Amikor üzleti és munkaügyi leveleket ír, fontos a levél formátuma, függetlenül attól, hogy milyen típusú levelezést küld. Leveleit és e-mailjeit megfelelően meg kell címezni, formázni, megírni és el kell helyezni.
Hogyan formázzunk szakmai levelet
Ha van kapcsolattartója, akinek ír, a levelet neki kell címezni.
- A leveleihez szakemberre van szükség üdvözlet és záró.
- Levelének minden bekezdését összpontosítani kell, és részletes információkat kell tartalmaznia arról, hogy miért ír.
- Levele utolsó bekezdésében köszönje meg annak a személynek, akinek ír, hogy megfontolta kérését.
Ne felejtse el megadni elérhetőségeit: teljes nevét, címét, telefonszámát és e-mail címét – így az olvasó könnyen kapcsolatba léphet Önnel.
Példák levélformátumra
Íme a professzionális levél- és e-mail-formátumok mintái, beleértve a kísérőleveleket, üzleti leveleket, lemondást levelek, hivatkozási levelek, köszönő levelek és számos egyéb, foglalkoztatással kapcsolatos levelek forgatókönyvek.
Annak ellenére, hogy sok kommunikációt e-mailben bonyolítanak le, a nyomtatott leveleket továbbra is hivatalos üzleti levelezéshez használják. Az üzleti levélnek a következő összetevőket kell tartalmaznia:
Író elérhetőségei
Dátum
A címzett elérhetőségei
Üdvözlés
Levéltörzs
Amikor üzleti levelet ír, legyen az egyszerű és koncentrált, így a levél célja egyértelmű. Használja az első bekezdést a bemutatkozáshoz. A második és harmadik bekezdés elmagyarázza, miért írsz, és mit kérsz az olvasótól. Levelét azzal fejezze be, hogy köszönetet mond az olvasónak, hogy figyelembe vette kérését.
Záró
Aláírása
Az Ön gépelt aláírása.
Tippek az üzleti levél formázásához
- Legyen rövid a levele. Két vagy három bekezdés és egyetlen oldal elegendő, így a levél alján helyet hagy az aláírásának.
- Válasszon egy egyszerű betűtípust, például Times New Roman, Arial vagy Calibri. A 12 pontos betűméret könnyen olvasható.
- Egyetlen szóközzel írja be a levelet, hagyjon szóközt az egyes bekezdések között, valamint a kapcsolatfelvételi adatok és a bezárás előtt és után. Indokolja levelét a bal oldalon.
Tekintse át a példákat, és szerezzen be egy sablont
Tekintse át a minta formázott üzleti levél, és töltse le az ingyenes sablont, amelyet saját levelezésének kiindulópontjaként használhat.
Amikor e-maileket küld állásra, munkára vagy üzleti célból, fontos, hogy az üzenet minden részét megfelelően formázza. Könnyen előfordulhat például, hogy az e-mailek elvesznek a beérkező levelek között, ha nincs bennük tárgysor, vagy nem kapnak ránézésre, ha elírási vagy egyéb hibák vannak bennük.
Az alábbi módon formázhat üzleti e-mailt:
Tárgysor - Ennek néhány szóban meg kell magyaráznia, miért ír.
Üdvözlés - Kezdje az e-mailt a-val szakmai üdvözlet.
Az Üzenet törzse - A lehető legrövidebben indokold meg, miért írsz.
Záró - Üzenetét professzionális zárással fejezze be, akárcsak egy üzleti levelet.
Aláírás - Aláírása információt nyújt az olvasó számára, hogy újra kapcsolatba léphessen Önnel. Adja meg teljes nevét, e-mail címét, telefonszámát és címét, ha írásos választ vár.
Tippek az e-mail üzenet formázásához
- Írja e-mail üzeneteit úgy, mint bármely más üzleti levelezést, teljes mondatokkal, bekezdésekkel és szóközzel az egyes bekezdések között.
- Az e-mail üzenetek írásának és formázásának kulcsa, hogy rövidek legyenek. A legtöbben nem olvasnak tovább az első vagy a második bekezdésnél, ezért az üzenet elejére fejtse ki a véleményét.
Tekintse át a példákat
Tekintse át a professzionális e-mail üzenetekre vonatkozó példákat, amelyeket saját üzenetei helyes formázásához használhat.
