Az idei évre vonatkozó adóbevallás benyújtása után szánjon néhány percet adónyilvántartásainak rendszerezésére és tárolja azokat, ahol megtalálhatja. Soha nem tudhatod, mikor kerül sor Ön vagy vállalkozása ellenőrzésére, és készen kell állnia.
De meddig kell őket megőrizni?
Miért mentse az adónyilvántartásokat?
Amellett, hogy az adónyilvántartásait saját személyes vagy üzleti célokra használja, el kell mentenie azokat a forrás dokumentálásához az adóbevallásában szereplő információkról, valamint üzleti és személyi jövedelmének, adókedvezményeinek, levonásainak és jóváírásainak támogatására könyvvizsgálat.
A vállalkozásoknak részletesebb nyilvántartási követelményeik vannak, mert a szokásos és szükséges üzleti kiadások után adókedvezményt vehetnek igénybe. Például az utazási bizonylatokon és egyéb bizonylatokon fel kell tüntetniük az üzleti célt.
Az Internal Revenue Service (IRS) adónyilvántartás vezetésének határideje megegyezik a vállalkozások és a magánszemélyek számára.
Mi az adónyilvántartás vezetésének szabálya?
Általánosságban elmondható, hogy az IRS azt mondja, hogy olyan nyilvántartást kell vezetnie, amely alátámasztja az adóbevallási követeléseit a jövedelemre, a levonásokra és a jóváírásokra vonatkozóan az ügynökség által a bevallás „elévülési időszakának” nevezett időszakban.
Az elévülési idő az az idő, amikor:
- Módosíthatja bevallását, hogy jóváírást vagy visszatérítést igényeljen; vagy
- Az IRS további adót állapíthat meg
A határidők általában akkor kezdődnek, amikor benyújtja a bevallást, de ha az esedékesség előtt nyújt be, akkor a határidő az esedékesség napjától kezdődik. Például, ha március 15-én nyújt be bejelentést, a korlátozás április 15-én (vagy az adott év esedékességi dátumán) kezdődik. De ha október 15-én kap egy kiterjesztést és fájlt, a korlátozás attól a dátumtól kezdődik.
Egyes években az adók nem esedékesek április 15-én. 2021-ben a texasi, louisianai és oklahomai vállalkozásoknak június 15-ig kell benyújtaniuk 2020-as adóbevallásukat. Ez egy egyszeri meghosszabbítás, amelyet az IRS biztosít a 2021-es téli viharokra válaszul. Az egyéb területek adófizetőinek 2021. május 17-ig kell benyújtaniuk a 2020-as szövetségi adóikat, de ez csak magánszemélyekre vonatkozik, vállalkozásokra nem.
A legtöbb esetben az elévülési idő a bevallás benyújtásától számított három év, de bizonyos helyzetekre eltérő határok vonatkoznak.
Korlátok, amikor nem jelentett be bevételt
A határ hat év, ha nem jelentett be olyan jövedelmet, amelyet be kellett volna jelenteni, és ez több mint a bevétel 25%-a. bruttó bevétel (minden forrásból) a hozamon, vagy külföldi pénzügyi eszközöknek tulajdonítható és több mint $5,000.
A követelések benyújtásának korlátai
Ha visszatérítést szeretne igényelni, akkor az igényt a benyújtástól számított három éven belül kell benyújtania bevallás az adott évre (vagy az esedékesség napjára), vagy az adó megfizetésének dátumától számított két évre, attól függően, hogy melyik van a későbbiekben.
A behajthatatlan követelésből származó túlfizetés vagy az értéktelen értékpapírok vesztesége miatti túlfizetési igény benyújtásához a bevallás esedékességétől számított hét éven belül kell benyújtania.
A tulajdonnyilvántartás korlátai
Vezesse az ingatlannyilvántartást az ingatlan eladásának vagy elidegenítésének évében az elévülési idő lejártáig.
