A projektterv az aprólékos tervezés csúcspontja a projekt menedzser. Ez a fődokumentum, amely útmutatást nyújt a projekt futásához, a vezető szándékai szerint a projekt minden kulcsfontosságú aspektusára vonatkozóan. Bár a projekttervek vállalatonként eltérőek, tíz kritikus elemnek vagy lépésnek kell lennie egy hatékony projekttervben, hogy elkerüljük a zavart és a kényszerű improvizációt a projekt végrehajtása során fázis.
Projekt céljai
A projekt céljait a projekt charta, de ezeket a projekttervben is szerepeltetni kell a projekt céljainak további magyarázata vagy a charta mellékletként való feltüntetése érdekében. Függetlenül attól, hogy a projektmenedzser hogyan építi be a célokat a projekttervbe, a fontos, hogy a egyértelmű kapcsolat a projekt alapszabálya – a projekt első kulcsdokumentuma – és a projekt második kulcsdokumentuma, a projekt között terv.
Projekt hatóköre
A projektcélokhoz hasonlóan a hatálya az alapszabályban van meghatározva, és a projektvezetőnek tovább kell finomítania a projekttervben. A hatókör meghatározásával a projektmenedzser elkezdheti bemutatni, hogyan fog kinézni a projekt célja vagy készterméke a végén. Ha a hatókör nincs meghatározva, az a projekt során kibővülhet, és költségtúllépésekhez és határidők elmulasztásához vezethet.
Például, ha egy marketingcsapatot vezet, hogy prospektust készítsen egy vállalat termékcsaládjához, meg kell jelölnie, hogy hány oldalas lesz, és példákat kell mutatnia arra, hogy milyen lehet a kész termék néz.
Egyes csapattagok számára egy brosúra két oldalt jelenthet, míg mások tíz oldalt tarthatnak megfelelőnek. A hatókör meghatározásával az egész csapat ugyanarra az oldalra kerülhet az elején.
Mérföldkövek és főbb teljesítések
A projekt legfontosabb eredményeit mérföldköveknek, a kulcsfontosságú munkatermékeket pedig főbb teljesítéseknek nevezzük. Mindkettő egy projekten végzett munka fő összetevőit képviseli. A projekttervnek azonosítania kell ezeket a tételeket, meg kell határoznia azokat, és határidőket kell meghatároznia a teljesítésre.
Ha egy szervezet új szoftver kifejlesztésére irányuló projektet vállal, a főbb leszállítmányok az üzleti követelmények és azok megvalósításának végső listája lehet.
Ezek után a projekt mérföldkövei lehetnek a tervezés befejezésének, a rendszertesztelésnek, a felhasználói elfogadási tesztelésnek és a szoftver bevezetésének dátumának. Ezekhez a mérföldkövekhez munkatermékek kapcsolódnak, de inkább a folyamatokról szólnak, mint magukról a termékekről.
A mérföldkőnek és a főbb teljesítési határidőknek nem kell pontos dátumoknak lenniük, de minél pontosabb, annál jobb. A pontos dátumok segítenek a projektmenedzsereknek a munkastruktúrák pontosabb felosztásában.
A tervnek ebben a szakaszában mérföldköveket fog létrehozni, hogy nagy vagy magas szintű eredményeket tudjon készíteni, és azokat kis szállítmányokra bontsa, amelyeket a következő lépésben vázolhat fel.
Munka felbontási szerkezet
A munkalebontási struktúra (WBS) a projekt mérföldköveit és főbb teljesítéseit kisebb részekre bontja, így egy-egy személy felelős minden egyes aspektusért. A munkalebontási struktúra kialakítása során a projektmenedzser számos tényezőt figyelembe vesz, például az erősségeket ill a projektcsapat tagjainak gyengeségei, a feladatok, a rendelkezésre álló erőforrások és a teljes projekt közötti kölcsönös függőség határidő.
Végső soron a projektmenedzserek felelősek a projekt sikeréért, de nem tudják egyedül elvégezni a munkát. A WBS egy olyan eszköz, amelyet a projektmenedzser a projekt elszámoltathatóságának biztosítására használ, mivel megmondja a projekt szponzorának, a projektcsapat tagjainak és az érdekelt feleknek, hogy ki miért felelős. Ha a projektmenedzser aggódik egy feladat miatt, pontosan tudja, kivel kell találkoznia ezzel kapcsolatban.
