Önt éppen most bízták meg egy fontos új projekt vezetésével. Nyilvánvaló, hogy a főnöke felajánlja ezt a lehetőséget, hogy bizalmat szavazzon a képességeinek. És miközben izgatott vagy, ez az első alkalom, hogy egy teljes projektért felelős.
Az első kezdés kihívást jelent. Vannak azonban olyan módszerek, amelyek segíthetnek a láb nedvességében. A projektmenedzsment olyan folyamattá fejlődött, amely meghatározott szakaszokból és lépésekből áll, hogy a projektmenedzsmentben újoncokat egy sikeres projekt felé terelje.
A projekt folyamatának 5 szakasza:
- Kezdeményezés: egy projektet akkor indítanak el, amikor a változtatás szükségességét azonosítják
- Tervezés: a projekt munkájának tervezése
- Kivitelezés: a munka elvégzése
- Irányítás és ellenőrzés: minden olyan munka, amelyet a projekt során a haladás nyomon követésére végez
- Zárás: a projekt befejezése és leszállítása, valamint a csapat elnapolása
Ezek a lépések minden projektnél azonosak. És ne feledje, Ön a projektmenedzser, nem pedig a frontvonal felügyelője. Az Ön feladata a projekt irányítása, nem az embereké.
Alapvető lépések a projekt kezdő számára:
A kezdeményezési szakaszban létrejön a projekt, és egy charta készül, amely felhatalmazza Önt, hogy programmenedzser legyen, és létrehozza a jelentési láncot. A tervezési szakasz az, ahol:
Határozza meg a hatókört
Minden projekt első és legfontosabb lépése a projekt hatókörének meghatározása. Mit kell megvalósítania vagy létrehoznia? Mi a projekt célja? Ugyanilyen fontos annak meghatározása, hogy mi nem tartozik a projekt hatókörébe. Ha nem kap elég definíciót a főnökétől, tisztázza saját maga a hatókört, és küldje vissza az emeletre megerősítésre.
Bár ez a példa kissé eltér az üzleti témától, mindannyian kapcsolódhatunk egy esküvői fogadáshoz. Esküvői fogadás megtervezésekor az Ön feladata lehet: 100 fős esküvői fogadás elkészítése vacsorával, nyitott bárral, esküvői tortával és élőzenekarral egy bizonyos időpontig, maximum költséggel $20,000.
Határozza meg a rendelkezésre álló erőforrásokat
Milyen emberek, felszerelés és pénz áll majd rendelkezésére a projekt céljainak eléréséhez? Projektmenedzserként általában nem tudja közvetlenül irányítani ezeket az erőforrásokat, hanem mátrixkezelésen keresztül kell kezelnie azokat.
A mátrixkezelés a beállított hierarchia vállalaton belüli használatát jelenti annak érdekében, hogy elérje, amit el kell végeznie. Ha Joe a projektjénél dolgozik, és az osztályán is, akkor két főnökre kell hallgatnia. Projektmenedzserként próbáljon kapcsolatban maradni a kölcsönzött eszközök felügyelőivel vagy tulajdonosaival, hogy meg tudja oldani a konfliktusokat.
Értsd meg az idővonalat
Mikor kell befejezni a projektet? A projektterv kidolgozása során némi rugalmassággal rendelkezhet az idő felhasználásában a projekt során, de a határidők általában rögzítettek, mint például az esküvői fogadás esetében. Ha úgy dönt, hogy túlórákat használ az ütemterv teljesítéséhez, mérlegelnie kell ezt a költségvetés korlátaival.
Részletezze a munkát
Melyek azok a főbb darabok vagy összetevők, amelyeket a projekt befejezéséhez létre kell hozni? Például egy esküvői fogadás magas szinten igényel: fogadóterem, étel, ital, torta, vendégek és szórakozás. Természetesen a nagyobb tételek mindegyike számos további elemre bontható. Ez a következő lépés.
A fenti esküvői fogadás példájában valószínűleg van egy csapata vagy személye, aki a különböző összetevőkért felelős. Dolgozzon együtt a csapat tagjaival, hogy pontosítsa az egyes fontosabb tételek eléréséhez szükséges részleteket.
Az élelmezésért felelős személynek meg kell értenie a lehetőségeket, a költségkorlátokat, és olyan választást kell tennie, amely támogatja a hatókör elérését.. Sorolja fel a kisebb lépéseket a nagyobb lépések mindegyikében. A projekt méretétől és összetettségétől függ, hogy hány szintre halad a részletező lépésekben.
