A távmunkát végző alkalmazottak munkával kapcsolatos költségeit gyakran a munkáltatók fedezik, és ez magában foglalhatja a mobiltelefonok használatát is. Amikor a mobiltelefon-szolgáltatásokról van szó, a munkaadók kétféleképpen járhatnak el. Megtéríthetik az alkalmazottaknak az elvégzett munkájukat vagy az üzleti vonatkozású kommunikációt mobiltelefonjukon vagy okostelefonjukon keresztül, vagy biztosíthatják az alkalmazottaknak cég tulajdonában lévő mobiltelefonok.
2018-ban az amerikaiak 95 százaléka rendelkezik mobiltelefonnal és az amerikaiak 77 százaléka okostelefonnal. Pew Kutatóközpont. Ezekből a számokból ésszerűen feltételezhető, hogy az alkalmazottaknak lesz saját telefonjuk, így a visszatérítés ésszerű megoldás lehet. A mobiltelefonok rendelkezésre bocsátásának azonban megvannak a maga előnyei is, ezért fontos, hogy a munkáltatók minél többet vegyenek figyelembe a lehető legtökéletesebb tényezőket, pro és kontra, mielőtt eldöntené, hogy az alkalmazottaknak mobiltelefonnal vagy nem.
Az egyik legnagyobb előnye annak, ha az alkalmazottaknak vállalati tulajdonú mobiltelefonokat adnak, az, hogy mindenki ugyanazt a hardvert és szoftvert használja. A legtöbben azonban nem szeretnek egyszerre két mobileszközt hordani, így az alkalmazottak jelentős hátránynak tekinthetik, ha a személyes telefonjuk mellett egy céges telefont is hordnak magukkal.
Pro: Kompatibilitás
A mobiltelefonok biztosításával a munkáltatók kiválaszthatják a vállalat igényeinek leginkább megfelelő szolgáltatót, hardvert és operációs rendszert. A vállalatok dönthetnek úgy, hogy az Apple iOS-t, a Google Android-ot vagy más lehetőséget választanak. De bármit is választanak, tudni fogják, hogy minden alkalmazottjuknak ugyanahhoz a szoftverhez és szolgáltatáshoz kell hozzáférnie. Ez javíthatja a belső kommunikációt, és minden bizonnyal egyszerűsíti az információtechnológiai (IT) osztályok munkáját.
Con: Több telefon hordozása
Ma már ritkán látni olyan embereket, akiknek nincs mobiltelefonjuk, de nem sokan akarnak két mobiltelefont magukkal vinni. A vállalatok létrehozhatnak (és kell is) szabályzatot a vállalati mobiltelefonok személyes használatára vonatkozóan, de a legtöbb alkalmazott nem akar személyes ügyeket intézni olyan mobiltelefonon, amelyről tudja, hogy munkáltatója felügyeli. Így egyetlen alternatíva marad a második mobiltelefon cipelése, és ez általában nem népszerű az alkalmazottak körében.
Ezen túlmenően, a legtöbb alkalmazott örülne, ha visszatérítést kapna a személyes telefonjáért, mint egy másik telefont. Ez különösen igaz azóta a visszatérítések nem adókötelesek, az IRS 2011-es döntése alapján. Ahhoz azonban, hogy ez így legyen, a visszatérítendő összegnek ésszerűen és bizonyíthatóan kapcsolódnia kell az üzleti igényekhez.
Pro: Költségmegtakarítás
Ha megtéríti az alkalmazottaknak a személyes mobiltelefonjaik üzleti használatáért, akkor több egyedi díjcsomag költségeit is fedezi. Valószínűleg lényegesen alacsonyabb díjat kell fizetnie telefononként, ha több vonalra hoz létre üzleti fiókot egyetlen szolgáltatónál. A legtöbb tömeges vásárláshoz hasonlóan, minél több sorra van szüksége, annál kevesebbet kell fizetnie soronként. Éles a verseny a mobiltelefon-szolgáltatók között, ezért lehet agresszív, amikor a lehető legjobb díjról tárgyal.
Con: Több munka az informatikai osztályoknak
Noha az informatikai részlegek számára előnyös, ha mindenki ugyanazt a hardvert használja, és ugyanazt a szoftvert használja, a vállalati tulajdonú mobiltelefonokat továbbra is technológiai szakembereknek kell szervizelniük. Ha az alkalmazottaknak van saját mobiltelefonjuk, akkor azt is elvárják tőlük, hogy karbantartsák azokat, de ha problémák merülnek fel a vállalati tulajdonú mobiltelefonokkal, akkor az informatikai osztálynak meg kell oldania azokat.
Ezen túlmenően, mivel az alkalmazottak nem birtokolják a cég által kibocsátott telefonjaikat, előfordulhat, hogy nem lesznek olyan óvatosak velük, mint akkor, ha személyesen birtokolnák azokat. Ez a cég pótlási arányának növekedéséhez vezethet.
Pro: 24/7 hozzáférés
A távmunka nem az egyetlen oka annak, hogy az alkalmazottaknak legyen mobiltelefonjuk. Egyes alkalmazottaknak, például a vezetőknek vagy az informatikai személyzet tagjainak készenlétben kell lenniük, vagy más módon rövid időn belül elérhetőnek kell lenniük. A céges mobiltelefon viselése ezért a munkaköri leírásuk része lehet. Sürgős helyzetekben az idő kritikus lehet, és a céges mobiltelefon gyors hozzáférést biztosít a megfelelő személyhez.
Con: Frissítési költségek
A mobiltelefon-technológia gyorsan változik, még más technológiával kapcsolatos termékekhez képest is. Míg a vállalkozások beruházhatnak olyan számítógépes hardverekbe és szoftverekbe, amelyek akár több évig is működhetnek, ez így van irreális elvárni, hogy a néhány évnél régebbi mobiltelefonok lépést tudjanak tartani a jelenlegivel igények. Ha mobiltelefont biztosít az alkalmazottaknak, számítson arra, hogy eszközeiket legalább kétévente frissítik. Ha az alkalmazottak csalódottak a lassú vagy elavult technológia miatt, az valószínűleg csökkenti a termelést.
Célszerű ezt figyelembe venni, amikor először tárgyal a szolgáltatóval, hogy a lehető legjobb árat kaphassa a várható frissítéseknél.
