A projektmenedzsment területe, hasonlóan minden más szakterülethez, egyedi szókinccsel rendelkezik, tele betűszavakkal és speciális kifejezésekkel. Három alapvető kifejezést és fogalmat kell tartalmaznia:
- Hatály
- Kockázat
- Feltételezések
Ez a három alapvető projektmenedzsment-kifejezés vázlata, valamint hivatkozásokat és javaslatokat tartalmaz további olvasmányokhoz.
Hatály
A projektmenedzsmentben, hatálya a projekt mértékét meghatározó határok halmaza. A terjedelem leírja, hogy a projektkezdeményezés eredményeként mit kell szállítani az ügyfélnek.
A hatókör megértése lehetővé teszi a projektmenedzser és a projektcsapat számára, hogy megértsék, mi esik a projekt határain belülre vagy kívülre. Ha valami „nem tartozik a hatókörbe”, az nem kerül figyelembevételre a projekt tervezési munkája. Azok a tevékenységek, amelyek a hatóköri nyilatkozat határain belül esnek, „hatókörnek” minősülnek, és az ütemtervben és a költségvetésben elszámolásra kerülnek. Ha egy tevékenység a határokon kívül esik, azt „nem hatályon kívülinek” tekintik, és nem tervezik.
Akár projektmenedzser, akár része a projektnek projekt csapat, érdemes megfontolni, hogy valami hatókörbe tartozik-e vagy kívül esik, amikor továbblép. Példaként képzelje el, hogy egy ügyfél arra kérte Önt, hogy készítsen webhelyet. A projekt hatókörének (vagy határainak) felvázolásakor a következő elemeket jelöli meg hatókörként:
- Telephelytervezés és drótváz diagramkészítés
- Próbapad kialakítása
- Kódolás a jóváhagyott drótvázra
- Grafikai fejlesztés a weboldal témájához
- Tesztelés és hibakeresés a webhely nyilvánossá tétele előtt
A projekt során az ügyfél kéri, hogy mellékeljen egy videós áttekintést a cégről. A videó nem szerepel a projekt hatókörében, ezért nem tartozik a hatókörbe. Bár lehet, hogy felár ellenében szívesen elkészíti a videómunkát, ehhez felül kell vizsgálni a projekt hatókörét, valamint a költség- és időbecslést.
Egyértelmű és egyeztetett hatókörű dokumentum hiányában a videó kérdése vitássá válhatott a csapata és az ügyfél képviselői között. Egy világos hatóköri nyilatkozat lehetővé tette a helyzet enyhítését és a változás rendezett kezelését.
Tehát hogyan lehet meghatározni, hogy mi tartozik a hatálya alá vagy nem? Először fel kell vázolnia a projekt minden részletét, amelyet jelenleg ismer az ügyféllel vagy a projekt tulajdonosával folytatott megbeszélések alapján. Ezután olyan kulcsfontosságú feltételezéseket kell tennie, amelyek befolyásolják, hogy mit tekintünk hatókörön belül vagy kívül.
Feltételezések
Életed egy bizonyos pontján valószínűleg azt mondták neked: „Soha ne tételezz fel.” A projektmenedzsmentben azonban a feltételezések megfogalmazása mindennapos tevékenység. A feltételezések segítenek meghatározni a hatókört és a kockázatokat, valamint pontosítani az idő- és költségbecsléseket. Természetesen elengedhetetlen a feltételezések dokumentálása és érvényesítése.
Vegyünk egy egyszerű dolgot, például egy könyv létrehozását. Tegyük fel, hogy a barátodnak van egy dohányzóasztal-könyv ötlete, és megkért, hogy irányítsd a projektet. Első kérése egy költségvetésre vonatkozik, hogy biztosíthassa a finanszírozást. A hatókör meghatározásakor nyilvánvaló, hogy ismerőse sok részletben bizonytalan, beleértve az oldalszámot, a képbeillesztést, a borító stílusát és az oldalakhoz használandó papír súlyát.
