A belső ellenőrök a vállalaton belüli összes alkalmazott és részleg tevékenységét és feladatait vizsgálják, hogy felfedezzék a szervezet egésze működésének javításának módjait. A felszínen ez úgy hangzik, mintha beillesztenék magukat oda, ahol nem tartoznak, de valójában kritikus szerepet töltenek be szervezeteik védelmében és fejlesztésében.
Az alkalmazottak belső ellenőrzésekkel fognak találkozni
A legtöbb magán- és állami vállalat rendszeres belső auditokat végez annak biztosítása érdekében, hogy a megfelelő úton haladjanak a vállalat céljainak és küldetésének teljesítése terén. A kormány rendszeres belső ellenőrzéseket is végez majd. És ahogy végigmész a közszolgálati karrier, jó eséllyel válaszolnia kell a belső ellenőrök által feltett kérdésekre.
Az esetek túlnyomó többségében a könyvvizsgálók csak információkat gyűjtenek. Például megpróbálhatják megérteni, hogyan működik az Ön szervezeti része.
Nem kell feszengeni, ha egy belső könyvvizsgáló beszél veled. A belső ellenőrök olyan szakemberek, akik csupán napi munkájukat próbálják elvégezni. Igaz, munkájuk kényelmetlenséget okozhat Önnek és másoknak. Pontosan feltárják a rendszerek gyengeségeit, és korrekciós intézkedéseket javasolnak.
De végül jobbá teszik a szervezeteik működését, és a kérdéseikre adott válaszok kritikus fontosságúak ennek megvalósításához. Íme tehát három tipp, hogyan reagáljon a belső ellenőrökre, amikor kopogtatnak az ajtón.
Válaszolj őszintén
A belső ellenőrök tudják, ha valami nem jön össze. Ne adj nekik okot arra, hogy kételkedjenek a hitelességedben azzal, hogy kevesebbek, mint teljesen őszinte.
Ha nem tudja a választ egy kérdésre, ne próbálja meg blöffölni rajta. Egyszerűen csak hülyének fogod nézni magad, amikor megtalálják az igazi választ. Sokkal jobb választás, ha egyszerűen azt mondod, hogy nem tudod a választ. Ha tud valamit kutatni számukra, ajánlja fel, hogy megteszi. Előfordulhat, hogy elfogadják az ajánlatot, vagy már van néhány ötletük, hogyan kapják meg a választ.
Ha úgy gondolja, hogy a belső ellenőröknek nem tetszhet a válasza, ne riadjon vissza a válaszadástól. Meg akarják érteni a dolgokat, ahogy azok valójában léteznek, ezért még akkor is, ha a válaszod nem az, ami megkönnyíti a dolgukat, vagy amit hallani várnak, tudniuk kell az igazságot.
Tegyük fel, hogy semmit sem tudnak az Ön szakterületéről
A belső ellenőrök általában éles emberek, de nem lehetnek mindenben szakértők. Vannak, akik szakmai képzésükre összpontosítanak, és a belső ellenőrzés bizonyos aspektusaira, például információs rendszerekre vagy pénzügyekre összpontosítanak, de nem feltételezik, hogy ismerik az Ön szakterületét.
Adottnak hangzik, de könnyen belesimulhatunk a szakzsargonba vagy a lépések kihagyásába a folyamatok leírásakor. Az Ön számára meggondolatlan cselekvés valószínűleg nem az üzleti folyamatait megérteni kívánó belső ellenőr számára. Gondoljon minden tettére. Valami, ami számodra egy lépésnek tűnhet, több olyan lépés is lehet, amelyeket az elmédben egyesítettél éveken át tartó ismétlés során.
Még akkor is, ha a beszélgetés fárasztónak és túlságosan egyszerűnek tűnik, ne feledje, hogy a belső ellenőrök megpróbálják a folyamatokat a legkisebb tevékenységeikre bontani. Csak ezután találhatják meg, hol fajulhatnak el a folyamatok.
Csatlakoztassa a pontokat nekik
A belső ellenőrök nemcsak a folyamatokat a legapróbb részletekig dekonstruálják, hanem az emberek és a folyamatok közötti összefüggéseket is keresik. Megkeresik a folyamatban részt vevő összes embert, hogy lássák, kit kell bevonni, kit nem, de kell, hogyan lépnek kapcsolatba ezek az emberek, és hogy elegendő ellenőrzési lehetőség van-e a csalás, pazarlás vagy visszaélések megelőzésére vagy felderítésére.
Amikor válaszol a belső auditoroknak, mutassa meg, hogy Ön és folyamatai hol lépnek kapcsolatba másokkal és folyamataikkal. A pontok ilyen összekapcsolása világosabb képet ad a szervezet egészének működéséről. Az ilyen információk a belső ellenőrök számára is felvilágosítást adnak arról, hogy kivel beszélhetnek, és hol találhatnak további információkat.
