Miért hozzák be bizonyos projektmenedzserek a projektjeit időben, a költségvetésben és elégedett ügyfelekkel, míg másoknak nehéz dolguk van? Nézzük meg azt a tíz szokást, amelyeket a rendkívül sikeres projektmenedzserek megosztanak, hogy megtudjuk.
Ezeket a szokásokat újra és újra megemlítik a teljesítményértékelések és a projekt végi értékelések során, ahol az ügyfél, a csapat vagy a szponzor visszajelzést ad a projektmenedzsernek.
Nem szükséges tíz év tapasztalata ahhoz, hogy minden alkalommal sikeres legyen. Szokásai megváltoztatásával és készségeinek felfrissítésével drasztikusan növelheti projektje sikerének esélyét, és kevésbé stresszes időt tölthet el a munkahelyén.
#1. A megfelelő csapat használata
A leghatékonyabb és legsikeresebb projektmenedzserek ismerik csapattagjaik képességeit. Ez azt jelenti, hogy a megfelelő munkát a megfelelő emberekhez tudják kiosztani.
Ha nem megfelelő erőforrást használ egy feladathoz, az hosszabb ideig tarthat vagy rosszul végezhető el. Segít megismerni az Önnel dolgozó személyek erősségeit és gyengeségeit, hogy a legjobban tudja őket a projektfeladatokhoz rendelni.
#2. Projektproblémák kezelése
Minden projekt időről időre problémákba ütközött. A sikeres projektmenedzserek nem hagyják, hogy ez aggasztja őket. Ismerik a problémakezelés folyamatait, és azt is, hogyan kezeljék a legjobban a felmerülő problémákat.
Azt is megteheti. Ha már tudja, hogyan kell értékelni egy projekt problémáját, rá fog jönni, hogy a problémakezelés könnyen beépíthető szokássá válik a heti rutinjába. Szánj rá egy kis időt, hogy végignézd magad problémanapló minden héten, és hamarosan rá fog jönni, hogy könnyű feladat maradni a problémák kezelésében.
#3. Megbirkózás a változásokkal
A projektek célja a dolgok megváltoztatása, de ez a fajta változás más emberekkel is megtörténik. Nehezebb kezelni azt a változást, amely kifejezetten a projektcsapatot érinti, felborítja a részletes projekt ütemtervet, és új munkákat és dokumentáció-frissítéseket hoz létre.
A sikeres projektmenedzsereknek változáskezelési folyamatuk van, amelyet követnek. A meghatározott lépések követésével minden tevékenységet könnyebben szokássá alakítani, mert strukturált és ismétlődő.
A változáskezelési folyamat így néz ki:
- Tájékoztatást kap a változásról
- Mérje fel a változást
- Határozza meg, mennyi munka lenne a változtatás végrehajtása
- Készítsen ajánlást arról, hogy érdemes-e továbblépni
Miután elkészítette az ajánlást, kérje meg szponzorát, hogy döntsön arról, hogy be kell-e építenie a változtatást vagy sem. Néhány apró változtatást saját maga is jóváhagyhat, amennyiben azok az Ön hatáskörén és hatáskörén belül vannak. A sikeres projektmenedzserek tudják, hogy a változásokkal való megbirkózás a munka része, és van egy tervük, hogy kezeljék ezeket, amikor és amikor azok felmerülnek.
#4. Projektköltségek kezelése
Nagyon valószínű, hogy a projektje költségekkel fog járni, még akkor is, ha Ön nem tudja teljes mértékben ellenőrizni a pénztárcáját. Szokássá kell válnia, hogy a pénzügyi elemeket saját kezűleg tudja kezelni. Ha nem közelíted meg rendszeresen és rutinszerűen, akkor azt tapasztalod, hogy a munka olyan hatalmassá válik, hogy lehetetlen jól csinálni.
A fantasztikus projektmenedzserek a költségek tetején maradnak a számlák, árajánlatok és becslések nyilvántartó rendszereivel. Szokjon rá a költségvetés-tervező szoftver használatára (még akkor is, ha az csak egy táblázat).
Nem kezelheti a projekt költségeit, amíg nincs terve a költésre. Ismerje meg, hogyan hozhat létre a projekt költségvetését hogy elkezdhesse.
#5. Csapatépítés
Előfordulhat, hogy a projektcsapat nem közvetlenül az Ön számára dolgozik. Tehát miért része a csapatépítés a sikeres projektmenedzserek szokásainak? Ez azért van, mert szüksége van a csapatának a hatékony együttműködésre, és szüksége van arra, hogy a projektben részt vevő személyek gyorsan eljussanak arra a pontra, ahol megbíznak egymásban. Ezt a csapatépítéssel éred el. Vigyázzon azokra a helyzetekre, amikor a csapata szétesik. A zaklató magatartás különösen elfogadhatatlan.
#6. A folyamatok megértése
A kiemelkedően sikeres projektmenedzserek hatodik szokása, hogy megértik az irányítási körükön belüli folyamatokat. Ez azt jelenti, hogy tudják, milyen munkafolyamatokat kell követni. Nem vesztegetik az idejüket azzal, hogy kitalálják, hogyan írjanak üzleti ügyet, mert tudják, hogy erre van eljárás, és követni tudják a lépéseket.