Költségvetés
A projekt költségvetését megmutatja, hogy mennyi pénzt szánnak a projekt befejezésére. A projektmenedzser felelős ezen erőforrások megfelelő elosztásáért. A szállítókkal rendelkező projekteknél a projektmenedzser gondoskodik arról, hogy a szállítmányok a szerződéses feltételeknek megfelelően készüljenek el, különös figyelmet fordítva a minőségre. Néhány projekt költségvetése kapcsolódik a humánerőforrás-tervhez.
Fontos, hogy meghatározzuk az egyes mérföldkövek és teljesítések költségeit annak figyelembevételével, hogy mennyi időre van szükség, és milyen munkaerőköltséget igényel a feladatok elvégzése. A projekt költsége a projekt időtartamához van kötve, ami visszamegy a projekt hatókörébe. A hatókörnek, a mérföldköveknek, a feladatoknak és a költségvetésnek összhangban kell lennie és reálisnak kell lennie.
Emberi Erőforrás Terv
A humánerőforrás-terv megmutatja, hogy a projekt milyen személyzettel lesz ellátva. A HR-terv, amelyet néha személyzeti tervnek is neveznek, meghatározza, hogy kik lesznek a projektcsapatban, és mennyi időt kell vállalniuk az egyes személyektől. A terv kidolgozása során a projektmenedzser egyeztet a csapattagokkal és feletteseikkel arról, hogy az egyes csapattagok mennyi időt fordíthatnak a projektre. Ha további személyzetre van szükség a projekttel kapcsolatos konzultációhoz, de ezek a projektcsapat részét képezik, ezt szintén dokumentálják a személyzeti tervben. Ismét konzultálnak a megfelelő felügyelőkkel.
Kockázatkezelési terv
Sok minden elromolhat egy projektben. Bár minden lehetséges katasztrófa vagy kisebb akadozás előrejelzése kihívást jelent, számos buktatót megjósolhatunk. A kockázatkezelési tervben a projektmenedzser azonosítja a projekt kockázatait, annak valószínűsége, hogy ezek a forgatókönyvek megtörténnek, és milyen stratégiák enyhíthetők. A terv megfogalmazásához a projektmenedzser kikéri a projektszponzor, a projektcsapat, az érdekelt felek és a belső szakértők véleményét.
Csökkentő stratégiákat vezetnek be azokra a kockázatokra, amelyek valószínűleg előfordulnak, vagy amelyek magas költségekkel járnak. Azok a kockázatok, amelyek valószínűtlenek, és amelyek alacsony költségekkel járnak, fel vannak tüntetve a tervben, még akkor is, ha nincsenek mérséklő stratégiáik.
Kommunikációs terv
A kommunikációs terv felvázolja, hogyan kommunikálják a projektet a különböző közönségekkel. A munkalebontási struktúrához hasonlóan a kommunikációs terv az egyes komponensek elvégzését a projektcsapat tagjára ruházza.
Ebben a lépésben fontos felvázolni, hogyan kommunikálják és oldják meg a problémákat a csapaton belül, és milyen gyakran kommunikálnak a csapattal és az érdekelt felekkel vagy a főnökkel. Minden üzenetnek megvan a célközönsége. A kommunikációs terv segít a projektmenedzsereknek abban, hogy a megfelelő információk a megfelelő emberekhez jussanak el a megfelelő időben.
Érintettek irányítási terve
A érdekelt felek kezelési terve meghatározza, hogy az érdekelt feleket hogyan használják fel a projektben. Néha az érdekelt feleknek csak információt kell kapniuk. Ez a kommunikációs tervben megoldható. Ha többre van szükség az érdekelt felektől, az érdekelt felek kezelési terve felvázolja, hogyan lehet ezt megszerezni.
Változáskezelési terv
A változáskezelési terv keretet fektet le a projekt módosításához. Bár a projektmenedzserek általában szeretnék elkerülni a projekt változtatásait, ezek néha elkerülhetetlenek. A változáskezelési terv protokollokat és folyamatokat biztosít a változtatásokhoz. Az elszámoltathatóság és az átláthatóság szempontjából kritikus fontosságú, hogy a projektszponzorok, projektmenedzserek és projektcsapat tagjai kövessék a változáskezelési tervet.