Készítsen előzetes tervet
Állítsa össze minden lépését egy tervbe. Ennek jó módja egy prioritási táblázat használata, amely meghatározza, hogy mely elemeknek kell megelőzniük más elemeket. A formális projektmenedzsment gyakorlatok megkívánják az úgynevezett hálózati diagram kidolgozását és a kritikus út azonosítását. Bár ez meghaladhatja az Ön igényeit vagy tudásszintjét, az alapvető probléma az, hogy a tevékenységeket a megfelelő sorrendbe kell állítani, majd az erőforrásokat hozzárendelni a tevékenységekhez.
A következő kérdéseket kell feltenni: Mi történik először? Mi a következő lépés? Milyen lépések mehetnek végbe egy időben különböző erőforrásokkal? Ki fogja megtenni az egyes lépéseket? Mennyi időbe telik? Számos kiváló szoftvercsomag áll rendelkezésre, amelyek automatizálhatják ezt a részletet. Kérdezz meg másokat, akik hasonló pozícióban vannak, mit használnak.
Készítse el alaptervét
Kérjen visszajelzést az előzetes tervről csapatától és minden más érdekelttől. Módosítsa idővonalait és munkaütemezéseit, hogy a projekt illeszkedjen a rendelkezésre álló időhöz. Végezze el a szükséges módosításokat az előzetes terven az alapterv elkészítéséhez.
Kérjen projektkorrekciókat
Szinte soha nem jut elég idő, pénz vagy tehetség egy projekthez. Az Ön feladata, hogy beérje a rendelkezésre álló korlátozott erőforrásokkal. Azonban gyakran vannak olyan korlátok egy projekt számára, amelyek egyszerűen irreálisak. Elő kell állítania az ügyét, és be kell mutatnia a főnökének, és kérnie kell ezen irreális határok megváltoztatását. Kérje a változtatásokat a projekt elején. Ne várja meg, amíg bajba kerül, és kérje a szükséges változtatásokat.
Amikor elkezdte az erőforrások beszerzését és a szükséges anyagok beszerzését, már a végrehajtás fázisában van. Ebben a fázisban Ön is:
A projektcsapat összeállítása
Hozd össze a csapatod tagjait, és kezdj párbeszédet. Ők a műszaki szakértők. A funkcionális felügyelőjük ezért rendelte őket a projekthez. Az Ön feladata a csapat irányítása.
Végezze el tervét
A terv elkészítése fontos, de a terv megváltoztatható. Van egy terved, hogy minden reggel autóval indulj munkába. Ha az egyik kereszteződést eltorlaszol egy baleset, akkor módosítja a tervet, és más utat választ. Tegye ugyanezt a projektterveivel is. Szükség szerint módosítsa őket, de mindig tartsa szem előtt a hatókört és az erőforrásokat.
Ahogy a terve kibontakozik és a munka befejeződik, belép a megfigyelési és ellenőrzési szakaszba. Ebben a fázisban a költségek, az erőforrások és a minőség szabályozásán dolgozik, valamint:
Kövesse nyomon csapata előrehaladását
A projekt elején keveset fogsz haladni, de utána kezdd el figyelni, hogy mindenki mit csinál. Ez megkönnyíti a problémák észlelését, mielőtt azok problémává válnának.
Mindent dokumentál
Nyilvántartást vezet. Minden alkalommal, amikor módosítja az alaptervét, írja le, mi volt a változtatás, és miért volt rá szükség. Minden alkalommal, amikor új követelmény kerül a projektbe, írja le, honnan származik az igény, és hogyan módosult emiatt az ütemterv vagy a költségvetés. Nem tud mindenre emlékezni, ezért írja le őket, és a projekt végén megtekintheti őket, és tanulhat belőlük.
Tájékoztasson mindenkit
Folyamatosan tájékoztassa a projekt összes érintettjét a haladásról. Tájékoztassa őket sikereiről, amikor minden mérföldkövet teljesít, de azonnal tájékoztassa őket a problémákról is, amint azok felmerülnek.
Ezenkívül folyamatosan tájékoztassa csapatát. Ha a változtatásokat fontolgatja, a lehető leghamarabb tájékoztassa őket a csapatnak. Győződjön meg róla, hogy a csapat minden tagja tisztában van azzal, hogy mindenki mit csinál.
Kövesd a lépéseket
Nem kell formális projektmenedzsernek lennie ahhoz, hogy egy projektkezdeményezést vezessen. Alkalmaznia kell azonban a projektmenedzsment eszközeit, logikáját és lépéseit, hogy tisztázza a céljait, részletezze a munkát, és csapatot építsen a végrehajtásra, miközben mindezt irányítja.
