A tiszta tapasztalaton túl a legjobb módja annak, hogy egy rendezvényszervező még jobb rendezvényszervező legyen, ha vendégként részt vesz egy másik rendezvényen. A legtöbb rendezvényszervező egy rendezvény időtartamát a kulisszák mögé koordinálásával tölti, de egy eseményt a vendég szemével átélni, az is lehet, hogy felnyitja a szemet.
Vendégnek lenni, nem pedig rendezvényszervezőnek, lehetőséget ad az esemény működésének megfigyelésére munkatársak akcióban, egy olyan perspektíva, amelyből gyakran könnyebb észrevenni, hogy mi működik jól -- és mi nem. Íme három olyan hiba, amelyet valószínűleg látni fog a rosszul sikerült eseményeken, valamint tippeket talál az ilyen hibák elkerülésére az eseményeken.
Rosszul kezelt regisztrációs táblázat
Amikor a vendégek a regisztrációs asztalhoz lépnek, a rendezvény személyzetének üdvözölve kell lennie, és készen kell állnia a vendégek segítségére – bármilyen helyzet is legyen.
Nem szolgáltatás-orientált, sőt nem is udvarias azt feltételezni, hogy valaki, aki odamegy a regisztrációs asztalhoz, nem tartozik a rendezvényhez. Mégis, pontosan ez történhet, ha a személyzet nincs megfelelően felkészítve vagy tájékoztatva. Emlékeztesd a rendezvény személyzetét, hogy a regisztrációs táblázat a házigazda és a rendezvény mögött álló szervezet képét ábrázolja. A személyzetnek üdvözölnie kell minden vendéget a regisztrációs asztalnál, és meg kell kérdeznie, hogy ott vannak-e, hogy bejelentkezzenek az eseményre az esemény vagy a házigazda nevével. Ha hibát követtek el, a legtöbb vendég kijavítja magát, és elnézést kér. Ha nem, a személyzetnek utasítást kell adni a helyzet legjobb megközelítésére. A kedvesség sokat jelent a rendezvényeken.
Rendetlen eseménybeállítás
A legtöbb helyszínen a takarítás takarítja a rendezvényteret, majd a bankett-kezelő személyzet elvégzi a beállítást. Ha a bankett műveletek során leejtenek egy poharat, és nem sikerül eltakarítani a szilánkokat, a szilánkok a padlón maradnak – hacsak a rendezvény személyzete nem takarít.
A törött üvegszilánkok és egyéb törmelékek nemcsak szörnyű képet hagynak maguk után, de biztonsági kockázatot is jelenthetnek. Ezért a legjobb rendezvényszervezők mindig 1-2 órával a kezdés előtt megérkeznek, hogy megfigyeljék a beállítást és hajtson végre egy sor bejárást a területen, és keressen üveget és egyéb tárgyakat 30 perccel, majd 15 perccel a esemény. Ha valami nem a helyén van, a rendezvényszervező felhívhatja a bankett személyzetének figyelmét.
Rosszul időzített takarítás
Bármely rendezvénynél két ütemezés lesz: a szervezők napirendje és a helyszínüzemeltetési személyzet munkarendje. Az eseményszervező felelőssége annak biztosítása, hogy mindkettő megfelelően szinkronban legyen.
A program prezentációja vagy vitaindító előadása általában közvetlenül valamilyen érkezési fogadás után történik, amely magában foglalhatja a regisztrációs asztalokat, ételeket és italokat. A takarítási és lebontási tevékenységek időzítését ezért gondosan meg kell tervezni, hogy ne zavarják vagy szakítsák meg a program napirendjét. Ha a tisztítást és a lebontást nem beszélik meg előre az eseménykezelő személyzettel, egy rendezvényszervező ezt tapasztalhatja Az asztalok és egyéb tárgyak közvetlenül a házigazdák vagy a vendégelőadók előtt távolíthatók el, ezzel elvonva mindenki figyelmét szoba.
Alsó vonal
Míg a jól menedzselt helyszínek szorgalmas rendezvényszervezési menedzserekkel és személyzettel megkönnyítik a rendezvényszervező munkáját, a rendezvények ilyen tökéletes lebonyolítása nem mindig van így. A nagyszerű rendezvényszervezők a rendezvények lebonyolításának minden részletét a maguk üzletévé teszik. Időt szánnak arra, hogy a bankett menedzsereivel megvitassák az összeállítás, a rendezvények kiszolgálásának minden aspektusát, és lebontsák. magát az eseményt, és felügyeli az eseményműveleteket előtte, közben és utána, hogy biztosítsa a lehető legjobb eseményt ügyfél.
