Ahogy a kifejezés is sugallja, a vezetői jelentéskészítő rendszerek olyan típusú adatokat rögzítenek, amelyekre a vállalat vezetőinek szükségük van az üzletmenethez. Általában az éves jelentésekben bemutatott pénzügyi adatok állnak a középpontban. Az ilyen részletes pénzügyi információkat számlák, hitelesített nyilvános számlák (CPA) és számlák állítják össze Okleveles globális vezetői könyvelő (CGMA).
A robusztus vezetői jelentési rendszerek azonban sokkal részletesebb szinten tárolják az adatokat, mint amennyit a befektető nyilvánosság elé tárnak. Például a pénzügyi szolgáltatások a cég általános pénzügyi eredményeit eredménykimutatásokká lehet átdolgozni, amelyek a következők szerint vannak elrendezve:
- Szervezet (például részleg, üzleti egység vagy részleg)
- Földrajzi régió
- Termék
- Ügyfélszegmens
- Konkrét ügyfelek (lakossági és intézményi egyaránt)
- Pénzügyi tanácsadó
Eközben a pénzügyi mutatók, mint például a bevételek, a kiadások és a nyereség, aligha képezik a vezetői jelentési rendszerek kizárólagos gondját. A legjobban irányított vállalatoknál a menedzsment számára aggodalomra okot adó különféle nem pénzügyi változók nyomon követésére is használják őket, mint például:
- Alkalmazotti létszám
- Ügyfelek, háztartások és/vagy számlák
- Az ügyfél vagyona őrizetben van
- Az ügyfelek által befizetett vagy kivett nettó új pénz
- A kezelt ügyfélvagyon befektetési teljesítménye
Ezen rendszerek tervezői és felhasználói
A kontrollerek és a pénzügyi igazgatók (CFO-k) hajlamosak idejük jelentős részét a tervezésre, megvalósításra, karbantartásra és beállításra fordítani. vezetői beszámolási rendszereket, valamint azok teljesítményének nyomon követését és elemzését, valamint az ilyen elemzések alapján cselekvési irányok ajánlását a vezetés számára. Az információtechnológiai és menedzsmenttudományi munkatársak gyakran kulcsfontosságú partnerei a pénzügyi vezetőknek és pénzügyi elemzőknek a vezetői jelentési rendszerek fejlesztésében és karbantartásában.
Desktop Versus Mainframe
Sok esetben azonban a vezetői jelentéskészítő rendszereket szigorúan asztali számítógép segítségével építik fel és tartják karban számítástechnika, beépített Excel-táblázatok és személyi számítógépeken való futtatás, nem pedig nagyszámítógépben programozva környezetek. A nagy és kis cégeknél az asztali számítástechnika használatának (amely gyakran nagy mennyiségű kézi adatbevitelt igényel) általában kettős oka van.
Először is, a fejlesztési és karbantartási költségek általában sokkal alacsonyabbak, mint a nagyszámítógépes alkalmazásoké.
Másodszor, az asztali számítógépes környezet sokkal nagyobb rugalmasságot tesz lehetővé a számítási algoritmusok és a jelentési formátumok megváltoztatásában, mint egy tipikus mainframe-alapú alkalmazás. Ez létfontosságú szempont olyan dinamikus üzleti környezetekben, ahol a vállalati struktúra, a termékkínálat, az üzleti folyamatok, az elemzési módszerek, és/vagy a jelentési követelmények állandó változásban vannak, vagy ahol a vezetés hajlamos arra, hogy gyakori, nem szabványos vagy személyre szabott kérdéseket tegyen fel a pénzügyi helyzetével kapcsolatban. elemzők.
Automatizálás kontra kézi folyamatok
Az úgynevezett vezetői jelentési rendszerek sok cégben gyakran nagymértékben függnek a manuális folyamatoktól, és távolról sem teljesen (vagy akár elsősorban) automatizáltak. Például sok olyan jelentés, amely a vezetők asztalára kerül, valójában táblázatok, amelyeket manuálisan töltenek fel adatokkal és formáznak a személyzet. Ebben az értelemben a vezetői beszámolási rendszerek gyakran szigorúbb értelemben több folyamatok, mint információs rendszerek, ahogyan ezt a kifejezést általában értelmezik.
A vezetői jelentéstétel alkalmazásai
A vezetői jelentési rendszerek gyakran kritikus eszközei a szervezetek és a vezetők, de néha az alacsonyabb szintű alkalmazottak teljesítményének értékelésében is. Az eredmények a kompenzáció kulcsfontosságú meghatározói lehetnek, mint például a bónusz alapok meghatározása. Például előfordulhat, hogy egy üzleti egység vezetőjének és személyzetének bónuszait levonják abból a profitból, amelyet a vezetői jelentési rendszer az adott egységnek tulajdonít. Hasonlóképpen a termék menedzser, ha a cég jól kidolgozott termék jövedelmezőség mérési rendszerrel rendelkezik. Marketingmenedzsernek is egy adott ügyfélszegmens fejlesztésére, jövedelmezőségére, ha az adott szegmens teljesítményét mérik.
A vezetői jelentési rendszerek fejlesztésének akadályai
Gyakori probléma a vezetői beszámolási sémák kidolgozásával kapcsolatban, hogy a cég éves jelentésének kitöltéséhez szükséges adatok, 10-K űrlap, 10-Q űrlap, vállalati az adóbevallások és a szabályozó ügynökségeknek (többek között a külső választókerületeknek) szóló jelentések esetleg nem elég részletesek vagy nem megfelelő formátumúak az ilyen jellegű elemzések (néhány közülük fentebb említettük), amelyek alapján a vezetésnek szükség lehet a cég és az azt alkotó üzletágak értékelésére, valamint stratégiai módosítására. irány. A vezetői jelentés egy általános kifejezés az ilyen típusú elemzésekre, amelyeket a vezetés belsőleg használ, ahelyett, hogy jelentené a külső szervezeteknek (például a befektető nyilvánosságnak, az adóhatóságoknak és a szabályozó hatóságoknak). testek).
Kulcsfontosságú elemzési kérdések
A vezetői jelentési rendszerek fejlesztése gyakran olyan akadályokba ütközik, amelyek olyan kulcsfontosságú elemzési problémákkal kapcsolatosak, mint például:
- Belső transzferárazási módszerek
- A vállalati általános költségek egyedi termékekhez vagy ügyfelekhez való hozzárendelése
- Az ügyfelek eszközállományában bekövetkezett változások lebontása a piaci árak változásának (azaz a befektetési teljesítmény) és a nettó betétek és kivonások külön hatásaira
A legtöbb esetben ezek az analitikai kihívások többféle módszerrel is alkalmazhatók, amelyek mindegyikének megvannak a maga hátrányai, és nem minden helyzetben bizonyíthatóan jobbak.
