A szervezet felépítése befolyásolja a projektek kezelését és futtatását. Azt is befolyásolhatja, hogy projektmenedzserként mekkora tekintélye és elérése van.
Három közös szervezeti struktúra létezik, és mindegyikben projektmenedzserek dolgoznak: funkcionális, projekt és mátrix. Vessünk egy pillantást mindegyik előnyeire és hátrányaira, hogy tudja, mivel áll szemben, amikor új struktúrához csatlakozik.
Funkcionális szervezeti felépítés
Egy funkcionális szervezeti struktúrában a projektmenedzser és az összes erőforrás ugyanabban a vállalati részlegben dolgozik, például az értékesítési és marketing osztályon. Általában a funkcionális vezetőnek nagyobb jogköre van, mint a projektmenedzsernek.
Előnyök
A funkcionális felépítés biztosítja a legkevesebb erőt projektmenedzserként, de számos egyéb előnnyel is jár:
- Jól működik kis csapatoknál és kis projekteknél, mert a funkció teljes ellenőrzést gyakorol a csapattagok és az egyéb szükséges erőforrások felett.
- Könnyen hozzáférhet a szükséges szakértőkhöz, mert ugyanazon a funkcionális területen vannak.
- Gyorsan összehoz mindenkit a projekttel kapcsolatos problémák megoldására.
- Korlátozhatja a projektben használandó kommunikációs eszközök számát, mivel a csapat viszonylag kicsi és egyszerű.
- Gyakran találsz olyan lelkes csapattagokat, akik szívesen dolgoznak a projekten, mert ez karrierlehetőségeket biztosít számukra. A projektmunka nagyszerű módja lehet csapata motivációjának.
- Ha a projektet egy funkcionális csapatnak adja át, akkor az a funkcionális csapat lesz, amelyben dolgozik, ami megkönnyítheti a projekt lezárását.
Hátrányok
Bár ennek a szerkezetnek számos előnye van, vegye figyelembe néhány hátrányt is:
- A munka silóban zajlik, ami azt jelentheti, hogy nem férhet hozzá a funkcionális részlegen kívüli emberekhez.
- Előfordulhat, hogy a projektcsapat tagjai lojálisabbak osztályukhoz vagy csoportvezetőjükhöz, mint a projekten végzett munkájukhoz, ami konfliktusokat okozhat.
- Egy nagy projektnek minden funkcióhoz funkcionális projektvezetője lehet. Ha a projektmenedzserek nem dolgoznak harmonikusan együtt, a munka kieshet.
- A funkcionális munka elszigetelő lehet, mivel nincs lehetőséged széleskörű hálózatépítésre a céggel. A stratégiai fókusz fenntartása nehezebb lehet.
Projekt szervezeti felépítése
Dedikált csapatokat állítanak össze, hogy egy projektszervezeti struktúrában dolgozzanak a projekteken. A projektmenedzser valószínűleg közvetlen irányítási felelősséggel tartozik a projektcsapat tagjaiért. Ilyenek lehetnek például a nagy építkezések, de olyan vállalati kezdeményezések is, amelyekhez dedikált csapatra van szükség. A projektmenedzser rendelkezik a végső hatáskörrel, jelentést tesz a projekt szponzorának és a projekt igazgatóságának. A csapat tagjai közvetlenül a projektmenedzsernek dolgoznak.
Előnyök
A projektstruktúra nyilvánvaló előnye, hogy nagyobb irányítást gyakorolhat a csapat felett, de más előnyök is vannak:
- A csapatoknak erős identitástudata lehet. Ez a legegyszerűbb struktúra, amelyen belül erős csapatkultúrát hozhat létre.
- Az egész csapat a csapat céljaira összpontosít, így a hűség ütközik a projekten dolgozók napi munkájával. Napi munkájuk a projekt.
- Az erőforrásokat a projektre fordítják, így sokkal könnyebb ütemezni a munkát. Tudni fogod, ha a csapattagok elérhetőek, és nem áll fenn annak a veszélye, hogy rövid időn belül kivonják őket egy másik menedzserhez, hogy a szokásos üzletmenetben dolgozzanak.
- Az ebben a struktúrában futó projektek kiváló környezetet biztosítanak a projektmenedzsment készségeinek, valamint a technikai vezetői készségek fejlesztéséhez.
Hátrányok
A projektstruktúrával a legkönnyebb dolgozni, de vannak hátrányai is:
- Egy projektnek szentelt csapat költséges kötelezettségvállalás. Ez általában csak nagy projekteknél választható.
- Ha eltávolítja az embereket a funkcionális munkahelyeikről, nehéz lehet visszatérni, különösen, ha a projekt hosszú. A projektmunka megfeszíti Önt, ezért sok ember számára nem vonzó lehetőség, hogy visszatérjen korábbi szerepéhez, miután multidiszciplináris környezetben dolgozott egy új, kihívásokkal teli projekten. Így a csapat átállásának kezelése a projekt lezárásakor még fontosabbá válik.
