Vállalkozásának megszervezése sokkal többet foglal magában, mint a papírköteg rendbetétele és az íróasztalán lévő rendetlenség leporolása. A szervezés magában foglalja a rendszerek és eljárások létrehozását az Ön vállalkozásának minden különböző részéhez, ami segíthet abban, hogy termelékenyebbé és nyereségesebbé váljon.
Az alábbi ötletek a legjobb módszereket tartalmazzák, amelyek segítségével szervezettebbé válhat kisvállalkozásában. Próbáljon csak egyet a lassú és tartós fejlődés érdekében, vagy készítsen tervet, hogy ebben az évben minden hónapban új szervezeti folyamatot épít be a vállalkozásába.
Vegye át az irányítást a papírok és dokumentumok felett
A papír a zűrzavar legnagyobb forrása sok irodában. Ha nem rendelkezik irattári rendszerrel vagy digitális archiváló rendszerrel, itt az ideje, hogy építsen egyet. Kezdje azzal, hogy vessen egy pillantást a maga körül heverő papírokra. Készítsen egy gyűjtő- és egy selejthalmot, majd aprítsa fel vagy hasznosítsa újra az összes papírt, magazint, hírlevelet, kártyát, jegyzetet stb., amelyek a második halomba kerültek. Ha nem tudja, hol kezdje, tekintse át, milyen típusú
Miután a papírokat zsúfoltja, fontolja meg egy dokumentumkezelő rendszer létrehozását, amely segíthet a papírkezelési folyamat létrehozásában vagy finomhangolásában, valamint annak rendszerezésében.
Ha úgy dönt, hogy itt az ideje egy papírmentes iroda felé mozdulni, kezdheti a nyugták beolvasásával és digitalizálásával, az online segítségével számlázási és fizetési szolgáltatások, például a FreshBooks, áttérés egy digitális aláírási programra, például a DocuSign, valamint a felhő használata adatmentésre és archiválás. Ha az év során rendezvényeken névjegykártyákat gyűjt, érdemes lehet beruházni egy névjegykártya-szkennerre is, hogy azonnal digitalizálhassa az elérhetőségeket, és elhagyhassa a papírkártyákat.
Használja a megfelelő termelékenységi eszközöket
Mindannyiunknak megvannak a kedvenc alkalmazásaink és eszközeink, amelyeket nap mint nap használunk, bár egyesek valószínűleg hasznosabbak, mint mások. Ezért olyan fontos, hogy – évente legalább egyszer – számba vegye a kisvállalkozásában használt alkalmazásokat és eszközöket, és eldöntse, hogy továbbra is megfelelnek-e az Ön igényeinek. Ez egy nagyszerű alkalom annak mérlegelésére is, hogy bármilyen új eszköz javíthatja-e vállalkozása szervezetét.
Az alábbiakban felsorolunk néhány olyan területet, ahol sok kisvállalkozás tulajdonosa hasznosnak találja a termelékenységnövelő eszközöket. Ezek szilárd kiindulópontot jelentenek termelékenységi eszközei idei optimalizálásához:
- Kapcsolattartás: Minden kisvállalkozás tulajdonosának szüksége van egy rendszerre a kapcsolattartási adatok kezelésére, az ügyfelek nyomon követésétől kezdve a hálózatépítés során találkozott emberek emlékezéséig. Választhat egy átfogó ügyfélkapcsolat-kezelési (CRM) rendszert, például a Salesforce-t, vagy kisebb méretű menedzsment esetén beállíthatja meglévő kapcsolattartó alkalmazását, hogy működjön vállalkozása számára.
- Találkozók és kommunikáció: Akár személyesen, akár telefonon, akár videocsevegési szolgáltatásokon keresztül tart megbeszéléseket, van mód a folyamat szervezettebbé tételére. Használhat olyan szolgáltatást, mint például a Do, hogy szervezettebbé tegye megbeszéléseit – előtte, közben és utána.
- Számvitel és könyvelés: A Quickbooks Online, a Xero és a Wave eszközeivel megszervezheti és egyszerűsítheti a számlázási, fizetési és pénzforgalmi módszereket.
- Utazási és költségkövetés: Az utazások megtervezésének megkönnyítésére olyan alkalmazásokat használhat, mint az Expedia és a TripAdvisor. Ha már úton van, az olyan alkalmazások, mint az Expensify, segítenek nyomon követni a kiadásokat, így sokkal könnyebben megszervezhető a hazaérkezés utáni jelentés.
- Közösségi média menedzsment: Mindannyian tudjuk, mennyi időt lehet elvesztegetni a közösségi médiában, ha nem szisztematikusan és szervezetten közelíted meg. Ez az oka annak, hogy az olyan eszközök, mint a Hootsuite és a Buffer felbecsülhetetlen értékűek lehetnek a kisvállalkozások tulajdonosai számára.
- E-mail kezelés: Ha kisvállalkozásában használja a Gmailt, jó néhányhoz hozzáférhet Google bővítmények amelyek gyorsan rendszerezhetik a beérkező leveleket. Ha másik levelezőalkalmazást használ, próbálja ki a SaneBoxot az automatikus szűréshez, az emlékeztetőkhöz és egyebekhez.
- Projektmenedzsment: Egy jó projektmenedzsment alkalmazás egy helyen segít nyomon követni a feladatokat, megosztani a fájlokat és együttműködni a csapattársakkal, és ez lehet az egyik legjobb eszköz a munka megszervezéséhez. Próbálja ki a Basecampet vagy az Asana-t egy minden-az-egyben projektmenedzsment megoldásért.
