Sokan összetévesztik az időkövetést idő beosztás. Vallásilag nyomon követik mindazt, amit minden nap tesznek, hetekig vagy akár hónapokig. Aztán abbahagyják, mert nem vettek észre semmilyen pozitív változást. Persze, néhány eseményt kiiktattak, és néhányat kiemeltek. De nem sikerült nekik semmi; most rendezték át. Napjuk végén még mindig elkeseredettek és frusztráltak.
De az időtöltés nyomon követése nem időgazdálkodás. Az időgazdálkodás arról szól, hogy módosítsa az időtöltés módját. Mert hatékony időgazdálkodás, olyan időgazdálkodási rendszert kell alkalmaznia, amely segít átlátni, hol lehet és kell változtatni... ami azt jelenti, hogy az időgazdálkodás első lépése annak elemzése, hogyan tölti az idejét, hogy meghatározhassa, milyen változtatásokat szeretne végrehajtani.
Használjon kategóriákat a hatékony rendszer érdekében
Hogyan gazdálkodsz az idővel? A hatékony időgazdálkodási rendszer titka a kategóriákban rejlik. Nézd meg a holnapi naptárad. Valószínűleg már tele van olyan eseményekkel és tevékenységekkel, amelyeket szeretnél megvalósítani.
Munka közben vagy utána kitölti az üres helyeket a tett részleteivel. A nap végén nézze meg a listát, és jelölje meg az egyes feladatokat és/vagy eseményeket a következő kategóriák egyikével. Mennyi időt töltött a munkanapja során:
Tüzek oltása
Váratlan telefonhívás. Egy jelentés, amely szükséges egy találkozóhoz, amelyet tegnap kellett volna kinyomtatni. Hiányzó fájl, amelynek az asztalán kell lennie. Napja mennyi részét töltötte krízis üzemmódban? A legtöbb ember számára ez egy negatív kategória, ami kiszívja az energiájukat, és megzavarja őket termelékenység.
Megszakítások kezelése
Telefonhívások és az Ön irodájába betérő emberek valószínűleg a lista élére kerülnek, amikor eseményeket rendel ehhez a kategóriába. Ismétlem, a legtöbb ember számára ez egy negatív kategória, mert zavarja (és néha megöli) a termelékenységet.
Tervezett feladatok elvégzése
Ez a legpozitívabb időfelhasználás a munkanapod során. Te irányítod, és eléred, amit el akartál érni. A tervezett feladatok tartalmazhatnak telefonhívások, megbeszélések a személyzettel, még az e-mailek megválaszolása is – ha ezeket a feladatokat felvette a napirendjére.
Megszakítás nélküli munkavégzés
Lehet, hogy nem egy olyan feladaton dolgozol, amelyet elterveztél, de valamit végre kell hajtanod, és a legtöbb ember számára ez egy nagyon produktív, pozitív munkamódszer.
Megszakítás nélküli állásidő
A munkanap ezen időszakai az energiák feltöltésére és az újracsoportosításra szolgálnak. Az ebéd vagy a délelőtti szünet számíthat, ha zavartalan. Ha olyan szerencsés, hogy olyan céggel dolgozhat együtt, amely helyszíni edzési lehetőségeket vagy pihenőszobákat kínál, ez is számítani fog. Mindenkinek szüksége van egy bizonyos mennyiségű megszakítás nélküli leállásra a napjába, hogy eredményes legyen a munkaideje során.
A múlt egy hete a jövő kulcsa
Most, hogy megértette ennek az időgazdálkodási rendszernek a kategóriáit, itt az ideje, hogy felhasználja őket "tipikus" munkahetének elemzésére. Bármilyen naptárrendszert használ is a találkozók és tevékenységek felsorolására a mindennapi életében, lépjen vissza, és válasszon ki egy közelmúltbeli tipikus hetet.
Menjen végig az egyes munkanapok bejegyzésein, és kategorizálja azokat a fenti időgazdálkodási kategóriák szerint, ha még nem tette meg. Ha minden nap alján futó összeget tart, akkor könnyen megtekintheti, hogyan töltötte el a munkaidejét minden nap.
Mostantól megvannak azok az adatok, amelyekre szükség van ahhoz, hogy módosítsa a munkával töltött idejét. Túl sok időt töltesz tüzek oltásával? Ezután meg kell tennie a szervezeti vagy fizikai változtatásokat, hogy megakadályozza vagy elhalassza ezeket az állandó válságokat. Tisztítsa meg és rendezze át például az asztalát, hogy könnyen megtalálja a szükséges fájlokat, és hozzon létre egy olyan rutint, hogy a másnapi fájlokat kiteszi az asztalára, mielőtt elindulna a nap.
Nem kap elég megszakítás nélküli állásidőt a munkanapja során? Ezután meg kell határoznia egy időpontot a munkanapja során. Például ne étkezzen az íróasztalnál, és fizikailag hagyja el az épületet a meghatározott ebédidőben.
Vagy ütemezzen be egy 10-15 perces „szünetet” a délutáni órákra, hogy nassoljon és nyújtózkodjon az irodájában. Az ütemezett leállásoknak nem kell hosszadalmasnak lenniük. Mindössze öt perc, amit egy teljesen nem munkával kapcsolatos tevékenység végzésével tölt, elegendő felfrissülést jelenthet termelékenységének és jólétének növeléséhez.
Hatékonyan gazdálkodhat az idejével
Az időgazdálkodás munkakategóriáinak alkalmazásával és a szükséges változtatások végrehajtásával, hogy munkanapja során több időt töltsön pozitívan. kategóriák és kevesebb idő a negatív kategóriákban, akkor valóban képes lesz hatékonyan gazdálkodni az idővel – és megvalósítani az időgazdálkodás valódi célját, jobban érezni.
