Hogyan írjunk hatékony támogatási javaslat kísérőlevelet

Bár a fő részei a te támogatási javaslat a legtöbb időt és energiát fogja igénybe venni, ne rövidítse meg a kísérőlevelét. A pályázati csomag összeállításának finomabb pontjaira való odafigyelés finanszírozási kérelmet eredményezhet vagy megszakíthat. Ne kapcsolja ki a finanszírozóját egy hanyag kísérőlevéllel.

Mim Carlson és Tori O'Neal-McElrath, a szerzők Támogatások elnyerése lépésről lépésre,rámutat, hogy a kísérőlevélnek:

• Mutassa be szervezetét a megfelelő személynek.
• Biztosítsa a finanszírozót arról, hogy ezt a projektet az Önök is támogatják Igazgatóság.
• Mondja el, mit kér – mennyit és miért.

Mikor csatolja be a kísérőlevelet?

Használjon kísérőlevelet a vállalatoknak és alapítványoknak szóló javaslatokhoz, de ne szövetségi vagy állami támogatási kérelmek esetén. Ezek a finanszírozók csak azt akarják, amit kérnek, és ritkán kérnek kísérőlevelet.

A jó kísérőlevél tulajdonságai

A kísérőlevélnek a következőket kell tartalmaznia:

• Legyen rövid
• Gyorsan térj a lényegre
• Nem ismétli meg az ajánlatban szereplő információkat
• Mondja el az olvasónak, hogy mennyire érti a finanszírozót, és hogyan felel meg a támogatás a finanszírozó követelményeinek

Beverly A. Browning, a szerzője Grant Writing for Dummies, azt javasolja, hogy írja meg a kísérőlevelet, miután a teljes ajánlatot kitöltötte, és amikor elgondolkodtató hangulatban van. Browning azt mondja:

„Ahogyan nagy eredményének tekinti (a kész finanszírozási kérelmet), engedje meg a kreatív, jobb oldalát Az agy beindul, és összekapcsolja a sikerélményeit azzal a személlyel, aki segít megvalósítani terveit igaz."

A kísérőlevél formázása

1. Használja szervezete levélpapírját. A kísérőlevélen ugyanazt a dátumot kell feltüntetni, mint a kitöltött támogatási kérelemben. Ez az a dátum, amikor elküldi a támogatási javaslatot az adományozónak. Ugyanazon dátum használatával az ajánlatcsomagban található összes dokumentum egységes lesz.
2. A belső címként (a levél tetején található) használja az alapítvány vagy vállalati kapcsolattartó nevét és beosztását, majd a finanszírozási forrás nevét, címét, városát, államát és irányítószámát. Ellenőrizze még egyszer ezt az információt telefonon vagy e-mailben. Az ilyen információk gyakran változnak, ezért győződjön meg arról, hogy az aktuális név és cím megvan.
3. Üdvözletében használja a "Kedves" szót, valamint a személyi címet (Mr., Ms., Mrs., Dr., Mrs. stb.), majd írja be a vezetéknevet. Nagyon fontos, hogy a levelet egy adott személynek címezd. Hívja fel az alapítványt vagy a vállalati irodát, hogy megbizonyosodjon a megfelelő személyről és a megfelelő személyi címről. Ezek a részletek jelentéktelennek tűnhetnek, de számítanak.
4. Az első bekezdés legyen rövid és koncentrált. Mutassa be szervezetét (a hivatalos nevét, amely az Ön vállalati neve is lesz), és mondja el a finanszírozónak, hogy mennyi pénzt kér és miért. Írjon be egy-két mondatot arról, hogy a szervezete mit csinál, majd írjon be egy kutatáson alapuló pontot, amely megmutatja, hogy szükség van arra, amit a szervezete csinál.
5. Írj még egy-két rövid bekezdést. Mondja el projektje célját, és azt, hogy az hogyan illeszkedik a finanszírozó küldetéséhez vagy finanszírozási prioritásaihoz. Tegye bele azt a tényt, hogy az igazgatótanácsa teljes mértékben támogatja a projektet.
6. Levelét fejezze be egy összefoglaló bekezdéssel. Adja hozzá, mit jelenthet ez a finanszírozási partnerség projektje célközönsége számára. Érdemes lehet egy helyszíni látogatásra szóló meghívót is mellékelni.
7. Használjon lezárást, például "Tisztelettel".
8. A levelet az ügyvezető igazgatónak vagy az igazgatóság elnökének, vagy mindkettőnek alá kell írnia. Az aláírás alá írja be az aláíró keresztnevét, középső kezdőbetűjét, vezetéknevét és beosztását. Bár az ED-nek vagy az igazgatótanács elnökének alá kell írnia a levelet, az utolsó bekezdés végén adja meg a legjobb személy elérhetőségét, aki válaszol a kérdésekre.
9. A levél alján írja be a „MELLÉKLET” szót (csupa nagybetűvel).

Milyen hosszú legyen a kísérőlevél?

Korlátozza a kísérőlevelet egy oldalra, három vagy négy bekezdéssel. Gyors olvasmánynak kell lennie.

A kísérőlevél hangneme és konkrétumai változhatnak attól függően, hogy felkérték-e a teljes ajánlat benyújtására a levél elküldése után. Kérdőlevél (LOI), vagy ha ez a projekt az Ön szervezete első megközelítése ehhez az alapítványhoz.

