A munkáltatók számos iparágban elvárják az álláskeresőktől, hogy rendelkezzenek Microsoft Office (MS) készségekkel. Még a népszerű versenytársnak számító Google Drive térnyerése ellenére is a Microsoft Office továbbra is a legkedveltebb termelékenységi szoftver a vállalkozásokban szerte a világon. Lehet, hogy nem kell MS Office szakértőnek lennie a következő munkához, de javítani fog munkalehetőségek és fontolóra veheti több szerep betöltését is, ha legalább ismeri az alapokat.
Sőt, ha bármire pályázik adminisztratív pozíciót, akkor járatosnak kell lennie az Office programok napi feladataihoz való használatában. Valószínűleg a munkaerő-felvételi menedzsere magas szintű MS Office jártasságot vár el.
Magas szintű pozíciók esetén munkáltatója elvárja, hogy legalább alapszintű MS Word és MS Excel ismeretekkel rendelkezzen.
Milyen Microsoft Office készségekre van szüksége?
Az MS Office számos asztali alkalmazást tartalmaz. A legelterjedtebb az Excel táblázatokhoz, az Outlook e-mailhez, a PowerPoint a bemutatókhoz és a Word szövegszerkesztőhöz.
Bár a következő munkája számos Microsoft Office-alkalmazást használ, sok pozíció megköveteli az MS Excel, MS Word és MS PowerPoint valamelyikének vagy mindkettőjének napi használatát. A következő leírások lefedik azokat a készségeket a programokon belül, amelyekre a munkáltatónak szüksége lehet, így szükség szerint felfrissítheti ezeket, és belefoglalhatja önéletrajzába.
A Microsoft Office készségek típusai
MS Excel
Különös figyelmet kaphat a potenciális munkaadóktól, ha tudatja velük, hogy az MS Excel készségszintje a következő funkciók használatában szerzett ismereteket és tapasztalatokat tartalmazza:
- Pivot táblák: Az Excel használatával számos módon kezelheti, rendezheti és elemezheti az adatokat, ha el tudja sajátítani a pivot tábla művészetét. A kimutatástáblák automatikus műveleteket hajtanak végre, például rendezést és átlagolást, hogy segítsenek az adatok gyors elemzésében, képletekkel, rendezésekkel és egyéb funkciókkal, amelyek egyébként órákig tartanának az adatok elemzéséhez.
- A képlet funkciói: Az alapképletek Excelben való használatának ismerete segíthet olyan táblázatok létrehozásában, amelyek valódi értéket nyújtanak munkáltatója számára. Ismerkedjen meg az egyszerű matematikai számítások képleteivel, majd sajátítsa el az olyan gyakran használt készségeket, mint például az adatok összekapcsolása egyik táblázatból a másikba, információkat találhat nagy adathalmazokban olyan képletekkel, mint a VLOOKUP, és hogyan használhatja a szűrőt és a részösszeg függvényeket az adatok rendezésére és megjelenítésére látványosan formátumok.
- Formázás: Nincs olyan szabály, amely szerint a táblázatoknak csúnyáknak vagy unalmasaknak kell lenniük. A következetes betűmérettel, márkaspecifikus színekkel és egyenletes térközzel formázott táblázatokat a kollégák és a főnökök jobban fogadják. A táblázatok vizuálisan tetszetőssé tételének alapjain túl az Excel számos formázási lehetőséget kínál, amelyek segítségével könnyebben olvashatóvá és esztétikusabbá teheti adatait. Ne becsülje alá a jól elhelyezett vonalelválasztó vagy a takarékosan alkalmazott színséma erejét.
Miss szó
Az írott szóbeli kommunikációhoz az üzleti életben az MS Word a választott rendszer. A legtöbb munkáltató olyan jelölteket keres, akik el tudják látni a következő feladatokat az MS Word alkalmazásban.
- Formázás és oldalbeállítás: Sokan úgy érzik, képtelenek felfogni az MS Word látszólag nehezen használható formázási és oldalbeállítási funkcióinak alapjait. Nagy hasznot hoz, ha megtanulja ezeknek a funkcióknak az alapjait, mivel ezek az MS Office használatának alapvető elemei. A formázás magában foglalhat például egyéni ismétlődő fejléceket, több oszlopot, oldalszámozást, valamint betűtípus- és színválasztást.
- Sablonkészítés és szerkesztés: Miután létrehozott valamit, ami tetszik, elmentheti a sablont, és újra és újra felhasználhatja.
- SmartArt és szövegdobozok használata: Az MSWord nem csak szöveges dokumentumokhoz használható. Olyan dolgokhoz is hasznos, mint a szórólapok és a feliratok. A Word megkönnyíti a szórólapok létrehozását, ha már ismeri a SmartArt és a szövegdobozok használatát. Az alakzatok és a szövegdobozok időnként nehézkesek lehetnek, mert nehezebb átfedni őket, és néha ugrálhat az oldalon, de ha egyszer rájön a dologra és megérti a furcsaságokat, akkor a fő.