Kísérőlevél formátum
A hatékonyság érdekében az álláspályázathoz írt kísérőlevélnek követnie kell egy tipikus üzleti levél alapvető formátumát. A következő szakaszokat foglalja bele a levelébe:
Az Ön elérhetőségei
Dátum
Munkáltató elérhetőségei
Üdvözlés
Levéltörzs
Adjon meg információkat a megpályázott állásról, arról, hogy miért alkalmas erre a pozícióra, és hogyan fog nyomon követni. Szánjon időt arra, hogy képesítését a munkához igazítsa. Használja a záró bekezdést, hogy megköszönje a munkáltató figyelmét.
Záró
Aláírása (nyomtatott levél)
Az Ön gépelt aláírása.
Tippek a kísérőlevél formázásához
- Ügyeljen arra, hogy a bekezdések között szóközt, valamint megfelelő üdvözlést és zárójelet helyezzen el.
- A bal oldalon indokolja meg a betűt, és használjon egyszerű betűtípust, például Arial, Verdana vagy Times New Roman.
Tekintse át a példákat, és szerezzen be egy sablont
Tekintse át a formázott kísérőlevelet, és töltsön le egy ingyenes sablont, amellyel saját motivációs levelet írhat az állásokhoz.
Állásfogadó levél formátuma
Amikor elfogad egy állásajánlatot, célszerű hivatalos állás elfogadó levelet írni, hogy megerősítse a foglalkoztatás részleteit, és hivatalosan is elfogadja az állásajánlatot. A levélnek a következő elemeket kell tartalmaznia:
Az Ön elérhetőségei
Dátum
Üdvözlés
Levéltörzs
A levél első bekezdésének tartalmaznia kell köszönetét és elismerését a lehetőségért. Ezután említse meg, hogy elfogadja az ajánlatot. Adja meg a munkavégzés feltételeit, beleértve a fizetést, juttatásokat és bármi mást, amelyet a munkáltatóval megtárgyalt. A levél vagy e-mail utolsó bekezdése megerősíti a kezdési dátumot. Azt is megemlítheti, hogy már alig várja a munkakezdést.
Záró (nyomtatott levél)
Aláírása
Az Ön gépelt aláírása.
Ha e-mailben fogad el állást, a zárás után adja meg nevét és elérhetőségét.
Tekintse át a példát, és szerezzen be egy sablont
Tekintse át a munkaelfogadó levelek mintáját, és töltsön le egy ingyenes sablont saját levél létrehozásához.
Érdeklődési levél formátum
Érdeklődési levélként, más néven kutatási levélként vagy érdeklődő levélként küldjük azokat a cégeket, amelyek esetleg felvesznek, de nem soroltak fel konkrét álláslehetőséget, amelyre jelentkezni lehetne.
Érdeklődési levélnek tartalmaznia kell az arra vonatkozó információkat, hogy miért érdekli Önt a vállalat, és miért lenne előnye a készségei és tapasztalatai a vállalat számára. A levélnek a következő formátumot kell követnie:
Az Ön elérhetőségei
Dátum
Vállalati kapcsolattartási adatok
Üdvözlés
Levéltörzs
Az első bekezdésnek meg kell említenie, hogy mit kínál a cégnek. Magyarázza el, miért lenne Ön kiváló új alkalmazott. A második és harmadik bekezdésnek példát kell mutatnia arra, hogyan használta fel erősségeit korábbi szerepeiben. A levél utolsó bekezdésének tartalmaznia kell egy kérést, hogy találkozzanak a vállalattal, hogy megvitassák a foglalkoztatási lehetőségeket.
Záró
Aláírás
Ha e-mailt küld, az aláírásban feltétlenül tüntesse fel elérhetőségeit (e-mail cím, telefon, levelezési cím), így az olvasó könnyen felveheti Önnel a kapcsolatot. Nyomtatott levél esetén adja meg teljes nevét, és írja alá.
Mellékelje önéletrajzát
Küldje el önéletrajzának másolatát érdeklődési levéllel együtt, hogy a munkáltató áttekinthesse teljes munkatörténetét, iskolai végzettségét és képesítését.