Kísérőlevél minta

Mary Smith, PhD.

Programfelelős.

Közösségi Alapítvány.

4321 Common Lane.

Néhány város, YZ 55555.

Kedves Dr. Smith!

A Some City Senior Center tisztelettel 50 000 USD támogatást kér a Senior Latino Community Outreach kísérleti projektünkhöz.

Mint bármely megye legnagyobb idősek központja, amely naponta több mint 450 idős embert szolgál ki, tisztában vagyunk a szolgáltatási területünk változó demográfiai helyzetével. Elkötelezettek vagyunk amellett, hogy központunkat a felmerülő igényekhez igazítsuk és bővítjük. A Senior Latino Community Outreach Kísérleti Projekt lehetővé teszi számunkra, hogy egy egyéves kísérletet hajtsunk végre annak megállapítására, hogy központunk hatékonyan képes-e:

Biztosítson átfogó hozzáférést az egészségügyi és szociális szolgáltatásokhoz a központunk által kiszolgált latin közösségek időseinek, ill.

Növelje és teljes mértékben integrálja a Some City Senior Center igazgatótanácsának, személyzetének és önkénteseinek kulturális kompetenciáját.

Igazgatóságunk lelkesen fogadja ezt a programot, és szívesen elindítja azt, hogy mi lehetünk a a leginkluzívabb és kulturálisan legkompetensebb idősek központja minden olyan közösségünkben, ahol szükségük van ezekre szolgáltatások. Amennyiben kísérleti évünk végén úgy találjuk, hogy ez a program valóban sikeres, igazgatótanácsunk elkötelezte magát amellett, hogy a a projekt éves kiadásainak egy részét az éves működési költségvetésünkbe, így a program az alapunk szerves részévé válik szolgáltatások.

A projekt révén a központ lesz a Health Access Latinos, a Families of Any County és három közösségi klinika elsődleges beutalója központunk tizenöt mérföldes körzetében. Spanyolul beszélő idősek beutalását is elfogadjuk a közvetlen szolgáltatási területünkön lévő bármely más közösségi ügynökségtől.

Köszönjük kérésünk megfontolását. A következő héten felkeresem Önt, hogy válaszoljak bármilyen kérdésére, és megtudjam, találkozhatunk-e Önnel, hogy megvitassuk javaslatunk érdemeit. Eközben, ha bármilyen kérdése van, forduljon bizalommal Connie Jones-hoz, fejlesztési igazgatónkhoz az (555) 555-5555, x555 telefonszámon vagy a [email protected] telefonszámon.

Tisztelettel,

Jane Lovely.

Ügyvezető igazgató.

BURKOLAT.

*A levél újranyomtatása (módosításokkal) a Winning Grants engedélyével, Step by Step, Second Edition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008.

Kerülendő hibák a kísérőlevélben

1. Túl sokat írni.  A kísérőlevél nem szakdolgozat, és nem is teljes javaslat. Legyen rövid és lényegre törő Tipp: Olvassa el valaki mással. Megértik?
2. Nagy szavak használata. Ha érettségizett, akkor bonyolult módon tanult meg írni. Itt ne csináld. Nem akarsz lenyűgözni valakit a műveltségeddel. Csak a lehető legtermészetesebben szeretné megfogalmazni az esetét. Ha nem tudja, mikor bonyolítja túl az írást, használjon olyan alkalmazást, mint pl Hemingway. Megmondja, mikor nehéz elolvasni a mondatait, és mikor vagy túl bőbeszédű.
3. Nyelvtani hibák elkövetése. Ha nem vagy biztos a nyelvtanodban, ne kockáztass. Használja a nyelvtani ellenőrzést a WORD-ban, és futtassa a piszkozatot egy olyan alkalmazáson keresztül, mint pl Nyelvtanilag. Létezik ingyenes verzió, de a fizetős verzió jóval túlmutat a szükséges nyelvtani ellenőrzésen.

Tedd kiemelkedik a kísérőleveled

Szomorú, de az Ön támogatási javaslata több száz vagy ezer között lehet, amit egy átlagos alapítvány lát egy átlagos év során. Az Ön kísérőlevele megváltoztathatja a finanszírozás következő lépését. De hogyan lehet kiemelni?

A kísérőlevél nem lenne megfelelő a történet egy ügyfélről, bár ajánlatának más részeihez, például a probléma leírásához is rendelkeznie kell történettel. Írjon bele egy bekezdést arról, hogy miért az Ön szervezete az, amelyik a legjobban teljesíti ezt a küldetést. Mérje fel versenyképes szervezeteit, és mérje fel, hogyan és hol kiemelkedő. Ez lehet a munkatársai és önkéntesei erejében, az adott problémával kapcsolatos tapasztalataiban vagy az Ön által élvezett közösségi támogatásban.

Nem kell megemlíteni a versenytársak nevét vagy kritizálni őket. Csak emelje ki az erősségeit. Ez egy jó alkalom arra, hogy konzultáljon másokkal az irodában. Húzzon össze néhány embert, és gondolja át, hogyan jeleskedik a nonprofit szervezete.

Alapvetően a kísérőlevélnek előremutatónak, könnyen olvashatónak kell lennie, és rá kell vonnia az olvasót a nagyobb javaslatra. Ne állítson olyan akadályt az olvasó útjába, amely visszatarthatná a további olvasástól.