Amikor valaki úgy dönt, hogy éttermet nyit, különösen először, általában az ételek iránti szenvedély és a vendéglátás iránti elkötelezettség hajtja. Bár a jó szakácsnak lenni és a győztes személyiségnek két kulcsfontosságú összetevője van, nem ez az egyetlen. Ha egy kisvállalkozás elbukik, az gyakran az első évben történik, és általában rossz üzleti döntések és gyakorlatok miatt. Amikor éttermet indít, egy jó könyvelési rendszer felállítása elengedhetetlen ahhoz, hogy vállalkozása a lehető legjobb túlélési esélyt adja.
Az éttermi könyvelési rendszer kidolgozása hasonló bármely kisvállalkozás számviteli rendszerének létrehozásához, de vannak fontos különbségek, amelyeket figyelembe kell venni. Az éttermek alacsony haszonkulccsal rendelkeznek, ezért elengedhetetlen a kulcsfontosságú teljesítménymutatóik (KPI) szinten tartása.
Hogyan működik az éttermi könyvelési rendszer
Számviteli rendszere nyomon követi az étterem összes pénzügyi tranzakcióját, és ezek alapján jelentéseket készít tranzakciókat, összegyűjti a megfelelő információkat az adókkal kapcsolatban, és az Ön számára elérhető formátumban összegzi az információkat megért.
Ezen információk felhasználásával olyan pénzügyi döntéseket hozhat éttermével kapcsolatban, amelyek minimalizálják a kiadásait, maximalizálják a profitot, és elégedettek maradnak ügyfelei. Az éttermi könyvelési rendszer nélkül mindez zűrzavar lenne, és nem állna rendelkezésére a legjobb döntések meghozatalához szükséges információ.
Kövesse ezeket a lépéseket egy alapvető éttermi könyvelési rendszer beállításához.
Az éttermi könyvelési rendszer bevezetésének lépései
Béreljen könyvelőt vagy könyvelőt
Hacsak nem könyvelő vagy könyvelő, valamint szakács vagy étteremtulajdonos, segítségre lesz szüksége az éttermi könyvelési rendszer felállításához. Még a legkisebb kávézóknak is pénzügyi nyilvántartást kell vezetniük, hogy bejelenthessék adóikat, és jó döntéseket hozhassanak a vállalkozás életben tartása érdekében.
Érdemes megfontolni egy házon belüli könyvelő felvételét és a könyvelési szolgáltatások kiszervezését.
Van különbség a könyvelés és a könyvelés között. A könyvelés a pénzügyi tranzakciók rögzítésének, a nyugták és egyéb dokumentációk rendszerezésének folyamata. Eközben a számvitel a könyvelő által szolgáltatott információk elemzésének gyakorlata, és olyan jelentéseket készít, amelyek érthetővé teszik a számokat egy nem üzletorientált ember számára. Egy másik lehetőség, hogy saját kezűleg vezeti a könyvelést, és csak könyvelőt alkalmaz. Előny, ha felvehet egy könyvelőt és könyvelőt, aki ismeri a vendéglátást.
Válassza a Számviteli szoftver lehetőséget
Számos robusztus éttermi könyvelési szoftvercsomagok. Olyant szeretne választani, amely könnyen megtanulható és használható, de erős jelentéskészítési és pénzügyi elemzési funkciókat kínál. Figyelembe kell vennie az eredménykimutatást (bevétel) és egyéb pénzügyi kimutatásokat készítő szoftvereket. A szoftvernek rendelkeznie kell készletkezelési funkciókkal is, és integrálnia kell a bérszámfejtési szoftverrel, ha házon belül végez bérszámfejtést.
További fontos funkciók a számlázás, a kintlévőségek és kötelezettségek kezelése, az alkalmazottak ütemezése és a menütervezés, hogy csak néhányat említsünk.
Az étterem összetettsége és kínálata segít meghatározni a megvásárolt szoftvert. Könyvelője vagy könyvelője tud tanácsot adni a választandó szoftvercsomagról.
