A legtöbb szervezet számára az egyetlen legfontosabb elem irodai felszerelés az a telefon. Az üzleti osztályú telefonrendszerek általában néhány ezer dollárba kerülnek, és az ár a rendszer méretének és a kívánt funkciók számának növekedésével arányosan növekszik.
Az itt tárgyalt üzleti osztályú telefonrendszerek erre valók irodák tíz vagy több emberrel.
Milyen funkciókra lesz szüksége
Azok a funkciók, amelyek értéket hoznak vállalkozása számára, és összekötik vállalkozását a világgal, megnövelik a telefonrendszer összköltségét. A telefonrendszer értékesítője megpróbálja eladni Önnek az összes csengőt és sípot (ez a munkája), de meg kell vizsgálnia az egyes funkciókat, és el kell döntenie, hogy hozzáadja-e a vállalkozás értékét, vagy megmenti Önt pénz.
Alapvető funkciók
Íme néhány általánosabb szolgáltatás, amelyek az üzleti telefonrendszereken érhetők el. Minden márka más és más, ezért kérje az eladótól a lehetőségek teljes listáját.
A autós kísérő rendszerint a recepciós helyét veszi át, és a hívóknak bemutatja a lehetőségek listáját
- Konferencia funkciók lehetővé teszi két vagy több bővítmény csatlakozását a beszélgetések megosztásához. Általában az alapértelmezett kettő. Ha kettőnél többre van szüksége, kérdezze meg, mennyi a maximális résztvevők száma. Egyes rendszerek csak a belső bővítmények konferenciáját teszik lehetővé. Ha külső konferenciahívásra van szüksége, kérdezzen erről is.
- Automatizált címtár lehetővé teszi a hívók számára, hogy a nevük első néhány betűjének megadásával megkeressék az alkalmazott mellékét.
- Hangposta lehetővé teszi üzenetek hagyását az elérhetetlen vagy telefonon lévő alkalmazottaknak. Egyes rendszerek továbbíthatják a hangpostaüzeneteket az alkalmazottak e-mailjeire, és lehetővé teszik, hogy külön harmadik fél hangposta-berendezései kapcsolódjanak a berendezéseikkel. Az áraktól függően ezzel pénzt takaríthat meg.
- Hívástartás egy hívás tartásba helyezésének képessége, miközben a felhasználó más ügyekkel foglalkozik. Általában a rendszer része.
- Hívásátirányítás lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy minden hívást átirányítson egy másik mellékre vagy ideiglenesen hangpostára.
- Gyorshívó elmenti a gyakran használt telefonszámokat, és lehetővé teszi, hogy a felhasználó egy-két gombnyomással tárcsázza. Hasznos időmegtakarítást jelent a gyakran hívott számokhoz.
- Újratárcsázás lehetővé teszi az utoljára hívott szám újratárcsázását egy gombnyomással.
- Lapozás lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy hangosbeszélő-rendszeren keresztül felhívjon egy alkalmazottat vagy bejelentéseket tegyen.
- Zene tartásban hallgatnivalót ad a hívóinak, miközben tartásban vannak. Ez lehet zene vagy előre felvett üzenetek, amelyek reklámozzák cégét.
- Back Up Power Áramkimaradás esetén 10-60 percig alternatív áramforrást biztosít.
Speciális funkciók
A fejlett funkciók jelentős költségekkel járnak a teljes rendszerben, és folyamatos költségekkel járnak a rendszer élettartama során. Ez azonban csökkenthető lenne Vevőszolgálat és időtakarékos előnyökkel járnak.
- Távoli hely A funkció lehetővé teszi az egyszerű kapcsolatokat a külső alkalmazottakkal vagy kis távoli irodákkal egy belső mellék egyszerű tárcsázásával.
- Találj meg / Kövess engem lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy igény szerint továbbítsák telefonjukat egy másik telefonra, mobiltelefonra, otthoni telefonra, titkárnőre stb.
- Számítógépes telefonintegráció (CTI) lehetővé teszi, hogy a telefonrendszer együttműködjön egy számítógépes rendszerrel. Ilyen például az a lehetőség, hogy a felhasználó rákattint egy telefonszámra a képernyőn, és a telefonrendszer automatikusan tárcsázza a számot (csökkenti a rossz számok számát, és időt takarít meg); vagy az ügyfél telefonszámának átadása a számítógépnek, amikor felhívja az ügyfél fiókját, és megjeleníti azt a képernyőn az alkalmazott számára, mielőtt felveszi a telefont. Ez az opció nagyon drága.
Mekkora legyen a rendszer
A következő kérdés, amit meg kell válaszolnod, az, hogy hol szeretnéd a telefonokat. Az alábbi lista azonosítja azokat a gyakori helyeket, ahol telefonbővítményt szeretne keresni:
- Recepciós
- Minden iroda
- Fax
- Hitelkártya terminálok, adatportok
- Konferenciaterem
- Üzlet/raktár emelet
- Közterületek (váróterem, folyosók, bejáratok stb.)