Mivel ezek a tényezők mindegyike befolyásolja a költségeket és a gyártás összetettségét, meg kell tennie a specifikációkkal kapcsolatos feltételezéseket, és jóváhagyja ezeket a feltételezéseket elfogadhatóként vagy elfogadhatatlanként a barátod. További megbeszélés után a barátod elmondja, hogy 50 fényképet tervez beilleszteni a könyvbe. Feltételezését alapozhatja az 50 képre, vagy arra számítva, hogy ez a szám idővel növekedni fog, feltételezheti, hogy 75-90 oldal lesz a képekkel.
Azt is láthatja, hogy a feltételezések hogyan befolyásolják közvetlenül az ütemezést. Képzeld el például, hogy egy projektet vezetsz egy parkban, amihez hintagarnitúra épül. A projekt felállításakor megkapja a költségvetést és a csapattagokat, akik közül az egyik az anyagokért felel. Az ütemterv elkészítésekor megkérdezi az anyagokért felelős személyt, hogy mikor érkezik meg a cement. Ez a személy azt válaszolja, hogy nem biztos benne, hogy mikor érkezik meg a cement, de azt hiszi, hogy június 1. és június 10. között lesz. A hatókör és az ütemterv összeállítása során azt feltételezi, hogy a cement legkésőbb június 10-én megérkezik. Ez a példa a feltételezések két előnyét mutatja be.
Az első előny az, hogy a cement legkésőbbi június 10-i átvételének feltételezése lehetővé teszi a cement érkezésétől függő tevékenységek tervezését. A második előny az, hogy az anyagfelelősnek határidőt biztosít a cement szállítására, amelyet azután továbbít a szállítójának. Véletlenül kulcsfontosságú határidőt tűzött ki a projekt előrehaladására.
A feltételezések mérőszámokat hoznak létre, amelyeket a projekt során gyakran felülvizsgálnak, hogy segítsenek a projektcsapatnak a hatókörön belül, időben és költségvetésen belül maradni. De mi történik, ha a feltételezések tévesek? Itt jön képbe a kockázat.
Kockázat
Miután felépítette hatókörét, és azonosította a hatókör és a becslések mögött rejlő feltételezéseket, el kell kezdenie a kockázati területek felmérését. A kockázat ugyanaz a projektmenedzsmentben, mint a való világban; ez egy veszély vagy véletlen, amely kárt okozhat.
Minden projekt tartalmaz kockázatot, és ha Ön a projekt menedzsere vagy tulajdonosa, akkor ez nem csak az Ön felelőssége a kockázatok előrejelzésében, de az Ön feladata az is, hogy kommunikálja e kockázatok lehetséges hatását a projektcsapattal, és felkészüljön a kockázatok mérséklésére.
A kockázat különböző mértékben jelentkezik. Néha a kockázat azt jelentheti, hogy a projekt kissé másképp fog futni, vagy váratlan fordulatot vesz. Bizonyos esetekben azonban a kockázat katasztrofális eredményekhez vezethet, amelyek a feje tetejére állítják a projektet.
Használjuk a játszótéri forgatókönyvet a fenti cementpéldából. Az egyik kockázat az, hogy a cement nem érkezik meg a feltételezett június 10-i dátumig. Milyen lehetséges hatásai lehetnek ennek a kockázatnak? A cement kiöntése után következő összes tevékenység késik a probléma következtében.
A kockázatok pozitívak is lehetnek. Vegye figyelembe a projektre gyakorolt hatást, ha a cement a vártnál korábban jelenik meg. Bár ez pozitív eredménynek tűnik, továbbra is problémát okoz a projekt összes többi lépésének időzítésében és sorrendjében.
A projektmenedzserek a projektcsapataikkal együtt ötletelnek és azonosítják a lehetséges kockázatokat. Egy lépéssel tovább viszik a folyamatot, és megvizsgálják a kockázat lehetséges súlyosságát és előfordulásának valószínűségét. Ezen túlmenően azonosítják azokat a személyeket, akik a legalkalmasabbak a kockázat bekövetkezésének azonosítására, és egyeztetett kockázatcsökkentési terveket dolgoznak ki.
Sok cég rendelkezik részletes kockázati sablonokkal, amelyeket az idők során és más projektekkel kapcsolatos tapasztalatok alapján fejlesztettek ki. Egyes iparágak kockázati profilokat állítottak össze, amelyeket a kockázatelemzés kiindulópontjaként használnak. Sok iparág nagyon részletes statisztikai elemzést végez a kockázattervezéshez is.