A legsikeresebb projektmenedzserek nem a folyamat rabszolgái. Tudják, hogy mikor a helyes, ha követik a folyamatot. Tudják, mikor érdemes kicsit módosítani, hogy általánosságban megkönnyítsék a feladatokat mindenki számára. Példa erre a bürokrácia eltávolítása egy kis projektből a folyamatok megfelelő testreszabásával.
#7. Az ütemterv frissítése
A projekt ütemezését nem szabad a véletlenre bízni. A legsikeresebb projektmenedzserek szokássá teszik, hogy rendszeresen ellenőrizzék ütemterveik pontosságát és frissítsék azokat.
Számos módja van a projekt előrehaladásának nyomon követésére. A legfontosabb dolog az, hogy te csináld. Ha nehezen akarod ezt a szokást a sajátodvá tenni, akkor hetente egyszer foglalj egy rövid találkozót a naplódban magaddal és az időbeosztásoddal. Használja minden héten ugyanazt az időt, és szánjon 30 percet arra, hogy áttekintse, hol van és hol kell lennie. Végezze el a szükséges módosításokat, mondja el a csapatnak, és folytassa a projektet.
Ha az ütemterv változásai hatással vannak a projekt befejezési dátumára vagy a főbb projektek szállítási dátumára mérföldkövek, majd beszéljen szponzorával. Nem szabad megváltoztatnia az alapterv alapjait anélkül, hogy átmenne egy formális jóváhagyási folyamaton.
#8. Projektkockázat kezelése
Tudva, hogy mit kell belefoglalni kockázati nyilvántartás Ez egy dolog, de rendszeres felülvizsgálata és a felmerülő kockázatok kezelése egészen más. Nem elég a projekt elejét felhasználni a kockázatok azonosítására, majd nem gondolni rájuk. A kockázatkezelésnek a projektszokások részét kell képeznie mert enélkül azt tapasztalhatja, hogy a kockázatok problémákká válnak, és problémákat okoznak Önnek.
Ez egy másik terület, ahol a szokásos folyamatok és a rendszeres helyek lefoglalása a kockázatértékelés elvégzéséhez segíthet. Felveheti a csapattalálkozók részeként. Tedd szokásoddá, hogy a csapattal együtt áttekintsd a kockázataidat, zárd le azokat, amelyek már nem jelentenek veszélyt, és tervezz intézkedéseket azok számára, amelyeket csökkenteni szeretnél.
#9. Nyomon követési idő
A projektmenedzserek sokat tudnak róla projekt időgazdálkodás, de ez általában az ütemezés és a tervezés területe. Amiről beszélünk, az a rendszeresebb, napi szintű időkövetés. Munkaidő-nyilvántartásról beszélünk.
A projektcsapatok gyakran nem szívesen használnak munkaidő-nyilvántartást, ha korábban nem tették. Számos projektmenedzsment szoftvereszköz rendelkezik a termékben rejlő időkövetéssel. Ez megkönnyítheti az időkövetésre való átállást csapatként.
Függetlenül attól, hogy nyomon követi-e a csapat idejét (ez ajánlott), fontos, hogy tudja, hová megy el a saját ideje egy nap alatt. Szokássá kell tennie, hogy feljegyezze, mivel tölti az idejét. Segít megérteni, hogy időt tölt-e a legfontosabb projektfeladatokkal. Azt gondolhatod, hogy az vagy, de mégis? A munkaidő-nyilvántartás vagy valamilyen űrlap időrögzítése segít, még akkor is, ha ez csak egy óránkénti napló a jegyzettömbön.
#10. Üzleti változás megvalósítása
Végül, az a szokás teszi a projektmenedzsereket a legsikeresebbé, hogy képesek a projekt outputjait az üzleti eredményekkel egyenlővé tenni. Ha a felhasználók nem használják a terméket, vagy a szoftver gyorsan elavult, vagy az ügyfelek nincsenek annyira meglepve, mint Ön, akkor a projektje időpocsékolás volt.
A legsikeresebb projektcsapatok gondoskodnak arról, hogy tudják, milyen üzleti eredményeket akarnak elérni. Olyan megoldást készítenek, amely fenntartható módon hozza létre az üzleti változást. Amit a projekt végén szállítanak, azt az ügyfél teljes mértékben felhasználja és elfogadja. Siker, mert a kezdetektől fogva sikerre készült.
Az üzleti célok megértése kulcsfontosságú kritérium minden olyan projektmenedzser számára, aki hatást kíván gyakorolni az ügyfelekre és érdekeltek. Ha meg tudod mutatni, hogy valami értékes dolgot szállítottál, akkor könnyen kimutathatod, milyen hatást érsz el, és milyen értéket hozol a vállalat számára.
Tedd szokásoddá, hogy megkérdezed az érdekelt felektől, hogy milyen üzleti értéket várnak el, és hogyan akarják felhasználni azt, amit a projekted nyújt számukra. Beszéljen velük arról, hogyan határozzák meg a sikert. Ezt minden projekt elején megismételhető folyamattá építheti.
