Nincs egyértelmű különbség a tekintetben, hogy mely irodai munkák milyen irodai feladatokat látnak el. Valójában a kisebb irodákban azt tapasztalhatja, hogy egy személy különféle irodai feladatokat lát el. A nagy irodákban a feladatok és felelősségek speciálisak, és az egyes irodai munkákra koncentrálódnak.
Ez az útmutató segít eldönteni, hogy mely irodai munkákra van szüksége a hatékony iroda működéséhez szükséges feladatok elvégzéséhez. Nincsenek abszolútumok, mert bizonyos munkákat egy személynek kell elvégeznie a hatalmas munkamennyiség miatt; míg más funkciók, mint például a titkárnő és a recepciós, kombinálhatók, mivel egyetlen munkakört egy személy lát el.
Adminisztratív asszisztens vagy ügyvezető titkár
Az adminisztratív asszisztensek és ügyvezető titkárok magasan képzett, szervezett és motivált személyek. Ők tartják a pályán a vezetőket és vezetőket, és segítik őket hatékony és jól szervezett vállalkozások működtetésében.
Recepciós
A recepciós üdvözli a lakosságot, a szervezet "kapuőre" és számos egyéb, a cég számára fontos feladatot lát el. Az elvégzett feladatok kis-, közép- és nagyvállalkozásonként eltérőek.
Orvosi titkár és adminisztrációs asszisztens
Az orvosi titkári és adminisztratív asszisztensek speciális képzettséggel rendelkeznek, amelyet az orvosi szakma megkövetel. Nem megfelelő titkárnő vagy adminisztratív asszisztens alkalmazása negatívan befolyásolja az orvosi rendelő működését.
Pénztárosok
A pénztáros irodai munkája túlmutat az irodai pénz kezelésén. Nem kell teljes munkaidős állásnak lennie, de egy jól megtervezett irodában fékek és ellensúlyok épülnek fel, hogy megóvják a vállalat pénzügyi eszközeit.
Ügyintéző / Adatrögzítő
Az irodai ügyintéző vagy adatrögzítő alkalmazott erőfeszítéseit számos alapvető irodai feladat elvégzésére összpontosítja, amelyek biztosítják az iroda működését és az információáramlást az egész üzletben. Ez az alapfokú irodai munka az iroda hatékony működéséhez szükséges.
Irodavezető/felügyelő
Az irodavezető és/vagy irodavezető feladata az iroda hatékony és természetes működésének biztosítása. Ez a sokoldalú egyéniség a sikeres iroda kulcsa.
Ügyfélszolgálat / Ügyfélszolgálat
Az ügyfélszolgálat vagy az ügyfélszolgálati képviselők az Ön hangja és füle az ügyfelek számára. Egy jól szervezett ügyfélszolgálati terület jelentheti a különbséget aközött, hogy cége növekszik, vagy egy újabb statisztika lesz egy nehéz gazdaságban.
Számviteli vezető / felügyelő
A számviteli vezető vagy számviteli felügyelő feladata a szükséges pénzügyi folyamatok integritásának biztosítása. Nem megfelelő személy felvétele vagy előléptetése erre a pozícióra költséges hiba lehet.
Minden vállalkozásnak egyedi igényei vannak, és nem minden vállalkozásnak lesz szüksége ezekre a munkákra. Vannak olyan munkák, mint például a marketing és az üzletfejlesztés, amelyeket egy egyén vagy emberek csoportja is elláthat. A vállalkozást népszerűsíteni kell. Közösségi média és a Digitális Marketing ma sokkal könnyebbé tette a vállalkozás hírének terjesztését, mint korábban. Egy induló vállalkozásban gyakran az alapító vagy a tulajdonos vállalja a vállalkozás népszerűsítésének funkcióit, hogy meghatározza a potenciális ügyfelek és ügyfelek megszerzésének legjobb helyszíneit. Ahogy a vállalkozás növekszik, szükség lehet arra, hogy egy alkalmazott idejét ennek támogatására fordítsa funkciót, vagy érdemes lehet teljes munkaidőben dolgozó személyt szánni, aki szigorúan felelős a promócióért üzleti.
