Az általános hangposta-üdvözlet az, amivel a hívókat üdvözöljük, ha Ön nem tudja felvenni a telefont a munkahelyén. Ez a mindennapi üdvözlés, amely alapértelmezettként használatos, kivéve, ha ideiglenes üdvözlést állított be, például egy távolléti üzenetet nyaralás közben, vagy különleges üzenetet ünnep közben. Ez az általános hangposta-üdvözlet a vállalatán kívülről érkező külső hívások és a vállalaton belüli másik mellékről hívó személyek által kezdeményezett belső hívások esetén is lejátszható.
Mivel soha nem lehet tudni, hogy a hívók mikor hallják ezt az üzenetet, jobb, ha ez az üdvözlés rövid, szakszerű és általános. Íme néhány tipp és ötlet, amelyek segítségével rögzíthet egy megfelelő hangpostaüdvözletet.
Tippek a hangposta üdvözlésének rögzítéséhez
Az üzenet rögzítésekor világosan beszéljen, és üzenete legyen tömör. Feltétlenül írja le a sajátját név vagy email cím ha arra kéri a hívót, hogy kövesse az írásos levelezést.
Arra is ügyelnie kell, hogy az üdvözlést olyan helyen és időben rögzítse, ahol minimális háttérzaj van. Így hangja tiszta lesz, üzenete pedig könnyen érthető, anélkül, hogy a szemétszállító kocsi kívülről vagy a szomszédban zajló találkozóról lenne szó, amely elnyomná vagy elvonná a hívó figyelmét.
A legfontosabb az, hogy többször is gyakorolni kell a felvételt, és meg kell hallgatni minden kísérletet, amíg meg nem győződünk arról, hogy kidolgozott és professzionális.
Kerülje a dátumokat és időkereteket, amikor visszahívja – elvégre nem tudhatja, hogy a hívó mikor hallja az üzenetet.
Általános hangpostaüdvözlési példák
Íme néhány ötlet az üdvözléshez, amelyek segítségével elindulhat, kezdve a szigorúan üzletszerű kevésbé formális üdvözlésre.
- Helló! Megérkezett Jim Smith. Sajnos jelenleg nem tudom fogadni a hívását, de a lehető leghamarabb vissza szeretném küldeni. Ezért kérem, hagyjon üzenetet a hangjelzés után.
- Szia, itt Jim Smith. Jelenleg nem tudom felvenni a telefont, de ha üzenetet hagy a nevével és telefonszámával, a lehető leghamarabb visszahívom.
- Elérted Jim Smitht. Jelenleg nem tudom fogadni a hívását, de a hangjelzés után ne habozzon üzenetet hagyni. Amint tudom, visszahívom. Ha azonnali segítségre van szüksége, hívja asszisztensemet, Susan Jonest a 6338-as melléken. Köszönöm, hogy hívott. Viszontlátásra.
- Elérte Jim Smitht az üzemeltetési technológia terén. Sajnos jelenleg nem tudom fogadni a hívását, de ha üzenetet hagy, és megadja a nevét és telefonszámát, amint tudok, visszahívom. Felveheti velem a kapcsolatot e-mailben is a [email protected] címen. Köszönöm, hogy hívott.
- Helló! Megérkezett Jim Smith. Jelenleg nem tudom felvenni a telefont, de amint tudom visszahívom. Ha ez egy közelmúltbeli rendelésre vonatkozik, kérjük, hívjon minket Vevőszolgálat Osztály az 1-800-555-1212 telefonszámon. Hétfőtől péntekig 8 és 17 óra között érhetők el. Keleti idő. Vagy bejelentkezhet weboldalunkra az XYZ.com címen. Ellenkező esetben a hangjelzés után hagyjon üzenetet.
- Köszönöm, hogy hívott. Megérkezett Jim Smith irodájába. Jelenleg vagy egy másik ügyféllel beszélek, vagy távol vagyok az asztalomtól. Vészhelyzet esetén hívja az 1-800-555-1212-es üzenetrögzítő szolgálatomat, amely éjjel-nappal elérhető. Ellenkező esetben kérjük, hagyjon részletes üzenetet a hangjelzés után, és visszahívom, amikor elérhető leszek. Köszönöm.
- Szia, elérte Jim Smitht az XYZ osztályon. Jelenleg nem vagyok elérhető, de ha üzenetet hagy az elérhetőségeivel, a munkanap végéig biztosan visszakeresek. Ha munkaidőn túl vagy hétvégén keresett meg, és azonnali segítségre van szüksége, kérjük, forduljon telefonos ügyfélszolgálatunkhoz az 1-800-555-1212 telefonszámon. Szép napot.
A lehetőségek bármelyikét módosíthatja és személyre szabhatja, hogy illeszkedjen vállalati kultúrájához és személyiségéhez, de próbáljon meg ne távolodni ezektől az alapoktól.
A hallgató figyelmének felkeltése
A vonalakon kívüli színezés nem mindenkinek való, különösen, ha hivatalos vállalati környezetben dolgozik. De ha olyan lendületes szakmában dolgozik, mint például az értékesítés, vagy akár visszafogottabb pozíciója van egy olyan helyen, mint egy tudományos alapítvány, ne féljen kreatívkodni hogy felkeltse valakinek a figyelmét. Befejezheti például hangüzenetét egy szórakoztató tény kérdésével, mint például: "Ha lyukat fúrsz a földön felülről lefelé, és ugrálsz be, mennyi ideig tart, amíg eléri az alját?" Tájékoztassa a hívót, hogy ha helyesen válaszol (42 perc), akkor eléri a visszahívás felső részét lista.
Ha motivációs előadóként keres megélhetést, üzenetét egy motivációs idézettel fejezheti be. Mindkét esetben ügyeljen arra, hogy a záró megjegyzése legyen rövid és szakszerű.
