Rendezvényszervezőnek lenni nem csak a bulikról szól; olyan programok létrehozásáról van szó, amelyek megcélozzák azt a célt, üzenetet vagy benyomást, amelyet az ügyfele kommunikálni próbál.
A rendezvényszervezők hosszú órákon át dolgoznak azon, hogy megszervezzék és végrehajtsák gyakorlatilag minden találkozó formátum részleteit, ideértve a privát szemináriumokat, nyilvános konferenciákat, iparági szakmai bemutatókat, alkalmazotti elvonulásokat és még sok mást.
A rendezvényszervező ipar
Az Event Industry Council 2018-as tanulmánya szerint a globális üzleti események több mint 1 billió dollár közvetlen kiadást generáltak, és 10,3 millió munkahelyet támogattak világszerte. Az Egyesült Államok vezeti a világot a rendezvények összteljesítményében, majd Kína és Németország következik.
Az Egyesült Államok Munkaügyi Statisztikai Hivatala a szakmai tervezés három elsődleges kategóriáját határozza meg: találkozókra, találkozókra és eseményekre. 2018-ban az egyes tervezőtípusok átlagos fizetése évi 49 370 dollár volt.
- Találkozzon az ügyfelekkel, hogy megértse, miért tartanak találkozót vagy eseményt
- Tervezze meg az esemény részleteit, ideértve annak idejét, helyét és költségét
- Kérjen ajánlatot helyszínektől, vendéglátóktól és egyéb szolgáltatóktól
- Látogassa meg a helyszíneket, hogy biztosítsa a használhatóságot és a követelményeknek való megfelelést
- Szobák, menük, termékajánlatok, szállítási és egyéb szolgáltatások koordinálása
- Felügyeljen minden tevékenységet, hogy mindenki elégedett legyen
- Tekintse át a számlákat, számlákat és hagyja jóvá a kifizetéseket
"A rendezvényszervezők [konkrétan] koordinálják az olyan ünnepségeket, mint az évfordulók, találkozók és egyéb nagy társadalmi események, valamint vállalati események, beleértve a termékbemutatókat, gálákat és díjakat szertartások. Vannak nonprofit rendezvényszervezők is, akik nagy rendezvényeket terveznek azzal a céllal, hogy adományokat gyűjtsenek egy jótékonysági vagy érdekvédelmi szervezet számára. A rendezvények közé tartozhatnak bankettek, jótékonysági versenyek és ételgyűjtések."
Rendezvényszervezési készségek
Ahhoz, hogy sikeresek lehessenek, a rendezvényszervezőknek különféle készségekkel kell rendelkezniük. Mindenekelőtt a szóbeli és írásbeli kommunikációban kell kitűnniük, valamint kivételes szervező- és időgazdálkodási képességekkel kell rendelkezniük. Szintén elengedhetetlen számukra, hogy projektmenedzsment tapasztalattal rendelkezzenek, és képesek legyenek többfeladatos munkavégzésre.
Azok az önindítók, akik nagyszerűen dolgoznak egy csapattal, és nyomás alatt is nyugodtak és szimpatikusak tudnak maradni, rendezvényszervezőként is jeleskednek. Tárgyalási, költségvetési és személyzeti menedzsment ismeretek szükségesek, valamint a vezetés minden szintjével való interakció képessége. A sikeres rendezvényszervezők érzékenyek a helyszín kiválasztására, a vendéglátásra, a gyártásra, a szórakoztatásra, az ajándékozásra, a szállításra, a szállásra és a konferencia szolgáltatásokra.
Szükséges végzettség
Azok, akik rendezvényszervezői karriert folytatnak, különféle szakmákkal és tudományos háttérrel rendelkeznek. Sok munkaadó előnyben részesíti a vendéglátás menedzsment, üzleti adminisztráció, marketing, PR vagy kommunikációs alapképzést. Sok tervező azonban más szakmában kezd, vagy olyan adminisztratív szerepkörben lép be, amely magában foglalja az üléstervezési feladatokat is.
Ha javítani szeretné képesítését, fontolja meg a Okleveles Meeting Professional (CMP) kijelölési vizsgát, vagy szerezze meg Okleveles kormányülési szakember (CGMP) jelölés. A CMP és CGMP hitelesítő adatok a kongresszusok, értekezletek és kiállítások rendezvényszervezői számára állnak rendelkezésre.
Elkezdeni
Tervezze meg a rendezvénytervezést ugyanúgy, ahogyan a következő eseményét tervezi – stratégiával és részletes dokumentációval. Kezdje a következő lépésekkel:
- Ha értékes tapasztalatot szeretne szerezni, szánjon önkéntes időt egy non-profit szervezetre vagy egy másik vállalkozásra, például egy vendéglátó cégre, virágüzletre, rendezvénytervezőre vagy más rendezvényszervezőre.
- Ha már egy másik rendezvényszervezőnek tervez rendezvényeket, lépjen a nagyobb felelősségvállalás irányába. Ez gyakran olyan egyszerű, mint a menedzsertől további munkát kérni a következő esemény kapcsán.
- Csatlakozz olyan egyesületekhez, mint Meeting Planners International vagy a Nemzetközi Élő Események Társasága hálózatba hozni. Minél több embert ismersz és minél több kapcsolatot alakítasz ki az iparágban, annál könnyebb lesz rendezvényszervezői karriered.
- Hozzon létre egy eseményportfóliót, hogy bemutassa szakértelmét és tudását.
- Amellett, hogy kapcsolatokat alakít ki más rendezvényszervezőkkel, alakítson ki hálózatot külső szállítókkal vagy partnerekkel. A vendéglátók, a zenészek vagy a médiaszemélyiségek mind növelhetik kitettségét és befolyási körét.
Saját életének szervezési és időgazdálkodási gyakorlata világosan jelzi mások számára az eseménytervezési készségeit. Függetlenül attól, hogy interjút készít egy másik tervező vállalkozáshoz, vagy elindítja és fejleszti a sajátját, a cél az lesz, hogy nyugodt, szervezett és mindig az ütemterv szerint maradjon.