A termelékenység egy nagyon személyes folyamat, és a szükséges alkalmazások az Ön által végzett munkához és munkamódszerhez igazodnak. Szánjon időt az igényeinek feltárására, mielőtt új eszközt építene be a folyamatba. Lehet, hogy nincs szüksége annyira, mint gondolja.
Rendezze számítógépét
Ez egy nagy lehetőség minden olyan kisvállalkozás tulajdonosa számára, aki munkája nagy részét a számítógépen végzi. Valószínűleg tudja, hogy nem sok időbe telik, amíg az asztal tele van ikonokkal, és a letöltések mappája annyira megtelik furcsán elnevezett dokumentumokat, amelyekről lehetetlen bármit megtalálni, vagy az e-mail postafiókját, hogy kikerüljön az irányítás alól, azt gondolja, hogy tényleg felrobban. Ez nemcsak a termelékenységére nézve borzasztó, de jelentősen lelassíthatja a számítógép teljesítményét is.
Íme néhány dolog, amit most megtehet számítógépének rendszerezéséhez és működőképessé tételéhez:
- Tisztítsa meg az asztalát: Többféleképpen is beállíthatja az asztalt, és minden a munkastílusától és a számítógép használatától függ. Mindent eltávolíthat az asztaláról, kivéve a kukát (ne feledje, hogy az alkalmazás Az asztalon lévő ikonok csak parancsikonok – az összes tényleges alkalmazása általában az Alkalmazásokban található mappa). Vagy hozzáadhat néhány parancsikont a leggyakrabban használt alkalmazásokhoz és fájlokhoz.
- Digitális irattári rendszer létrehozása: Ahhoz, hogy mindenben könnyebben eligazodjon, létre kell hoznia egy olyan iktatórendszert, amely teljesen ésszerű az Ön számára. Így gyorsan megtalálhatja a szükséges dokumentumokat, amikor szüksége van rájuk.
- Szoftverfrissítés: Ha számítógépe úgy van beállítva, hogy automatikusan telepítse az alkalmazás- és operációsrendszer-frissítéseket, akkor kész. Ha ez manuális folyamat az Ön számára, legalább kéthavonta ellenőriznie kell a frissítéseket, mivel sok biztonsági javítást tartalmaz. Ezután évente egyszer tekintse át a használt szoftverek aktuális verzióit, és döntse el, hogy ideje frissíteni.
- Keressen vírusokat és teljesítményproblémákat: Függetlenül attól, hogy milyen típusú számítógépe van, mindegyik kaphat vírusokat vagy rosszindulatú programokat (igen, akár Mac gépeken is!). Ha Windows alapú számítógépe van, érdemes rendszeresen karbantartania, hogy vírusmentes legyen és zökkenőmentesen működjön.
- Ellenőrizze az adatok biztonsági másolatának sértetlenségét: Biztonsági másolatot készít az adatairól, igaz? Ha nem, akkor egyelőre hagyjon ki minden mást, és először ezt tegye. Használhat felhőalapú adatmentési szolgáltatást, például a Carbonite, Backblaze vagy CrashPlan, vagy használhat egy külső merevlemezt, amelyet csatlakoztathat a számítógépéhez. Bármelyik lehetőség esetén állítsa be a szolgáltatást vagy a meghajtót folyamatos automatikus biztonsági mentések elvégzésére, így nem kell semmit kézzel csinálnia. Ezután évente egyszer-kétszer lépjen be a biztonsági mentési szolgáltatásba, vagy vezessen, és bökjön körbe, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden ott van és elérhető, ha másolatokat kell letöltenie a helyi számítógépére.
- Csináld a postaládádat: Sok kisvállalkozás tulajdonosa szeretet-gyűlölet viszonyban áll az e-mail postaládájával. Szeretik, mert rendkívül produktív és hatékony kommunikációs eszköz, de utálják, mert gyorsan kicsúszik az irányítás alól, és szükségtelen stresszt okozhat. Vannak olyan dolgok, amelyeket megtehet annak érdekében, hogy rendben tartsa beérkező leveleit, például automatizálást, a napi fogadások egyszerűsítését, valamint a napközbeni e-mailek ellenőrzésének gyakoriságának korlátozását.
A fenti tippek segítségével azonnal szervezettebbé teheti kisvállalkozását. De ne felejtsd el, hogy a dolgok milyen gyorsan kicsúszhatnak az irányítás alól. Párosítsa ezeket a tevékenységeket egy határozattal, hogy gyorsan és egyszerűen áttekintse papírjait, termelékenységi eszközeit és számítógépét állapotát havonta néhányszor, így rendszerezett maradhat, és megakadályozhatja, hogy a dolgok elsöprő szintet érjenek el szervezetlenség.
Amikor felkeresi az oldalt, a Dotdash Meredith és partnerei információkat tárolhatnak vagy kérhetnek le az Ön böngészőjében, többnyire cookie-k formájában. A sütik információkat gyűjtenek az Ön preferenciáiról és eszközeiről, és arra szolgálnak, hogy az oldal úgy működjön, ahogyan Ön elvárja tőle, hogy megértse, hogyan lép kapcsolatba a webhellyel, és olyan hirdetéseket jelenítsen meg, amelyek az Ön számára céloznak érdekeit. A használatunkról többet megtudhat, megváltoztathatja alapértelmezett beállításait, és bármikor visszavonhatja hozzájárulását jövőre nézve, ha ellátogat Cookie-beállítások, amely szintén megtalálható az oldal láblécében.