- Útvonal változások: Ha valaki más munkájának vázlatát tekinti át, fontos, hogy tudja használni a Változások követése funkciót, amely megjeleníti bármilyen változás az eredeti szöveghez képest, például hozzáadott vagy törölt szavak, vagy a formázás módosítása, eltérő színű, aláhúzott betűtípus. A megjegyzések beszúrásának ismerete szintén fontos, és mindkét funkciót megtalálja az Áttekintés lapon.
Ha nem szeretné használni a Photoshopot, vagy nem fér hozzá a professzionális digitális tervezéshez, akkor az MS Word és a Publisher nagyszerű alternatívákat kínál az egyszerű vizuális tervezési projektekhez képek, formák, színek és egyéb tervezések segítségével elemeket.
MS PowerPoint
A PowerPoint egy prezentációs szoftver. Lehetővé teszi a tervező számára, hogy sokféle egyéni diákat készítsen a képernyőre vetítéshez. A munkaadók olyan jelölteket keresnek, akik szöveget, képeket, grafikákat és táblázatokat tartalmazó prezentációt tudnak összeállítani a PowerPointban. A PowerPoint számos funkcióval rendelkezik, például árnyékokkal, hangokkal és diaátmenetekkel. Azok, akik jártasak a PowerPointban, tudni fogják, hogyan használhatják a megfelelő funkciókat a hangsúlyozáshoz, miközben ne essék túlzásba a sok zavaró tényezőt.
- Egyéni diák és sablonok: A munkaadók olyan embert szeretnének, aki a semmiből tud vonzó csúszdát készíteni, és aki érti a kompozíció, a színek és az egyensúly alapvető dizájnelemeit. A sikeres jelölt új adatokat is bevihet egy meglévő sablonba.
- Élénkség: Ha animációkat ad hozzá a szöveghez és a képekhez, minden egyes diát izgalmasabbá tesz. Az animációk lehetővé teszik az oldal elemeinek nagyítását vagy elhalványulását. A munkáltatók előnyben részesítik azokat a jelölteket, akik ízlésesen és átgondoltan tudják használni ezt a funkciót anélkül, hogy túlzásba esnének.
Az MS Office-szal dolgozni szórakoztató és hasznos lehet. A Microsoft Office ismeretek szinte bármilyen szerepkörben jól jöhetnek, de különösen olyan munkahelyi környezetben, ahol az adminisztratív feladatokat értékelik.
Fontolja meg egy készségekkel foglalkozó szakasz hozzáadását az önéletrajzához, hogy kiemelje legértékesebb készségeit.
Frissítse készségeit, és készüljön fel arra, hogy a következő interjún beszéljen arról, hogy mit tehet az MS Office-val.
További Microsoft Office ismeretek
- MS Outlook
- MS Publisher
- MS tanúsítványok
- Egy meghajtó
- Egy megjegyzés
- Diagramok
- E-mail beállítások konfigurálása
- Elektronikus névjegykártyák
- Írott kommunikáció
- Együttműködés
- Digitális fájl/mappa szervezés
- Űrlap létrehozása
- Címke létrehozása
- Digitális prezentációk
- Lekérdezés létrehozása
- Diavetítés létrehozása
- Adatelemzés
- Adatbázis-kezelés
- E-mail szűrők
- E-mail mellékletek
- Nyelvtani ellenőrzés
- Körlevél
- Oldal beállítása
- Nyomtatási beállítások
- Ütemezés
- E-mail aláírások
- Dokumentummegosztás
- Helyesírás-ellenőrzés
- Tervezés
Hogyan emelje ki képességeit
HOZZÁ FEL AZ ÖNÉLETRAJZÁHOZ A RELEV KÉPESSÉGEKET: Minden munkához más-más készségekre és tapasztalatokra van szükség, ezért feltétlenül olvassa el figyelmesen a munkaköri leírást, és összpontosítson a munkáltató által felsorolt releváns munkaképességekre.
KIEMELT KÉPESSÉGEK KÍVÜLÍTŐLEVELÉBEN: Használja a fenti készségeket a levél elkészítésekor. Képzelje el, hogy minden egyes beépített készség esetében interjút készítenek, és példát kell mutatnia arra az időre, amikor használta a készségeket.
HASZNÁLJON KÉSZSÉGI SZAVAKAT AZ ÁLLÁSINTERJÚJÁN: Az interjú során készüljön fel arra, hogy megvitassa azokat a funkciókat, amelyeket ismer, és mire képes.
