e).
Stavite kutiju(e) na neko dostupno mjesto, ali izvan puta da se ne spotaknete o njih. Zatim idite na posao kao i inače. Dok radite u svom kućnom uredu, ako postoji nešto što vam treba, a nije na vašem stolu, izvadite to iz kutije i stavite na logično mjesto na stolu ili oko njega. Na primjer, ako ustanovite da obrađujete tekst iz otipkane kopije, izvadite držač za stolni tekst iz kutije i vratite ga na stol.
Do kraja tjedna imat ćete sve što vam je potrebno za učinkovit rad na stolu ili pri ruci – i ništa više. Što se tiče svega što ostane u kutiji, pripada negdje drugdje, pravilno arhivirano ako je neophodan komad papira ili izbačeno ako je nešto što vam samo zatrpava radni prostor.
Vaša organizacija kućnog ureda može stati ovdje
Ako to želiš. To je, kao što je obećano, pet malih stvari za organiziranje vašeg kućnog ureda. Unaprijedite organizaciju svog kućnog ureda ako želite. Organizirajte sve ladice svog stola. Ovladajte svojim sustavom arhiviranja. Prođite kroz potpunu organizacijsku preobrazbu kućnog ureda ako to želite.
Nauči kako stvoriti sustav za upravljanje dokumentima. Ali to je za kasnije. Trenutno se nadamo da organiziranje koje ste napravili radi ono za što je i namijenjeno – omogućuje vam da lakše obavite više kada sjednete raditi u svom kućnom uredu.
