Az alkalmazotti bérszámfejtési fájl minden olyan adattárat tartalmaz, ami az alkalmazott fizetésével kapcsolatos. A bérszámfejtési fájl létrehozásának fő oka az, hogy korlátozza a hozzáférést a személyzeti fájlban található többi bizalmas információhoz.
Az alkalmazottak bérszámfejtésének célja
A bérszámfejtési fájl lehetővé teszi, hogy a könyvelők kifizessék az alkalmazottat anélkül, hogy hozzáférnének az alkalmazottak bizalmas információihoz. A könyvelő személyzet ott vezethet bérszámfejtést, ahol van értelme a munkavállaló fizetésének. Azokban az esetekben, amikor a bérszámfejtést és a könyvelést kiszervezik, ez még inkább ajánlott gyakorlat a munkavállaló bérszámfejtéséhez.
A bérszámfejtési fájl korlátozza a hozzáférést a bizalmas munkavállalói információkhoz. Az alkalmazottak bérszámfejtési fájlja lehetővé teszi, hogy a számviteli és pénzügyi munkatársak egy praktikus helyen rendelkezzenek a munkavállaló fizetéséhez szükséges információkkal. A helynek biztonságosnak kell lennie, és más alkalmazottak számára nem elérhető.
Le kell nyűgöznie a könyvelőket, hogy a bérszámfejtési fájlok adatai bizalmasak, és nem oszthatók meg a HR-es személyzet engedélye és kijelentkezése nélkül. A könyvelő személyzet sem oszthat meg semmilyen információt az alkalmazottak emeléseiről, előléptetéseiről, bónuszairól és bármely más, az alkalmazottakkal kapcsolatos bizalmas információról.
A humánerőforrásnak nem kell felügyelnie a számvitel hozzáférését az alkalmazottak bérszámfejtési fájljaihoz. A kapcsolódó alkalmazottak, például a személyzeti és egészségügyi akták esetében ajánlott, korlátozni kell a bérszámfejtési fájlhoz való hozzáférést. Csak azok láthatják a tartalmat, akiknek szükségük van az információra a munkájuk elvégzéséhez.
Az alkalmazotti bérszámfejtési fájl tartalma
Ez egy javasolt lista arról, hogy mi tartozik az alkalmazottak bérszámfejtési fájljába.
- Ajánlatlevél, amelyet a munkaerő-felvételi vezető, a humánerőforrás és az alkalmazott írt alá
- Fizetési engedély, amelyet a humánerőforrás és a felvételi vezető ír alá, ha munkavállalói szerződés létezik
- W-4 forma
- Minden olyan munkavállalói juttatáshoz kapcsolódó papírmunka és felhatalmazás, amely bérlevonást jelent
- Közvetlen befizetés engedélyezési űrlap
- Fizetett munkaidő elszámolási nyomtatványok
- Óránkénti heti munkaidő lapok
- Az óra rögzíti, ahol használják
- Jelenléti nyilvántartás
- Költségtérítési kérelmek, beleértve az utazási és egyéb engedélyezett kiadások dokumentációját és nyugtáit
- Tandíj-visszatérítési nyomtatványok és befizetési bizonylatok, könyvek és így tovább
- Fizessen előre igénylőlapon
- Vállalati hitel dokumentumok és fizetési ütemezés
- Letiltás végzések és nyilvántartások
- Személyes adatok kiadásának engedélyezése
- Minden egyes alkalmazotti emeléssel kapcsolatos papírmunka
- Bónuszokkal, nyereségrészesedésekkel vagy elismerési díjjal kapcsolatos papírmunka
- W-2 nyomtatványok
- Felhatalmazás minden egyéb bérszámfejtési művelethez, amelyet a vállalat engedélyez
Más néven alkalmazotti akták, alkalmazotti nyilvántartások, emberi erőforrás akták, dokumentációk.
Megjegyzés: Susan Heathfield minden erőfeszítést megtesz annak érdekében, hogy pontos, józan ésszel kapcsolatos, etikus humánerőforrás-gazdálkodási, munkáltatói és munkahelyi tanácsokat kínáljon ezen a webhelyen, de ő nem ügyvéd. Az oldalon található tartalom nem értelmezhető jogi tanácsként. Az oldalnak világszerte széles közönsége van, és a munkaügyi törvények és szabályozások államonként és országonként eltérőek, így a cikkek nem lehetnek mindenre érvényesek az Ön munkahelyén. Ha kétségei vannak, mindig kérjen jogi tanácsadót. Az oldalon található információk csak tájékoztató jellegűek.
