Számos lazán definiált kifejezés létezik a rendezvényiparban. Vagyis többféleképpen értelmezhető szavak. Az "esemény" szó önmagában bármit jelenthet a születésnapi bulitól a jótékonysági koncertig. A különböző kifejezések használata zavart és félreértéseket okozhat, különösen a munkaköri címekkel kapcsolatban. Az egyik legnagyobb zűrzavar a rendezvényszervezők vs. rendezvény koordinátorai.
Rendezvényszervezők vs. Rendezvénykoordinátorok
Az iparágon kívül sokan nem értik a különbséget egy eseménytervező és egy esemény szervező. Általánosságban elmondható, hogy a tervező kritikus döntéseket hoz azzal kapcsolatban, hogy mit, mikor, ki és hogyan. Az eseménykoordinátor viszont felelős azért, hogy minden részlet végrehajtásra kerüljön, és hogy minden szállító időben megjelenjen és megfelelően teljesítsen.
A rendezvényszervező feladatai
A rendezvényszervező közvetlenül az ügyféllel együttműködve határozza meg az ügyfél jövőképét, igényeit és költségvetését. Például, ha esküvőről van szó, az eseményszervező megbeszélheti a pár tervezett hangnemét, a formalitás szintjét és a vendéglista méretét.
Innentől kezdve az eseményszervező olyan eseményt tervez, amely elkápráztatja az ügyfelet. Kiválasztják a szórakoztatás helyszínét és típusát, majd az ügyféllel együtt kiválasztják a menüt. Azokra a nagyméretű tárgyakra összpontosítanak, amelyek emlékezetessé tesznek egy eseményt.
A rendezvényszervezővé váláshoz több éves tapasztalatra van szükség. A tervező nagy felelősséget vállal azért, hogy az ügyfél elégedett legyen, és olyan rendezvényt tervezzen, amely megfelel az ügyfél igényeinek és elvárásainak.
Mielőtt tervezővé válnék, gyakran több éves rendezvénykoordinátori munkára van szükség. Ez egy fontos lépcsőfok az eseményekkel kapcsolatos karrierhez.
A rendezvénykoordinátor feladatai
A rendezvény koordinátora nem vesz részt magában az esemény tervezésében. Ehelyett ők felelősek az egyes összetevők kezeléséért, hogy biztosítsák az esemény zökkenőmentes lebonyolítását.
Miután a tervező meghatározta az esemény jövőképét, a koordinátor segít a tervezőnek ennek megvalósításában. Megnézhetik a szállítókat, megszervezhetik a szállítási dátumokat és kezelhetik a logisztikai feladatokat.
A nagyobb szervezeteknél minden tervezőnek két koordinátora lehet, míg a kisebbeknél csak egy koordinátor, aki az összes vezetői döntéshozó igényeit szolgálja ki. Akárhogy is, a koordinátori pozíció felett jellemzően közvetlen felügyeleti vonal van. Ez nem jelenti azt, hogy az eseménykoordinátoroknak könnyű dolguk van. Legtöbbjüknek az a nehéz feladat, hogy mindent a helyszínen szervezzenek meg, mindössze néhány órával az esemény kezdete előtt. Természetesen ekkor jelentkezik a legtöbb probléma, ezért a jó koordinátor koncentrált, szervezett és találékony.
Ez egy nagyszerű pozíció azok számára, akik rendezvényszervezői karriert szeretnének kezdeni. A koordinátori munka erős alapot ad ahhoz, hogy karrierje későbbi szakaszában rendezvényszervezői szerepkörbe lépjen. Egy erős koordinátor aranyat ér minden tervező számára, és a munkahely biztonsága (ha jó a munkája) gyakorlatilag garantált.
Betörni egy rendezvénykoordinátori karrierbe, szakmai gyakorlatot szerezni vagy önkéntes munkát vállalni egy nonprofit szervezetnél, hogy segítsenek nekik megtervezni adománygyűjtő rendezvények előnyös lehet. Gyakorlati tapasztalatot szerezhet egy valós esemény koordinálásában, és egyúttal kiépítheti szakmai hálózatát.