Az éttermi bérszámfejtés bonyolult a különböző fizetések, borravalók és változó munkarend miatt. Gyakran jó ötlet bérszámfejtését kiszervezi a könyvelőjének vagy egy bérszámfejtő szolgálathoz. Ha házon belül végez bérszámfejtést, akkor választania kell bérszámfejtő szoftver. Ugyanez igaz az adótervezésre és az adóelőkészítésre is.
Válassza ki az Ön elszámolási módját
Néhány döntést meg kell hoznia, amelyek kéz a kézben járnak a számviteli szoftver kiválasztásával. Először is el kell döntenie, hogy egyszeres vagy kettős könyvelést használ-e könyvei rendszerezéséhez. Mivel az éttermi ágazat leltározással jár, általában tanácsos a kettős könyvelés.
Azt is el kell döntenie, hogy készpénzes vagy eredményszemléletű elszámolást használ-e. Az eredményszemléletű számvitel pontosabb pénzügyi képet ad, mivel azonnal rögzíti a bevételeket és a kiadásokat, amint a tranzakciók megtörténnek.
Válasszon egy POS-rendszert a készpénzkezeléshez
Az értékesítési pont (POS) az a hely, ahol az ügyfél fizet az étkezésért és az étteremben vásárolt egyéb termékekért vagy szolgáltatásokért. Az éttermeknek különleges funkciókra van szükségük POS szoftver, mint például az eladások nyomon követése. Egyes POS-csomagok segíthetnek az alkalmazottak menükészítésében és időmérésében. Az éttermeknek olyan POS szoftverre is szükségük van, amely erős készletkezelési funkciókkal rendelkezik mind a ház előtt, mind a hátsó irodában. A szoftver akár a bérszámfejtés elkészítésében is segíthet.
Az étterem POS rendszerében a bankkártya-tranzakciók mennyisége miatt billentyűzettel kell rendelkezni. Az ügyfelek ezután használhatják hitelkártyájukat érintésmentes tranzakciók lebonyolításához.
Állítsa össze az étterem számlatervét
A számlatükör az eredménykimutatást és a mérleget alkotó mind az öt számlakategória listája. Ezek a számlák az eszközök, a kötelezettségek, a saját tőke, a bevételek és a kiadások. A pénz a szokásos üzletmenet során áramlik be és ki ezekre a számlákra. Amikor pénzt költ vagy keres pénzt, a számviteli elvek szerint megfelelően terheli és jóváírja ezeket a számlákat.
Ezen fiókok mindegyike rendelkezik ágazatspecifikus alfiókokkal. Például egy étterem számlatáblázata eltér a más típusú vállalkozások számlatáblázatától. Lásd az alábbi példát:
Ha éttermek könyvelési szoftverébe fektet be, az segít Önnek megfelelő számlatükör összeállításában az étterme számára.
Hogyan lehet nyomon követni az étterem pénzforgalmát
A számlatervben konkrét számlák találhatók, amelyek különösen fontosak az éttermek számára. Tartsa szemmel a következőket:
Bérszámfejtés
Az éttermekben talán a legproblémásabb számla a bérszámfejtés. Az éttermi dolgozók teljes és részmunkaidős munkavállalók is lehetnek, eltérő fizetéssel. Javasoljuk, hogy bérszámfejtési szolgáltatásait kiszervezzék, vagy legalább speciális bérszámfejtő szoftvert használjon ehhez a feladathoz.
Leltár
Egy étteremben a készlet két nagy csoportból áll: élelmiszerek és kellékek. Kövesse nyomon a készletét, hogy ne legyen túl sok, ami hulladékként fog végződni, vagy túl kevés, ami árt az eladásainak. A lehető legalacsonyabb szinten szeretné tartani átlagos napi készletét anélkül, hogy hiányt okozna. POS-szoftvere felbecsülhetetlen értékű abban, hogy nyomon követhesse készletét.