Tekintse át a példákat, és szerezzen be egy sablont
Tekintse át a professzionálisan írt érdeklődésre számot tartó levelekre vonatkozó példákat, és töltsön le egy ingyenes sablont saját levelezés létrehozásához.
Referencia levél formátum
A referencialevélnek tájékoztatást kell adnia arról, hogy kicsoda Ön, milyen kapcsolata van az Ön által ajánlott személlyel, miért rendelkezik képesítéssel, és milyen konkrét készségekkel rendelkezik.
A referencialevelet a következőképpen kell formázni:
Üdvözlés
Levéltörzs
A hivatkozási levél első bekezdése leírja, hogyan ismeri az Ön által ajánlott személyt, és miért van alkalmas arra, hogy ajánlást adjon. A levél második és harmadik bekezdése tájékoztatást ad arról, hogy az adott személy miért képes egy állásra vagy diplomás iskolára, mit tud ajánlani, és miért támogatja őket.
A következő bekezdésnek azt kell mondania, hogy Ön „erősen ajánlja” vagy „erősen ajánlja” az egyént.
Az utolsó bekezdés ajánlatot tartalmaz további információk megadására. Adjon meg egy e-mail címet és egy telefonszámot a bekezdésben. Ezenkívül adja meg telefonszámát és e-mail címét a levél visszaküldési cím rovatában, vagy aláírását, ha e-mail-referenciát küld.
Záró (nyomtatott levél)
Aláírása
Az Ön gépelt aláírása.
Tekintse át a példákat, és szerezzen be egy sablont
Tekintse át a professzionálisan írt referencialevelekre vonatkozó példákat, és töltsön le egy ingyenes sablont, amellyel saját ajánlásokat írhat.
Lemondási levél formátuma
A felmondási levél formátumának rövidnek és tényszerűnek kell lennie. Nem kell több információt megadnia azon kívül, hogy felmond, és azt a dátumot, amikor a felmondása hatályba lép.
Nem kötelező, de nem kötelező információ, amelyet felmondólevélben szerepeltethet, az Ön elismerése a lehetőségeidért, a távozás okaiért és a segítségnyújtásért, amikor kilépsz a helyzetedből munka.
A felmondólevél formázása a következőképpen történik:
Az Ön elérhetőségei
Dátum
Munkáltató elérhetőségei
Üdvözlés
Levéltörzs
Levelének első bekezdésében szerepelnie kell, hogy felmond, és tartalmaznia kell az utolsó munkanapját is. Opcionálisan egy másik bekezdést is megköszönhet a cégnek a lehetőségekért, amelyeket nyújtottak, amíg Ön ott dolgozott. Szintén nem kötelező felajánlani az átállást segítő ajánlatot.
Záró (nyomtatott levél)
Aláírása
Az Ön gépelt aláírása.
Tekintse át a példákat, és szerezzen be egy sablont
Tekintse át a felmondólevél-mintákat, és töltsön le egy ingyenes sablont, amellyel megírhatja saját felmondólevelét.
Amikor egy állásinterjú után köszönőlevelet ír, és megköszöni az interjút, jó ötlet újra elmondani, miért érdekli az állás, milyen végzettségei vannak, hogyan járulhatna hozzá jelentős mértékben, és miért van képesítés pozíció.
Levelét a következőképpen kell formázni postai levél esetén. Ha e-mailben küldi köszönetét, írja be a nevét és a "köszönöm" kifejezést az üzenet tárgyában.
Az Ön elérhetőségei
Dátum
Munkáltató elérhetőségei
Üdvözlés
Levéltörzs
Kezdje levelét azzal, hogy köszönetet mond a kérdezőnek az Ön interjújára fordított időt. A következő bekezdésben említse meg azokat a speciális képesítéseket, amelyek erős jelöltté tesznek az állásra. Ha valamit szerette volna, ha elmondott volna az interjún, de nem, használja a harmadik bekezdést. Levelét fejezze be köszönetének megismétlésével, és jelezze, hogy várja a munkaerő-felvételi vezető hírét.
Záró (nyomtatott levél)
Aláírása
Az Ön gépelt aláírása.
Tekintse át a példákat, és szerezzen be egy sablont
Tekintse át a példákat formázott köszönőlevelek és e-mailek, és töltsön le egy ingyenes sablont, amellyel megírhatja saját levelezését.
