Az új ügyfelek üdvözlő levél értéke értékes része az új ügyfelek megszerzésének, különösen akkor, ha vállalkozása a személyes kapcsolatokra összpontosít. Szánj időt egy új írásra ügyfél üdvözlő levél számos előnye van, amelyek közül néhány:
- Megmutatja ügyfeleinek, hogy értékeli a vállalkozásukat
- Hivatalosan bemutatja cégét új ügyfeleknek
- Az új ügyfelek megnyugtatása arról, hogy jól döntöttek a cége kiválasztásánál
- Fontos elérhetőségi információk megadása
Az új ügyfél üdvözlő levelét meglehetősen egyszerű létrehozni, és személyessé teszi az új üzleti kapcsolatot.
Céges levélpapír
Az új ügyfél üdvözlő levelét a vállalati fejlécére kell nyomtatni, vagy legalább tartalmaznia kell elérhetőségét.
A professzionális fejléces levélpapír a vállalati márkajelzéssel kiváló módja annak, hogy erősítse márkáját üdvözlő levelei és minden ügyfélkommunikációja révén. Ha azonban nem rendelkezik fejléces papírral az új ügyfél üdvözlő leveléhez, akkor mellékelje a következőt:
- Cégnév
- Visszaszállítási cím
- Telefonszám
- Email cím
Érdemes lehet megadni egy faxszámot, a cég webhelyét és minden más elérhető kapcsolatfelvételi módot is.
Dátum és a címzett címe
Az üdvözlőlevél elején szerepelnie kell a levél dátumának és a címzett levelezési címének, a bal oldali szegélyhez igazítva.
A címzett címmezőjének általában a következőket kell tartalmaznia:
- Teljes név (előtaggal)
- Cím
- Vállalat
- Levelezési cím
Üdvözlet
Az új ügyféllevélnek ebben a részében általában névvel, majd vesszővel vagy kettősponttal köszönti a címzettet.
Az, hogy a címzettet a keresztnevével (pl. Jane), vagy formálisabban, előtaggal és vezetéknévvel (azaz Kedves Ms. Doe) köszönti, attól függ kapcsolat az ügyféllel. Általában véve, mivel ez egy hivatalos levél, minden ügyféllel hivatalosnak kell lennie, függetlenül a kapcsolatától.
Üdvözlő üzenet
A levél nyitó mondata az üdvözlés után következik, és tartalmaznia kell egy üdvözlő üzenetet az ügyfélnek.
Íme egy példa egy nyitó mondatra egy új ügyfél üdvözlő levélben:
A Smith Consulting teljes személyzete nevében szeretném megragadni az alkalmat, hogy új ügyfélként üdvözöljem Önt. Örülünk, hogy velünk vagy.
A Társaság bemutatása
Az új ügyfél üdvözlő levelének tartalmaznia kell a vállalat bemutatását, valamint meg kell ismételnie képességeit.
Íme egy példa a cég bemutatására:
A Smith Consultingnál büszkék vagyunk arra, hogy ügyfeleinknek érzékeny, hozzáértő és kiváló szolgáltatást kínálunk. Ügyfeleink jelentik üzletünk legfontosabb részét, és fáradhatatlanul azon dolgozunk, hogy az Ön teljes elégedettségét biztosítsuk, most és mindaddig, amíg Ön vásárló.
Ebben a részben szeretne bemutatkozni, és tudassa az ügyféllel, milyen szerepet fog játszani a cégével való kapcsolataiban.
Íme egy példa a személyes bemutatkozásra:
Örömmel értesítem továbbá, hogy én leszek az Ön elsődleges kapcsolattartója a cégnél, és arra bátorítom, hogy kérdéseivel, észrevételeivel és visszajelzéseivel bármikor forduljon hozzám.
Elérhetőség
Ennek a levélnek az egyik legfontosabb része az a rész, amely számos egyéb elérhetőséget tartalmaz, amelyekre szükségük lehet az Ön cégénél, és a velük való kapcsolatfelvétel módjait. Üdvözlőlevélének ebben a részében fel kell sorolnia, hogyan és mikor léphet kapcsolatba Önnel ügyfele, ha kérdése vagy aggálya van.
Megnyugtatás
Az új ügyfél üdvözlő levelének ez az utolsó része ismét köszönetet mond az ügyfélnek a vállalkozásáért, erősítsd meg irántuk való elkötelezettségedet, és tudasd velük, hogy készen állsz bármit megtenni szükségleteik kielégítése érdekében teljesülnek.
Az ötlet az, hogy pozitív hangon zárjuk le a levelet, és hagyjuk, hogy az új ügyfél úgy érezze, szívesen látják, megbecsülik és fontosak.
Íme egy példa az új ügyfél üdvözlő levelének utolsó mondatára:
Jane, még egyszer köszönöm, hogy a Smith Consulting céget bízta meg legfontosabb üzleti igényeivel. Megtiszteltetés számunkra, hogy Önt szolgálhatjuk.
Záró
Az új ügyfél üdvözlő levelének lezárása magában foglalja az elismerést (tisztelettel, üdvözlettel, őszinte üdvözlettel stb.), az Ön írásos aláírását, valamint az Ön nevét és beosztását.
Fontos, hogy a levél személyre szabásához mindig a tényleges aláírását adja meg, és ne számítógép által generált aláírást vagy bélyegzőt. Az aláírásodnak az elismerés és a neved közé kell kerülnie, ezért érdemes hagyni néhány szóközt.