Például, ha Önt auditálják, mert tartozása van a 2020-as adóbevallásában, és 2019-ben eladott egy üzleti járművet, akkor őrizze meg a jármű nyilvántartását a 2020-as adóbevallás benyújtásának napjától számított három évig, vagy az esedékesség napjától számítva, ha ezt megelőzően nyújtotta be dátum.
Ha csalárd bevallást nyújt be, vagy nem nyújt be bevallást, nincs korlátozás arra vonatkozóan, hogy az IRS mikor állapíthatja meg az adót a bevallás alapján.
Adóbevallások és bérszámfejtési adónyilvántartások mentése
Ne felejtse el menteni korábbi adóbevallásait. A bevallások megőrzésének határideje megegyezik a többi adónyilvántartáséval: a legtöbb esetben három év.
A vállalkozásoknak legalább négy évig meg kell őrizniük a bérszámfejtésre és az alkalmazottakra vonatkozó adatokat az ellenőrzéshez, miután az alkalmazott elhagyja a céget. Lásd ezt a cikket fizetési nyilvántartás vezetése további részletekért.
Az Amerikai Ügyvédi Kamara óva int, hogy ne semmisítse meg a régi adóbevallásokat.
Gyors összehasonlítás az adónyilvántartásról
Az évek száma, ameddig nyilvántartást kell vezetnie:
| Helyzet | A bejelentés dátumától vagy a határidőtől számított évek száma |
|---|---|
| Ha pénzzel tartozik | 3 év a bejelentés dátumától számítva (feltételezve, hogy ez a határidő) |
| Ha nem jelentette be az összes bevételét | 6 év az esedékességtől vagy a bejelentés napjától, attól függően, hogy melyik a későbbi |
| Ha visszatérítést szeretnél | A bevallás benyújtásától számított 3 év, vagy az adó befizetésétől számított 2 év, attól függően, hogy melyik a későbbi |
| Ha értéktelen értékpapírokból származó behajthatatlan követelés levonás vagy veszteség miatt túlfizetési követelést kíván benyújtani | 7 év a visszaküldés esedékességétől számítva |
| Hamis adóbevallás vagy adóbevallás hiánya | Határ nélül |
| Tulajdonnyilvántartások | Az elévülés az ingatlan eladásával vagy más módon történő elidegenítésével kezdődik. |
Állami követelmények az adónyilvántartások mentésére
Az Egyesült Államok legtöbb állama betartja az IRS szövetségi szabályait az adónyilvántartások vezetésére vonatkozóan, de néhányban hosszabb elévülési időszak is van. ez a cikk az állami adónyilvántartás vezetéséről.
Mi van, ha egy rekord eltűnt vagy megsemmisült?
Mi a teendő, ha nincs nyilvántartása az adók levonásáról vagy kiadásáról?
Ha például nincs törölt csekkje vagy elektronikus nyugtája a levonás igazolására, először ellenőrizheti a banknál, hogy van-e másolata a nyilvántartásról. Használhat bank vagy befektetési vállalkozás pénzügyi kimutatását is a tranzakció bemutatására, amennyiben az „jól olvasható”.
Ha iratai megsemmisültek egy katasztrófa, például árvíz vagy tűz miatt, a következőket teheti:
- Kapjon másolatot adóbevallásairól az IRS Get Transcript szolgáltatásával, vagy hívja a 800-908-9946 telefonszámot a megrendeléshez.
- Kérjen hitelkártya- és bankkivonatot a pénzintézetétől.
- Kapjon másolatot az ingatlannal kapcsolatos iratokról, ha kapcsolatba lép a vásárlást bonyolító céggel.
- Vegye fel a kapcsolatot azokkal a vállalkozókkal, akik építették vagy átalakították otthonát. Írott leírásokat is kaphat azoktól a barátoktól és rokonoktól, akik látták az ingatlant az elpusztulás előtt és után.
- Öröklött vagyon esetén ellenőrizze a bírósági jegyzőkönyveket, vagy beszéljen a vagyonkezelő vagy a hagyatékot kezelő ügyvéddel.
- Autók esetén keresse a Kelley Blue Book-ot, a National Automobile Dealers Association-t vagy az Edmunds-t az aktuális piaci értékekre.