Kötelezett számlák
A szállítói tartozások az, amennyivel tartozik a szállítóinak, és szerepel a mérlegében. Amikor számlát kap, írja be azt a könyvelési szoftverébe. Így nem fog késni a számláinak kifizetésével. A beszállítóival és szállítóival fenntartott jó kapcsolat segíti vállalkozása zökkenőmentes működését.
Pénzforgalom
Kövesse nyomon, hogy mennyi készpénz kerül be és ki a vállalkozásába. Hasznos tudnia napi, heti, havi és negyedéves pénzforgalmát. A készpénzköltségvetés és a cash flow kimutatás elkészítése segít a pénzáramlás nyomon követésében.
Értékesítés
Fontos, hogy az étterem tulajdonosa tudja, hogy az eladásaiból mennyi származik élelmiszerből és mennyi italból. Ezt tovább bonthatja beétkezésekre, kihordott étkezésekre, és akár különböző menüpontokra is a könyvelő szoftver segítségével.
Az eladott áruk költsége
Az étteremben eladott áruk költsége (COGS) az étlapon szereplő tételek elkészítéséhez felhasznált összes élelmiszerből és kellékből áll. Meg kell különböztetnie az ELÁBÉ-t a vállalkozás működtetésének egyéb költségeitől, például a bérleti díjaktól és a rezsiköltségektől vagy a használati költségektől. Az étterem számlatáblázata az összes használatbavételi költséget költségként sorolja fel, míg az élelmiszerek és a kellékek az ELÁBÉ alatt.
Milyen jelentések fontosak az étterem könyveléséhez?
Vannak olyan jelentések, amelyek kifejezetten az éttermi könyvelésre vonatkoznak, és más jelentések, amelyeket minden kisvállalkozásnak meg kell őriznie mind az adók, mind az elszámoltathatóság céljából. Az étteremspecifikus jelentések leírják a KPI-ket. Ezeket a jelentéseket általában az éttermi könyvelő szoftver és a POS szoftver generálhatja::
- Napi értékesítési jelentés: Ez a jelentés lehetővé teszi, hogy összehasonlítsa heti vagy havi eladásait, hogy megnézze, hogyan teljesít az étterem, mielőtt levonná a költségeket.
- Élelmiszer költségek: Meg kell nézni, hogy mennyi élelmiszer kerül az élelmiszerek értékesítéséből származó teljes bevételhez képest. Az Ön POS rendszere ezeket a számokat tartalmazza.
- Használati költségek: Ezek a költségek, például a bérleti díj és a rezsi, az Ön általános költségei, és nem változnak sokat.
- Elsődleges költségek: Ez a jelentés összehasonlítja a munkaerőköltségeit és az ELÁBÉ-t a bevételével. Általában a munkaerőköltségek, amelyek magukban foglalják a bérszámfejtést és a munkavállalói juttatásokat, a bevétel körülbelül 30%-át teszik ki. Az étterem önköltsége a legtöbb kiadást jelenti. Ügyeljen az önköltségre, mert itt spórolhatja meg a legtöbb pénzt.
- Üzemeltetési költségek: Ezek a költségek mindazok, amelyeket nem fedeznek az önköltség és a bérbeadási költségek, mint például a marketing- és reklámköltségek.
Ezeket a jelentéseket minden kisvállalkozásnak meg kell őriznie:
- Jövedelem kimutatás: Az eredménykimutatás az Ön eredménykimutatása. Megjeleníti a kiadásait egy bizonyos időszakra, például egy hónapra vagy negyedévre. Az eredménykimutatás felsorolja bevételeit a kiadásaihoz viszonyítva.
- Mérleg: A mérleg megmutatja, hogy a cégnek mi a tulajdona (eszközök) és mivel tartozik (források), valamint a tulajdonos saját tőkéje. Ha többel tartozik, mint amennyit birtokol, lépéseket kell tennie bevételének növelésére és adósságterhelésének csökkentésére.
- Pénzforgalmi kimutatás: A cash flow kimutatás megmutatja a cégen belüli pénz be- és kiáramlását. Felbecsülhetetlen értékű eszköz a készpénzigények nyomon követésére.
