Amikor elindít egy új kezdeményezést, a projekt hatókörét tartalmazó dokumentum kritikus információ az egész csapat számára. Meghatározza a vevőhöz szállítandó végterméket, azt, hogy mikor és milyen áron kell azt kiszállítani.
Lényegében ez a dokumentum meghatározza a munka határait, hogy a csapat minden tagja és a megrendelő is megértse, mit takar a projekt. Ugyanilyen fontos, hogy értik, mit csinál nem hitbizomány.
Az előnyök
A projekt hatókörére vonatkozó nyilatkozat, amelyet egyszer megosztottak a csapat minden tagjával és a projekt ügyfeleivel, a projektmenedzsment szerves része. Előnyei között:
- A projekt várható jellemzőivel, minőségével és időzítésével kapcsolatos valamennyi érintett egyetértése
- A projektben részt vevő többi érdekelttel való kommunikáció eszköze, támogatásuk és részvételük elnyerése érdekében
- Eszköz, amellyel a csapat erőfeszítéseit a vevői igények kielégítéséhez szükséges munkára összpontosíthatja
Sőt, ha olyan változtatásokat javasolnak, amelyek túlmutatnak az eredeti hatókör határain, az állítás a becslés és a módosítási javaslatok alapja lesz. Ha a változtatásokat minden érdekelt fél elfogadja, a hatályi nyilatkozat felülvizsgálható.
Elkezdeni
A projektmenedzsernek ki kell kérnie a csapattagok, az ügyfelek, a vezető szponzor és más kulcsfontosságú érdekelt felek véleményét, hogy megértse és leírja a projektkezdeményezés szükséges eredményeit. Ezt gyakran szállítandónak nevezik.
A leszállítandó leírásnak tartalmaznia kell a projekt költségét vagy elfogadható költségtartományát. Meghatározza továbbá a beépítendő legfontosabb jellemzőket és a szállítási határidőt.
Az ügyfél, a projektmenedzser, a projektcsapat és a végrehajtó szponzor közötti megállapodást követően bármely A projektnyilatkozat módosításait gondosan ellenőrzött és dokumentált változtatással kell végrehajtani folyamat.
Lépcsőzetes hatás
Miután megállapodtak a hatóköri nyilatkozatról vagy a dokumentumról, a csapat minden része ezt alapul veszi a munkával, időzítéssel és költségekkel kapcsolatos saját becsléseihez. Minél pontosabb és pontosabb a hatókör-nyilatkozat, annál valószínűbb, hogy a munkacsoportok pontos becsléseket és erőforrásigényeket készítenek.
A kizárások fontosak lehetnek
Nem ritka, hogy a projekt hatókörét tartalmazó dokumentum olyan konkrét tételeket sorol fel, amelyeket ki kell zárni a szállítmányból. Például egy vállalkozó házépítési hatóköre előírhatja, hogy a környezetvédelmi Az engedélyeket a tulajdonosnak kell beszereznie, és az nem az épületet építő vállalkozó felelőssége ház.
Mi romolhat el?
Az egyértelműség hiánya a projekt stresszének és kudarcának gyakori forrása. A homályos vagy kétértelmű hatókörű dokumentum sok kérdést nyitva hagy vitára és tájékozatlan ítéletekre. Ezek befolyásolhatják a projekt jellemzőit, minőségét, időzítését és költségét.
Egy másik elkerülendő buktató az úgynevezett „hatókör kúszása”. Ha a hatókör megállapítása homályos, az ügyfél kísértést érez, hogy olyan követelményeket támasztson, amelyek túlmutatnak az eredeti tervek szándékán vagy határain.
A hatókör beállítása
Bár a terjedelem gyakori módosítása késlelteti a projekt befejezését, és jelentős költségekkel járhat, néha szükségesek és ésszerűek. A projektmenedzserek egy „változáskezelési” folyamatra támaszkodnak, amely azonosítja a kért változtatást, felülvizsgálja az összes megfelelő idő-, költség- és munkaterhelési becsléseket, és újraértékeli a projektet az új kockázatok figyelembevételével változás.
A projektmenedzser és a végrehajtó szponzor általában csak a helyzet teljes körű elemzése után hozza meg a végső döntést a hatály módosításáról. A változásokat egy döntési napló dokumentálja, majd közli a nagyobb projektcsapattal.
