Kihívást jelent a beszedési levelek küldése kisvállalkozásában? Nem vagy egyedül. Sok cégtulajdonos nem tudja, hogyan kell hatékonyan írni gyűjtőlevél vagy legyen egy mintája, amelyet referenciaként használhatnak.
A beszedési leveleknek két dolgot kell tenniük: 1) meg kell őrizniük az ügyfelek jóindulatát, és 2) segíteni kell a fizetésben.
A beszedési levél akkor működik, ha fizetést vagy fizetési megállapodást eredményez ügyfelei részéről. Ha kiküldi a beszedési leveleket, és nem érkezik válasz, ideje átdolgozni a beszedési levél sablonját.
A levélkészítés legjobb gyakorlatainak megértése érdekében az alábbiakban egy mintagyűjtő levél érhető el.
Mikor használjunk gyűjtőlevelet
A beszedés akkor kezdődik, amikor elküldi a számlát, amelyen meg kell adni a fizetési határidőt. Amikor ez a dátum letelik, ideje elkezdeni gondolkodni egy gyűjtőlevéllel. Ne várj túl sokáig. Jobb, ha előbb, mint utóbb küld egy emlékeztetőt. Ne feledje, ez a pénz tartozik Önnek. Minél tovább halasztja a begyűjtést, annál nagyobb megterhelést jelenthet vállalkozása számára.
Ha nem tudja, mit írjon, használja az alábbi mintasablont.
Gyűjteményi levél minta
jan. 8, 2021.
Franks Vízvezeték
Fő utca 123
Bárhol, NH 05000.
Számlaszám vagy számlaszám: 123
Esedékes vagy lejárt egyenleg: 100,00 USD.
Kedves Jim!
Ez egy emlékeztető arra, hogy 100,00 USD-s számlaegyenlege novemberben lejárt. 28, 2020.
Kérem, fizesse be ezt az összeget még ma, az Ön kényelme érdekében mellékeltem egy lepecsételt fizetési borítékot.
Köszönjük fizetését.
Tisztelettel,
Frank Smith
Franks Vízvezeték.
Amint a fenti gyűjtőlevélmintából látható, a leghatékonyabb gyűjtőlevelek rövidek, lényegre törőek és könnyen olvashatóak. Próbálja kerülni a hosszú vagy zavaros szavakat és mondatokat. A közvetlenebb levél kevesebb félreértéshez vezet.
Gyűjteményi levél tippek
A gyűjtőlevélnek a következőket kell tartalmaznia:
- Az első mondatban mondd el leveled okát
- Magyarázd meg részletesebben a második mondat első mondatát
- Javasoljon megoldást
- Köszönet a címzettnek
A beszedési levél tükrözi vállalkozását, ezért legyen professzionális, és minden levelet személyesen írjon alá. Ne feledje, hogy levelének célja valakit rávenni arra, hogy küldjön Önnek pénzt. Az Ön megfogalmazása és hangvétele kritikus, különösen akkor, ha ez egy olyan ügyfél, akivel folytatni kívánja az üzletet. Mindig feltételezzük, hogy az ügyfél fizet.
A fizetéshez borítékot is érdemes csatolni. Ha a fizetési borítékon feltüntetheti a postaköltséget, az jobb. Minél könnyebbé teszi az ügyfél számára a fizetést, annál nagyobb az esélye a fizetésre.