Ezután meg kell határoznia, hogy egyidejűleg hány telefonhívás érkezik az irodába, és hány hívás érkezik az irodából. Az adott pillanatban bejövő és kimenő hívások összege a szükséges vonalak (vagy fővonalak) száma.
Az általános konfigurációk 3, 8, 12, 16, 24 vagy 48 sorosak. A nagyobb rendszerek bővítőhelyekkel rendelkeznek, így később további sorokat adhat hozzá. Ne felejtse el figyelembe venni a jövőbeli növekedést (a 25% nem ritka). Fontos: ha ezt alábecsüli, a hívók foglalt jelzést kapnak, ha az összes vonal használatban van.
Telefonrendszer-kereskedő keresése
Kereskedőt találni nem nehéz. Először is kereshet az interneten a „Telephone Equipment & Supplies” kifejezésre, hogy megtalálja az Önhöz közeli kereskedőt.
Az üzleti és irodatechnikai szakkiállítások is jó kiindulópontok. Nemcsak az értékesítőkkel és a támogatókkal találkozhatsz, hanem egy rendszert is kipróbálhatsz.
Végül a legjobb módszer, ha körbekérdez. Kérdezd meg azokat az ismerőseidet, akiknek irodájuk van. Értékelheti a berendezés minőségét és a nyújtott szolgáltatás színvonalát is.
A teljes költség kiszámítása
A rendszer teljes költsége a következő összetevőkből áll:
- Alapegység / rendszer a teljes telefoninfrastruktúrát vezérlő egység. A költség függ a szolgáltatások számától, a kezelhető telefonkészülékek számától és a telefontársaságtól érkező vonalak számától.
- Kézibeszélők / asztali szettek azok az egységek, amelyek az asztalokon ülnek, vagy a falhoz vannak rögzítve. Többféle stílusban, képességben és áron kaphatók. Az árak 70 és 1000 dollár között mozoghatnak. Ilyenek például az alap (legolcsóbb), a középszintű, az executive/high-end, a recepciós készletek (legdrágább) és a konferenciaasztal-egységek. Az egyéb opciók közé tartoznak a kihangosító fejhallgatók és a vezeték nélküli kapcsolatok. A legtöbb kézibeszélő szabadalmazott, és csak az adott gyártó alaprendszerével működik. Ha egy meglévő telefonrendszert cserél le, az összes új készülék ára (márkaváltás esetén) a következő magasabb modellre való frissítést teheti az egyetlen megfizethető megoldássá.
- Vezeték a szervezet véredényei, és nem szabad marginalizálni. Ha irodát épít, szereljen fel további vezetékeket és csatlakozóaljzatokat minden olyan területen, ahol úgy gondolja, hogy szüksége lehet telefonra a jövőben. A költség a költség töredéke lesz, ha később vissza kell mennie, és lyukat kell ütnie a mennyezeten és a falakon. Ha meglévő vezetékekkel rendelkező épületbe szereli be, a szerződés aláírása előtt kérje meg a kereskedőt, hogy ellenőrizze a vezetékek kompatibilitását.
- Telepítés és kezdeti konfigurálás lesz a projekt legidőigényesebb része. A telefonrendszerek nem működnek azonnal, és valószínűleg egy képzett technikusnak kell telepítenie és először konfigurálnia. Annak érdekében, hogy a lehető leggyorsabban elinduljon, győződjön meg arról, hogy ez szerepel a szerződésben. További tárgyalható lehetőségek a karbantartás, a jövőbeni módosítások és az alkalmazottak képzése.
A végső döntés meghozatala
A végső döntés a te válladon nyugszik. A telefonrendszer értékesítői agresszívek lehetnek, de ne feledje, hogy Ön „az ügyfél”, és Ön a felelős. Annak érdekében, hogy a kívánt rendszerért a legjobb árat kaphassa, szállítsa el igényeit több vállalathoz, és hagyja, hogy licitáljanak a projektre. Győződjön meg róla, hogy részletes ajánlatot kap, amely lefedi a fent vázolt összes területet. Az alma-alma összehasonlítást nem kapja vissza, ezért kérje meg, hogy a szolgáltatások költségét külön sorolják fel (vagy részletezzék, ha szolgáltatáscsomagként szerepelnek). Ez lehetővé teszi annak meghatározását, hogy mi okozza az árkülönbségeket. Ha még mindig nem biztos abban, hogy van-e egyértelmű vezető, kérjen egy bemutatót egy meglévő ügyfél webhelyén. Végül hasonlítsa össze az ajánlatokat, és válassza ki azt, amelyik megfelel az Ön igényeinek, lehetővé teszi a növekedést, és ami a legfontosabb, hogy a legjobban érzi magát.