- Néha egy projekt lezárása az állás elvesztésével járhat, ha a vállalkozás továbblépett, és nem áll rendelkezésre másik szerepkör.
- Az elhivatott csapatok természetüknél fogva erőforrásokat szívnak fel, hogy csak egy dolgon dolgozzanak. Korlátozhatják a vállalat által egyszerre végrehajtható projektek számát, különösen akkor, ha a különböző projektek azonos készségeket igényelnek.
- Az ilyen típusú struktúrában dolgozó projektmenedzserek csapataik számára is vonalvezetést végeznek, ami azt jelenti, hogy időt és energiát kell fordítaniuk olyan emberi erőforrás-feladatokra, amelyeket más struktúrákban nem kellene elvégezniük. Ha szereti az emberekkel való munka ezen elemét, ez a tényező előnyt jelenthet.
Mátrix szervezeti struktúra
A harmadik lehetőség a mátrixstruktúra. Az erőforrások megoszlanak a szokásos üzleti tevékenység és a projektmunka között. Ez azt jelentheti, hogy két menedzser van, vagy „pontozott vonal” felelősséggel tartozik egy projektmenedzser és a csapatvezető felé. A funkcionális menedzsment vonal szerkezete általában először a helyén van, és a projektmenedzser veszi át a pontozott vonalat.
Ez a struktúra megosztja a hatalmat és a hatáskört a funkcionális vagy divíziós csoportvezető és a projektmenedzser között. Teljes mértékben ki kell használnia tárgyalókészségét.
Előnyök
A mátrix struktúrák nagyon elterjedtek, mivel lehetővé teszik a vezetők számára, hogy rugalmasan döntsenek az időtöltéssel kapcsolatban. Valószínűleg mátrix környezetben fog dolgozni karrierje egy bizonyos pontján. Ennek a szerkezetnek az előnyei a következők:
- Az erőforrásokat hatékonyan használják fel, és szükség szerint mozoghatnak a projektek között.
- Sok különböző dolgon dolgozhat, néha párhuzamosan – bár ez a pont hátrányként is vitatható.
- A csapatok és az egyének nagyon érzékenyek tudnak lenni. Ha jön egy új projekt, amelynek elsőbbséget kell élveznie, akkor elég könnyű elfordulni, és hirtelen valami másra összpontosítani. Ezt nem lehet könnyen megtenni egy projektstruktúrában, amelynek feloszlása és újracsoportosítása tovább tart.
- A struktúra megköveteli, hogy mindenki ugyanazt a projektmenedzsment életciklust és módszertant használja, így a projektek közötti váltás egyszerű. Az emberek csatlakozhatnak egy projektcsapathoz viszonylag kevés beépítéssel, ha a terminológia és a folyamatok közösek.
Hátrányok
Mint minden beállításnak, ennek is megvannak a buktatói. Annak ellenére, hogy általános szerkezetről van szó, nem sok modern munkahely oldotta meg a túlterhelés problémáit. Könnyű lehet túl sok tennivalót adni az egyéneknek, ha nincsenek kiépített rendszerei a teljes munkateher kezelésére és figyelemmel kísérésére. További hátrányok:
- A projektek közötti konfliktus gyakori, mert előfordulhat, hogy ugyanazokért az erőforrásokért küzd, mint egy másik projekt.
- Lehet, hogy a másik projekt elkerítette a legjobb erőforrásokat – a legmegfelelőbb embereket, akik megfelelő készségekkel rendelkeznek –, vagy a közvetlen vezetőjük nem tette elérhetővé őket a projektmunkához.
- Előfordulhat némi konfliktus a szokásos üzleti feladatok és az egyének projektmunkája között, különösen akkor, ha mindkét vezető eltérő prioritást ad nekik.
- Az erőforrások összeütközésbe kerülhetnek azzal kapcsolatban, hogy milyen fejlődési utat választanak jövőbeli karrierjükhöz. Bár lehet, hogy tudja, hogy szeretne maradni a projektmenedzsmentben, lehetősége van arra, hogy magasabb szintű funkcionális szerepkörbe vagy inkább projektorientált szerepkörbe lépjen. De a sok karrierlehetőség jó dolog, még akkor is, ha nehéz döntéseket hoz.
Az a szervezeti struktúra, amely tökéletesen működik a szokásos üzleti tevékenységhez, nem mindig működik a projekteknél, és Önnek abban a környezetben kell gazdálkodnia, amelyben dolgozik. Jó ötlet szerezni némi tapasztalatot ezekben a struktúrákban, hogy első kézből tapasztalhassa meg őket. Segít eldönteni, hogy melyik környezet illik a legjobban az Ön készségeihez és preferenciáihoz. Ezután megalapozott döntést hozhat, ha lehetősége van dönteni a jövőbeni munkahelyi környezetéről.
Az egyes projektek szervezeti struktúráinak előnyeinek és hátrányainak megértése lehetőséget ad annak kidolgozására, hogy hol legjobb, ha időt és befolyást fordít arra, hogy a legtöbbet hozza ki csapatából, és segítse projektje befejezését sikeresen.
