A számok számítanak, ha sikeres vendéglátó-ipari vállalkozást működtet. Ha új vagy esemény tervezés, ez a felismerés meglepő lehet számodra, de tény, hogy a számok erősen mozgatják a vendéglátó világot.
A vendégek száma, az adagok mérete és a kiszállítás dátuma mind befolyásolják az étkezés jövedelmezőségét, és még kis számbeli változtatások is nagy változást hozhatnak, ha több száz fős vacsorát kell felszolgálni vendégek.
Mindezek miatt az értekezlet-szervezőknek határozottan ismerniük kell a vendéglátóhelyek számát, hogy biztosítsák az élelmiszerek minőségét és elkerüljék a büntetési díjakat.
Becsült szám
Ez az a vendégek száma, akikre kezdetben az esemény-előrejelzést építi. A becsült számra nincs valódi kötelezettség, mivel ez inkább egy „munkaszám”, amelyet a költségek és a személyzeti igények becslésére használnak. Ezek a számok befolyásolják a helyszín kiválasztását és talán a szolgáltatási stílust is.
Várható gróf
A várható számot két-három héttel az esemény előtt kell benyújtani. Ez a várható vendégek pontosabb megszámlálását jelenti, és szerződésben kötődik a végső számhoz.
Minden étkeztetési tevékenységnek van szabályzata a várható számokra vonatkozóan, de általában véve ez nem térhet el a végső szám 15%-ánál nagyobb mértékben.
Végső szám vagy garantált szám
A végső szám a vendégétkezések száma, amelyekért fizetni kell. Ez jelzi a terítékek számát és a terem vendéglátó csapatának létszámát is.
Bármilyen, ezen a számon az esedékesség időpontját követően végrehajtott változtatások büntetést vagy késedelmi díjat vonhatnak maguk után. Ezért fontos, hogy a tervező olyan RSVP dátumot állítson be, amely a garanciális határidő előtt esik.
Százalékcsökkenés
Két szögből lehet csökkenteni a százalékot. Az elsőt úgy számítják ki, hogy látják, hogy a végső szám mennyivel esett vissza a várt számhoz képest. Túl nagy (20% feletti) százalék esetén kötbér szabható ki a személyzeti és szállítási megrendelésekkel kapcsolatos költségek fedezésére.
A tervezők a csökkenési százalékok segítségével megbecsülik, hány „meg nem jelenésre” számítanak. A 2%-os esési arány körülbelül átlagos a fizetős vagy jegyes események esetében. Ez az átlag 5% fölé emelkedhet az ingyenes események esetében. Ahogy el tudod képzelni, a résztvevők azok nagyobb valószínűséggel jelenik meg amikor van pénzük egy rendezvényre.
Étkezési kártyák
Egyes tervezők egynél több főételeket kínálnak a hivatalos étkezésekhez, és ez újabb számítási követelményt támaszt. A szállodák és bankett-központok nem akarnak azon találgatni, hogy hány vendég fog steaket vagy csirkét választani, ezért a tervezőkön múlik, hogy az RSVP rendszerükön keresztül pontosan megszámolják az egyes választásokat.
A rendezvény napján minden résztvevő kap egy színes étkezési kártyát, amelyet az asztalra helyezhet, így a felszolgálók automatikusan tudják, melyik ételt rendelték.
Italjegyek
A rendezvényszervezők italjegyeket használhatnak ellenőrizni a költségeket nyitott bár működtetéséről. Ezt úgy érik el, hogy minden vendégnek adnak egy vagy két italjegyet a regisztrációkor. A csapos italért cserébe elfogadja a jegyeket. Azok a vendégek, akik a jegyen felüli italt választják, készpénzben fizethetnek.
Egy dolog, amit meg kell jegyezni az italjegyekkel kapcsolatban, hogy a helyszín a legmagasabb árú italt számítja fel jegyenként. Emiatt célszerű ezt a rendszert sörrel és borral vagy házi bárral használni, mivel a választékot szorosabban árazzák.
Munka a rendszerrel
Végső soron a rendezvényszervező feladata, hogy pontos számlálást adjon a vendéglátó részlegnek. Azok a tervezők, akik figyelmen kívül hagyják a szolgáltatóik által kiadott szabályzatokat és határidőket, a kelleténél többet fizethetnek büntetések és egyéb díjak formájában.
Ezt a legjobb módja annak elkerülése, hogy a rendezvény megtervezése előtt elolvassa az étkezési szabályzatot. Ezt követően egy egyszerű szabály segít kiválasztani a legmegfelelőbb időpontokat és költségeket, amelyeket a vendégekre kell hárítani.
