Amikor egy alkalmazottat a sajátjává léptetnek elő első vezetői szerepkör, valószínűleg ez lesz az első alkalom, hogy osztály költségvetését kezeli.
A legtöbb új menedzserek kevés vagy semmilyen formális képzésben nem részesülnek a költségvetési előrejelzés kidolgozásában, a kiadások nyomon követésében vagy az évközi kiigazítások végrehajtásában. Gyakran átadnak nekik egy táblázatot vagy jelentést a menedzserüktől vagy a pénzügyi osztálytól, és elvárják, hogy tudják, hogyan kell ezt megtenni, vagy próbálgatással tanulnak.
Bár a „próbálkozás és hiba” hatékony módja lehet egy új készség elsajátításának, jobb lenne, ha egy új menedzsernek nem kellene túl sok fájdalmas hibát elkövetnie. Íme néhány tipp, ha éppen költségvetési felelősséggel rendelkező menedzserré léptették elő.
Fektessen időt a tanulásra a kezdetektől fogva
Nincs jobb alkalom „hülye” kérdések feltevésére, mint amikor teljesen új vagy valamiben, és még soha nem csináltad. Inkább kérdezzen, és töltse az időt a tanulással, mint várja meg, amíg valaki rámutat
Vegyen részt a „Pénzügyek és költségvetés-tervezés nem pénzügyi menedzserek számára” tanfolyamon
Forduljon a helyi egyetemi üzleti iskolákhoz a „Vezetői oktatás” részben. A legtöbb üzleti iskola egy-három napos, nem hitelalapú kurzusokat kínál. A tanfolyam alatt vagy után szánjon időt a vállalat éves jelentésének áttekintésére, és megértse a különböző pénzügyi mutatókat és jelentéseket.
Kezelje osztályának költségvetését úgy, mintha az a saját vállalkozása lenne
Amikor nagy szervezeteknek dolgozunk, hajlamosak vagyunk úgy kezelni a „cég” pénzét, mintha az fán nőne. Nem, és most vezetőként az Ön feladata, hogy személyesen átvegye osztálya erőforrásait.
Legyen csapatjátékos
Ha lehetséges, tekintse át menedzsere költségvetését. Bár fontos, hogy a saját költségvetését átvegye, egysége egy nagyobb entitás része. Kérje meg a menedzserét, hogy mutassa meg, hová illeszkedik a költségvetése, és hogyan támogatja az átfogó képet, valamint a társaival való kölcsönös függőséget. Előfordulhat, hogy egy másik osztálynak pénzre van szüksége olyan célokhoz, amelyek prioritást élveznek, mint az Öné. Ne várja meg, hogy felkérjék vagy elvigyék – legyen proaktív, és ajánlja fel, hogy segít a társmenedzserének. Stratégiai és együttműködő embernek fognak tekinteni.
Ne játssz hülye játékokat
Az, hogy „mindenki csinálja”, nem jelenti azt, hogy nem hülyeség és rossz a cégnek. Példa egy tipikus hülye költségvetési játékra, amelyet a menedzserek játszanak, a „használd vagy veszítsd el a kiadásokat”. Azt amikor közeledik az év vége, és a költségvetése az előrejelzés alatt van. A korábbi években, amikor alulköltett, a következő évi költségvetést az adott év tényleges költségvetése alapján határozták meg. Tehát, hogy ne csökkentse újra a költségvetését, bevásárol – vesz olyan dolgokat, amelyekre nincs szüksége, vagy készletezzen fel, ha esetleg szüksége lenne rá.
Kövesse nyomon havi költségeit, és hajtson végre proaktív korrekciókat
Ne feltételezze, hogy „valaki” megmondja, ha túllépi a költségvetést. Sőt, előfordulhat, hogy havi jelentéseket kell kérnie, vagy magának kell nyomon követnie. Ne várjon az év végéig, amikor meglepetés lesz Önnek és főnökének. Addigra már késő kivizsgálni és kijavítani. Legyen elszámoltatható, mérje fel magát, és proaktívan számoljon be vezetőjének.
Legyen átlátható, és vonja be csapatát
Ossza meg költségkeretét csapatával, esetleg bevonja őket az előrejelzés beállításába. Csapata bevonása és a költségvetés-készítési folyamat megértésének segítése a megosztott tulajdon érzését kelti, és arra ösztönzi az alkalmazottakat, hogy találjanak kreatív módszereket a kiadások kezelésére.
Legyen stratégiai
Ne csak a tavalyi tényeket vegye figyelembe, és ne adjon hozzá 10 százalékot a jövő évi előrejelzéshez. Kezdje a stratégia és a célok kidolgozásával, majd határozza meg a célok eléréséhez szükséges erőforrásokat. Ha a tavalyinál többre van szüksége, készítsen üzleti esetet a kiegészítő finanszírozási igény indoklására.
Ne vigye túlzásba
Míg a költségvetés kezelése fontos szerepet tölt be egy menedzser számára, soha ne tévessze szem elől a legfontosabb eszközöket: az embereit! Ügyeljen arra, hogy legalább ötször annyi időt töltsön csapatod fejlesztése mint a ropogós számok.
