A beszerzési folyamatban a tárgyalás a vásárló vevő és a szállító közötti első kommunikációtól a szerződés végleges aláírásáig terjedő időszakot öleli fel. Az egyeztetés olyan egyszerű lehet, mint a védőkesztyűk árából történő árengedmény megszerzése, egészen a jelentősebb tőkevásárlások bonyolultságáig.
A beszerzési szakembernek törekednie kell arra, hogy sikeres legyen a beszállítókkal folytatott tárgyalásaiban, hogy a legjobb árat, a legjobb feltételekkel kapja meg minden megvásárolt termék esetében.
Kisebb beszállítói bázis és hosszú távú szerződések
A tárgyalási folyamat egyre fontosabb ágazattá vált az ellátási lánc folyamatában, mivel a vállalatok igyekeznek csökkenteni kiadásaikat, miközben növelik vásárlóerejüket. Ez azt jelenti, hogy a beszerzési szakembereknek egyre jobb árakat kell kialkudniuk a beszállítókkal a minőség és a szolgáltatás fenntartása vagy növelése mellett.
Korábban a vállalatoknak hosszú listája volt azoknak a beszállítóknak, akiktől különböző termékeket vásároltak, amelyektől beszerzési erőforrásokra volt szükség ahhoz, hogy korlátozott időt töltsenek a legalacsonyabb árak tárgyalására. A rendelkezésre álló legjobb megoldás az volt, ha összehasonlítottuk a listaárakat a katalógusokból, és ezen információk alapján választottuk ki a szállítót. Az elmúlt évtized tendenciája a beszállítói bázis racionalizálása és a hosszú távú megállapodások megkötése egy beszerzéssel. Ez lehetőséget kínál a vállalatoknak arra, hogy lényegesen alacsonyabb árat alkudjanak ki azokra a cikkekre, amelyeket számos külön szállítótól vásároltak.
Az eladók partnerek
A tárgyalások során a hangsúly a legalacsonyabb ár forgatókönyve helyett a kevesebb szállítóval való tárgyalásra került, hogy a legalacsonyabb árat, a legjobb szolgáltatást, minőséget és feltételeket érjék el. A vállalatok célja az volt, hogy csökkentsék az összköltséget, ahelyett, hogy a legalacsonyabb árat tárgyalták volna sok szállítóval, ami nem hozta a legjobb eredményt.
A kisebb beszállítói bázissal megkötött hosszú távú szerződések inkább partnerkapcsolatot teremtettek vevő és szállító között. A kapcsolat kevésbé ellenségessé válhat, ami a vevő és az eladó számára előnyös. Partner típusú kapcsolatban a vevő ösztönzi az eladót a minőség és a szolgáltatás növelésére, ill az eladó tudja, hogy ezzel a partnerség garanciával megújított szerződéssel folytatódik értékesítés.
Tárgyalás vagy RFQ
A nem állami beszerzési osztályok továbbra is számos előminősített szállítónak kínálnak ajánlatkérést (RFQ) a megvásárolni kívánt cikkekre vagy szolgáltatásokra. A versenyeztetési eljárás számos ajánlatot és feltételt hozhat létre, amelyeket a beszerzési osztály értékel, majd odaítél a vállalkozásnak. Ez magában foglalhat valamilyen tárgyalási formát, vagy nem.
A legtöbb tárgyalásos üzlet olyan cikkeket vagy szolgáltatásokat foglal magában, amelyek nem feltétlenül határozhatók meg ajánlatkéréssel. A beszerzési részleg és az eladó az árnál többet tárgyal. A tárgyalás általában arra terjed ki, hogy mit kell gyártani, vagy mekkora a szolgáltatás mértéke biztosított, a garancia, a szállítási szolgáltatások, a műszaki segítségnyújtás, a csomagolás alternatívája, a fizetés tervek stb.
Jelentős költséggel járó cikkek vagy szolgáltatások beszerzése hosszas tárgyalásokat igényel a végleges szerződés megkötéséhez.
A beszerzési szakembereknek részt kell venniük az ilyen típusú tárgyalásokon, hogy biztosítsák vállalataik számára a legjobb árat a legkedvezőbb feltételek mellett, és előfordulhat, hogy a személyzetet képzésben kell részesíteni a tárgyalási módszerekről, mivel ez egyre általánosabbá válik egy nehéz gazdasági helyzetben éghajlat.
Tárgyalási célok
A beszerzési alkalmazottaknak világosan meghatározott célokkal kell minden tárgyalásba beszállniuk. Célok nélkül jelentősen megnő annak lehetősége, hogy a vásárló szakember engedjen az árból, a minőségből vagy a szolgáltatásból. A tárgyaló félnek megbeszéléseket kell kezdenie az eladóval, pontos célokkal, amelyeket el kíván érni a vállalata számára.
A cél nem lehet abszolút, és lehetővé kell tennie némi rugalmasságot. Ugyanakkor a tárgyaló félnek gondoskodnia kell arról is, hogy ne térjen el a céloktól, és engedje meg magának, hogy olyan területeken tárgyaljon, amelyek nem szerepeltek a megbeszélésben. Például előfordulhat, hogy egy tárgyaló együttműködött az eladóval az árra és a szolgáltatásra vonatkozó célkitűzéseiken, de nem a minőségen. Amikor az eladó elkezd megbeszélni a minőségről, a tárgyaló félnek tartózkodnia kell minden olyan megállapodástól, ahol nincs kitűzött cél.
A beszerzési szakember szerepének fontos része a tárgyalás. Ez egy elsajátított készség, és a képzés segíthet a vásárló személyzetnek abban, hogy megértse, mire van szükség a szállítókkal folytatott tárgyalások során.
