Mi a legjobb módja a levélírásnak? A papírlevelek továbbra is működnek, vagy az e-mail jobb megoldás? Nincs egy legjobb módja a kommunikációnak. Egyes esetekben érdemes e-mailben kommunikálni, máskor pedig hagyományos gépelt, nyomtatott és aláírt leveleket kell küldeni.
Hogy melyiket választja, az attól függ, hogy kivel kommunikál, és a levelezés céljától függ.
Az e-mailezés gyorsabb és egyszerűbb, de néhány e-mail üzenet soha nem nyílik meg, és attól függően, hogy ki vagy ha ír, és miért ír, akkor előfordulhat, hogy el kell küldenie egy gépelt és aláírt levelet, vagy akár feltölteni is kell online.
A választott üzenet típusa attól függ, hogy kivel kommunikál, és a levelezés céljától függ.
Professzionális levél- és e-mail-írási irányelvek
Íme a levelek és e-mailek írására vonatkozó irányelvek, beleértve a levelek megírását, formázását és lektorálását, különféle üzleti levelek példáival.
Mit kell szerepeltetni egy levélben vagy e-mailben
Függetlenül attól, hogy hogyan kommunikál, a jól megírt levelek több részből állnak. Az, hogy az egyes szakaszokba mit és a dokumentum formázása milyen formában szerepeltet, attól függ, hogy gépelt levelet vagy e-mailt küld.
Ez a levélírási útmutató tartalmazza, hogy mit kell felsorolni a levél egyes részeiben, hogyan kell megcímezni és aláírni a gépelt és e-mailes kommunikációt, a levélformátumokat és -elrendezéseket, valamint példákat és sablonokat.
Egy levél részei
- Elérhetőség
- Üdvözlet (Üdvözlet)
- Levéltörzs
- Záró
- Aláírás
Elérhetőség
A kapcsolatfelvételi adatok megadása a levél feladási módjától függően eltérő lesz. Amikor e-mailt küld, kapcsolatfelvételi adatai az üzenet végén találhatók, nem az oldal tetején.
Üdvözlet példák
A köszöntés a levél üdvözlő része. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a levélköszöntő példákat, amelyek jól működnek a szakmai levelezésben.
Levéltörzs
Levelének törzse több bekezdést fog tartalmazni.
- Az első bekezdésnek tartalmaznia kell egy bevezetőt és egy rövid magyarázatot az írás okáról.
- A második bekezdésnek (és az azt követő bekezdéseknek) részletesebben meg kell indokolnia az írást.
- Az utolsó bekezdésnek vagy intézkedést kell kérnie az olvasótól, ha kér valamit, vagy meg kell adnia, hogyan fog követni.
Győződjön meg arról, hogy levele célja világos. Az olvasónak tudnia kell, mit kér, és hogyan segíthet Önnek. Vagy ha szolgáltatásokat vagy segítséget kínál, mit tud nyújtani az olvasónak.
Záró
A levelet egy olyan kifejezés zárja, mint a "Üdvözlettel" vagy "Tisztelettel", amelyet vessző követ, majd az Ön aláírása, ha gépelt levelet küld. Ha e-mailt küld, egyszerűen írja be a nevét a zárás után. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a levélzárási példákat, amelyek alkalmasak az üzleti és munkaügyi levelezéshez.
Aláírás
Levelének utolsó simítása az aláírása, amely egy e-mail üzenetben tartalmazza az Ön elérhetőségeit.
- Hogyan írjunk alá egy levelet
- Hogyan állítsunk be egy e-mail aláírást
Hogyan kell megcímezni egy levelet
Fontos, hogy hivatalosan szólítsa meg azt a személyt, akinek ír, hacsak nem ismeri őt nagyon jól. A következőképpen kell címezni egy levelet, beleértve az általános információkat, amelyeket akkor használhat fel, ha nincs kapcsolattartója a vállalatnál.
A levelezés formázása
Most, hogy minden szükséges információ birtokában van, tekintse át a levelek és e-mailek szabványos formátumát:
- Levél formátum
- E-mail üzenet formátuma
Levélírási irányelvek
A következő lépés a levél csiszolása, hogy elegendő hely maradjon a bekezdések és az oldal teteje és alja között. Érdemes egy olvasható, professzionális stílust és betűméretet is választani. Az, hogy mit mond, az írás okától függ, ezért ügyeljen arra, hogy levelét személyes és szakmai helyzetéhez igazítsa.
Az alábbiakban lépésről lépésre ismertetjük a különféle betűtípusok írását, beleértve az oldalmargókat, a betűtípusokat, a térközt és a beírandó részleteket, valamint mindegyikre példákat.
- Hogyan írjunk kísérőlevelet
- Hogyan írjunk álláspályázati levelet
- Hogyan írjunk referencialevelet
- Hogyan írjunk felmondólevelet
- Hogyan írjunk köszönőlevelet
- LinkedIn üzenetek és meghívók irányelvei
- Professzionális e-mail-üzenetekre vonatkozó irányelvek
Példák és sablonok
A sablon használata nagyszerű módja annak, hogy elindítsa saját levelét vagy e-mail üzenetét, mert az alapvető formátummal kezdi. Egyszerűen töltse ki adatait a levél megfelelő részébe.
A példák áttekintése is hasznos, mert ötleteket kap, hogy mit mondjon a saját levelezésében.
Levélminták
Levélminták, beleértve az üzleti leveleket, kísérőleveleket, interjú köszönőleveleket, nyomon követési leveleket, álláselfogadást és elutasító levelek, lemondó levelek, elismerő levelek, üzleti levelek és további levélminták és sablonokat.
Példák e-mail üzenetekre
Példák foglalkoztatásra, álláskeresésre és üzleti e-mail üzenetekre, valamint e-mail sablonok, formázott üzenetpéldák és tárgysor, üdvözlő és aláírási példák.
Lektorálás és helyesírás-ellenőrzés
Végül, mielőtt kinyomtatja vagy feltölti a levelet, vagy elküldi e-mail üzenetét, ellenőrizze a helyesírást, a nyelvhelyességi ellenőrzést és a lektorálást. Tipp, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nincsenek hibák, olvassa fel hangosan. Ha egyszerűen megnézi, észrevesz olyan hibákat, amelyeket nem vett észre az áttekintés során.
