Je li vaša neprofitna organizacija spremna biti večerašnja udarna vijest?
Samozadovoljstvo zbog ranjivosti vaše organizacije može biti vaš najgori neprijatelj. U današnjem svijetu punom parnica i munjevito brzih medija, mogli biste biti katapultirani u krizu danas do večere.
Tijekom moje neprofitne karijere, organizacije za koje sam radio doživjele su smrt klijenta; neovlašteno mijenjanje proizvoda koje je ugrozilo primarno prikupljanje sredstava; sportski skandal; i masovna pucnjava u kampusu.
Naučili smo na teži način biti spremni ili se pripremiti da patimo više nego što je potrebno.
Evo šest prijedloga za bolje upravljanje krizom od strane vaše neprofitne organizacije.
Nemojte čekati.
Mnoge organizacije pokreću svoje krizne planove tek nakon što se dogodi katastrofa.
Umjesto toga, razmislite o mogućim scenarijima ili vrstama katastrofa koje bi se mogle dogoditi i počnite ih planirati.
Obrazujte se o krizama neprofitnih organizacija i razgovarajte s onima koji su ih prebrodili. Pozovite veterana katastrofa da razgovara s vašim osobljem i vašim odborom. Zadužite svoje osoblje za odnose s javnošću da izradi krizni plan i dajte im rok.
Zagovarajte konkretnu pripravnost za hitne slučajeve. Mnogi ljudi u neprofitnim organizacijama, posebno malim organizacijama, ne misle da će se ikada dogoditi nešto loše. Ne žele razmišljati o tome. Ne vjeruju da imaju vremena za pripremu.
A mogli bi čak i zamjeriti osoblje koje forsira ovu temu. Svejedno progovori. Ako se ta kriza dogodi, ljudi će cijeniti vašu promišljenost.
Shvatite da krize imaju različite oblike.
Krize dolaze u svim okusima. Neki su visoko profilirani. Drugi bi mogli biti niži. Ali, u vrijeme vijesti 24 sata dnevno, misliti da situaciju možete držati podalje od očiju javnosti je fantazija. Ako ništa drugo, lokalni mediji, kao i društveni mediji, vjerojatno će biti posvuda o tome. Imaš li izgradili dobre odnose s lokalnim medijima? Ako ne, počnite sada.
Vaša kriza može biti nesreća u kojoj je sudjelovao volonter, smrt klijenta, pronevjera vašeg glavnog financijskog direktora, tužba bivšeg zaposlenika ili hack napad koji ugrožava privatnost vaših donatora i klijenata.
Svi oni zahtijevaju različite odgovore. Pripremite se za onoliko koliko možete zamisliti i dajte sve od sebe da napravite planove kako biste umanjili štetu ugledu svoje neprofitne organizacije.
Čak i ako se dogodi nešto o čemu niste razmišljali, pomoći će vam vaša priprema za druge vrste hitnih situacija. Planiranje može otkriti nedostatke u sigurnosti, osiguranju, neodgovarajuće politike ljudskih resursa ili nedostatak ljudi s određenim vještinama.
Uvježbavanje bilo kakvog hitnog odgovora vjerojatno će vašu organizaciju učiniti bolje pripremljenom za druge.
Izradite logistički plan i komunikacijski plan.
Logistički plan odnosi se na izvlačenje svih iz zgrade u slučaju potresa, slanje poruka osoblju i klijentima da je u zgradi primijećen napadač ili rukovanje medicinskim pregledom hitan slučaj.
Razvijte program upravljanja rizikom za rješavanje pitanja gubitka života, imovine i osiguranja. Identificirajte osobe koje mogu brzo krenuti u akciju, obavijestite odgovarajuću pomoć i upravljajte planovima evakuacije.
Komunikacijski plan uključuje identificiranje glasnogovornika, dodjeljivanje nekoga tko će prikupiti činjenice čim se pojave, pisanje Priopćenja za tisak, i lociranje mjesta za imati a konferencija za novinare.
Dovedite svoju kuću društvenih medija u red
Društveni mediji mogu biti blagoslov tijekom krize AKO se s njima dobro nosite.
Gotovo sve neprofitne organizacije koristiti određenu razinu društvenih medija. Sada odlučite tko će upravljati tim medijima tijekom izvanrednog stanja. Postavite nadzornu ploču (ovdje su devet za razmatranje) gdje možete pratiti sve platforme društvenih medija i brzo odgovoriti.
Zbog društvenih medija male su šanse za kontrolu informacija. Bez obzira koliko se trudili zaustaviti curenje informacija, ono će se dogoditi. Kako biste se suprotstavili pogrešnim informacijama, možete dati točne i korisne informacije. Borite se protiv glasina činjenicama i izrazite zabrinutost za sve uključene.
Nemojte samo dopustiti da vaše stranice na društvenim mrežama stoje tamo. Pojednostavite svoj pristup društvenim medijima. Neprofitne organizacije često ne odgovaraju na pitanja, komentare ili pritužbe koje se pojavljuju na njihovim stranicama društvenih medija.
Pobrinite se da imate nekoga tko neprestano prati ta mjesta i odgovara na sve što čitatelji tamo objave. Na taj način možete doći do loših informacija i izgraditi vjerodostojnost kod svojih sljedbenika.
Osim toga, društveni mediji mogu biti najbolji način da pokažete ljudsko lice svoje organizacije i učvrstite njen ugled kao ljubaznu, suosjećajnu, pristojnu, točnu i izvor nepristranih informacija.
Pripremite se za govor.
Svaka minuta je važna nakon krize. Nemojte ništa od njih uzalud potratiti. Tišina je smrtonosna. Odmah izađite s odgovarajućim izjavama i porukama, pa makar to bilo samo da kažete da ste upoznati sa situacijom, da radite na njoj i da je trenutno malo činjenica poznato.
Zatim nastavite s ažuriranjima kako se događaji razvijaju. Za mnoge situacije možda već imate pripremljene izjave.
U svim komunikacijama budite zabrinuti, pokažite zabrinutost, govorite zabrinuto i uvijek govorite istinu. Nemojte se bojati reći: "Ne znamo." To je bolje nego nagađati. Dodajte da radite što je brže moguće kako biste dobili sve činjenice.
Daleko se više gubi odbijanjem razgovora s medijima nego što se time riskira. Vakuum informacija rađa neprijateljstvo medija i gubitak povjerenja javnosti.
Omogućite medijsku obuku
Medijski trening bit će vaš najbolji prijatelj tijekom krize. Nemojte riskirati medijski krah.
Sastavite program obuke za medije prije nego što dođe do katastrofe. Obučite svakoga tko će možda trebati biti glasnogovornik. To može biti vaš predsjednik odbora, vaš CEO i drugo ključno osoblje, kao što je osoba za odnose s medijima. Također, uzmite u obzir svog najboljeg prikupljača sredstava, svog koordinatora volontera i, gdje je primjenjivo, svoju sigurnosnu osobu ili upravitelja objekata.
Obuka za medije ne mora koštati puno ako u svom odboru imate nekoga tko radi u odnosima s javnošću ili nekoga tko je član medija. Ključno je to činiti redovito kako bi se novi ljudi obučili, a drugi ne bi zastarjeli.
