A személyzeti fájl a munkáltató által mentett fájl történetének és állapotának dokumentálása az egyéni munkavállalóval fennálló teljes munkaviszonyból. A munkáltató ezt a foglalkoztatási dokumentációt három okból tartja nyilván a személyi aktában.
- Munkáltatóként azt szeretné, hogy a pontos információk kéznél legyenek és rendszerezve legyenek, amikor bármilyen okból hozzá kell férnie az információkhoz. Változások a sürgősségi elérhetőségekben, alkalmazottak címeiben, nyomon követésében teljesítményértékelések, fegyelmi leveleket, alkalmazottak elismerése, valamint a foglalkoztatási jelentkezési anyagok példák arra, hogy a munkáltató milyen információkhoz szeretne gyorsan hozzáférni.
- A a munkáltatónak meg kell őriznie a személyzeti kérdésekről szóló dokumentációt mint például alkalmazottak kiválasztása, teljesítmény, munkatörténet, kompenzációs indoklás, és belső promóciós alkalmazások, hogy csak néhányat említsünk. Az EEOC követelése, per vagy akár annak szükségessége, hogy igazolni kell a munkavállaló emelésének vagy előléptetésének hiányát, megköveteli, hogy a munkáltató összegyűjtötte és megőrizte az ilyen típusú munkavállalói dokumentációkat.
- Egyes munkavállalói nyilvántartásokat a szövetségi vagy tartományi kormányok megkövetelik a munkáltatók számára. Az alkalmazottak adatainak személyi aktában való rendszerezése a hozzáférés, valamint a jogi megfelelés és felkészültség szempontjából van értelme.
A személyügyi akták típusai
A munkáltató általában többféle személyi aktát tart fenn üzleti használatra, az alkalmazottak bizalmas kezelésére, az orvosi magánélet védelmére, és a jogi megfelelés érdekében. Nem létezik olyan törvény, amely meghatározná, hogy a munkáltatónak hány aktát kell megőriznie –egyes törvények kiterjednek az alkalmazottak fájlokhoz való hozzáférésére és egyéb személyzeti aktákkal kapcsolatos gyakorlatok.
Azonban számos törvény és a személyzetre vonatkozó bevált gyakorlatok vannak az alkalmazottak bizalmas kezelésével kapcsolatban, amelyek szabályozzák a személyzeti fájlok tartalmát, és azt, hogy ki férhet hozzá ezekhez az információkhoz. Ezek azok a személyi akták, amelyeket a legtöbb munkaadó az Egyesült Államokban kezel. (A világ törvényei és gyakorlata eltérő lehet.)
- Személyzeti akta: Ez a fő munkavállalói fájl, amely a munkaviszony történetét tartalmazza.
- Bérszámfejtési fájl: Külön fájlt szeretne vezetni az összes bérszámfejtési kérdésről a fizetéssel és a juttatással kapcsolatban. Nem kíván hozzáférést biztosítani a bérszámfejtési személyzetének a személyzeti információkhoz.
- Alkalmazotti egészségügyi akta: Az 1996-os szövetségi egészségbiztosítási hordozhatóságról és elszámoltathatóságról szóló törvény (HIPAA) előírja a munkáltatóknak, hogy az alkalmazottak egészségügyi feljegyzéseit bizalmasan védjék. Sok munkáltató ezeket a fájlokat egy zárt szekrényben lévő irattartó fiókjába zárva tartja.
- I-9 alkalmazotti űrlapok: Minden alkalmazottról külön fájlt kell vezetnie (nem alkalmazottonként) I-9 űrlapok mivel nem szeretné, hogy a kormányzati alkalmazottak, akik különféle körülmények között ellenőrizzék ezeket az űrlapokat, átnézzék a fő, bizalmas alkalmazottak személyzeti fájljait.
Az alkalmazottak hozzáférése a személyzeti fájlokhoz
Az alkalmazottak hozzáférhetnek alkalmazottaikhoz az emberi erőforrások irányítása és felügyelete mellett. Az alkalmazottak személyi aktái a munkáltató tulajdonának minősülnek akinek a felelőssége a karbantartásuk és a megőrzésük.
Minta személyzeti fájl szabályzat
Az alábbiakban egy minta a személyzeti dossziékra vonatkozó szabályzatot találhat az Ön cégében. Megvitatja az ajánlott fájlokat, és azt, hogy kinek kell hozzáférnie az egyes fájlokhoz.
Minta szabályzat a személyzeti fájlokról
A Társaság minden alkalmazottra vonatkozóan három alkalmazotti aktát vezet.
Személyzeti akták
A személyi akta (Az Ön Vállalata neve) minden alkalmazottja számára fenntartják. Ezek a személyzeti akták bizalmas dokumentumokat tartalmaznak, és az emberi erőforrások személyzete kezeli és tartja karban.
Ehhez a fájlhoz csak a HR-esek férhetnek hozzá, és feltételezi, hogy minden alkalmazott vezetőjének saját dossziéja van az alkalmazott munkateljesítményére vonatkozó dokumentumokkal.
A személyi iratokban található tipikus dokumentumok közé tartozik a munkavállalási kérelem, a családi sürgősségi kapcsolatfelvételi űrlap, dokumentált fegyelmi eljárás, önéletrajz, munkavállalói kézikönyv és at-willemployer aláíró lapok, aktuális személyes adatok, és írásbeli teljesítményértékelések.
Nem minden személyi akta tartalmazza ugyanazokat a dokumentumokat, de mindegyik személyi aktában vannak olyan dokumentumok, amelyek megegyeznek.
Bérszámfejtési fájlok
A bérszámfejtési fájlokat is karbantartják; a bérszámfejtési fájlok tartalmazzák az alkalmazott munkahelyeinek, részlegeinek, a kompenzáció változásainak és így tovább. A bérszámfejtési fájlhoz csak a megfelelő számviteli és HR személyzet férhet hozzá.
Alkalmazotti egészségügyi akta
Az alkalmazottak egészségügyi aktáját is vezetik. Az egészségügyi dosszié tartalma senki számára nem hozzáférhető, kivéve a Humán erőforrások kijelölt munkatársait és azt a munkavállalót, akinek az iratait az akta őrzi. Az Ön cégnevénél) az orvosi dokumentumok a legmagasabb fokú biztonságos tárolásban és bizalmas kezelésben részesülnek.
Munkavállalói fájlok megtekintése
Az alkalmazott megtekintheti személyi aktáját, ha kapcsolatba lép a Emberi erőforrások munkatársai személy a szokásos munkaidőben. A HR munkatársak időpontot egyeztetnek, amely során az alkalmazott megtekintheti fájlja tartalmát. Egyetlen alkalmazott sem módosíthat vagy távolíthat el olyan dokumentumot a személyi aktájából, amelyet a HR munkatárs jelenlétében kell megtekinteni.
Kérdések vagy aggodalmak a személyzeti fájl tartalmával és hozzáférésével kapcsolatban
Ha kérdése vagy aggálya van az ajánlott fájlok tartalmával vagy hozzáférési lehetőségével kapcsolatban, forduljon a HR munkatárshoz,
Felelősség kizárása: Felhívjuk figyelmét, hogy a megadott információk hitelesek, de nem garantálják a pontosságot és a jogszerűséget. Az oldalt világszerte széles közönség olvassa és munkaügyi törvények és a szabályozás államonként és országonként eltérő. Kérem kérjen jogi segítséget, vagy állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati források segítségét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy jogi értelmezése és döntései megfelelnek az Ön tartózkodási helyének. Ez az információ útmutatást, ötleteket és segítséget nyújt.
