Készen áll a nonprofit szervezete a ma esti legfrissebb hírekre?
A szervezet sebezhetőségével kapcsolatos önelégültség a legnagyobb ellensége lehet. A mai peres világban és a villámgyors médiában ma vacsoraidőre válságba kerülhet.
Nonprofit pályafutásom során a szervezetek, amelyekben dolgoztam, átélték egy ügyfél halálát; olyan termék-hamisítás, amely egy elsődleges adománygyűjtőt fenyegetett; atlétikai botrány; és egy tömeges lövöldözés az egyetemen.
Megtanultuk a kemény utat, hogy felkészüljünk, vagy felkészüljünk arra, hogy a szükségesnél többet szenvedjünk.
Íme hat javaslat a nonprofit szervezet jobb válságkezelésére.
Ne várj.
Sok szervezet csak a katasztrófa bekövetkezte után kezdi meg válságterveit.
Ehelyett gondolja át a lehetséges forgatókönyveket vagy katasztrófatípusokat, amelyek megtörténhetnek, és kezdje el a tervezést.
Tájékozódjon a nonprofit válságokról, és beszéljen azokkal, akik átvészelték azokat. Hívjon meg egy katasztrófa-veteránt, hogy beszéljen a személyzettel és a testülettel. Bízza PR munkatársait egy válságterv elkészítésére, és adjon nekik határidőt.
Támogatja a konkrét veszélyhelyzeti készültséget. Sokan a nonprofit szervezeteknél, különösen a kis szervezeteknél, nem gondolják, hogy bármi rossz fog történni. Nem akarnak rá gondolni. Nem hiszik el, hogy van idejük felkészülni.
És még azokra a munkatársakra is neheztelhetnek, akik ezt a témát nyomják. Mindenképpen beszélj. Ha ez a válság bekövetkezik, az emberek értékelni fogják előre megfontoltságát.
Ismerje fel, hogy a válságok sokféle formát ölthetnek.
A válságok minden ízében előfordulnak. Némelyik nagy horderejű. Mások talán alacsony kulcsúak. Ám a nap 24 órájában, a hét minden napján, a hét minden napján, ha azt gondoljuk, hogy a helyzetet távol tarthatjuk a nyilvánosságtól, ez egy képzelet. Ha más nem, a helyi média, valamint a közösségi média valószínűleg mindenhol ott lesz. Van neked jó kapcsolatokat épített ki a helyi médiával? Ha nem, kezdje el most.
Az Ön válsága lehet egy önkéntes baleset, egy ügyfél halála, a pénzügyi igazgatója által elkövetett sikkasztás, egy volt alkalmazott per vagy hack támadás, amely veszélyezteti adományozói és ügyfelei magánéletét.
Mindegyik más-más választ igényel. Készüljön fel a lehető legtöbbre, és tegyen meg mindent, hogy olyan terveket készítsen, amelyek minimalizálják nonprofit szervezete hírnevének károsodását.
Még ha olyasmi történik is, amire nem gondolt, más típusú vészhelyzetekre való felkészülése segít. A tervezés feltárhatja a biztonsági hiányosságokat, a biztosítási fedezetet, a nem megfelelő humánerőforrás-politikát vagy a speciális képességekkel rendelkező emberek hiányát.
Bármilyen vészhelyzeti reagálás gyakorlása valószínűleg jobban felkészíti szervezetét másokra.
Logisztikai terv és kommunikációs terv kidolgozása.
A logisztikai terv arra vonatkozik, hogy földrengés esetén mindenkit ki kell vinni az épületből, SMS küldése a személyzetnek és az ügyfeleknek, hogy fegyveres férfit vettek észre az épületben, vagy orvosi ellátást intéz vészhelyzet.
Kockázatkezelési program kidolgozása az élet-, vagyon- és biztosítási problémák kezelésére. Azonosítson olyan személyeket, akik gyorsan tudnak cselekedni, értesítsék a megfelelő segítséget, és kezeljék a kiürítési terveket.
A kommunikációs terv magában foglalja a szóvivők azonosítását, valakinek a kijelölését, hogy összegyűjtse a felmerülő tényeket, írást sajtóközlemények, és egy olyan hely megkeresése, ahol a sajtótájékoztató.
Tegye rendbe közösségi média házát
A közösségi média áldás lehet a válság idején, HA jól kezeled.
Szinte minden nonprofit szervezet használjon valamilyen szintű közösségi médiát. Most döntse el, hogy ki fogja kezelni a médiát vészhelyzetben. Állítson be egy irányítópultot (itt vannak kilenc megfontolandó), ahol nyomon követheti az összes közösségi média platformot, és gyorsan reagálhat.
A közösségi média miatt kevés az esély az információk ellenőrzésére. Bármennyire is próbálja betömni az információszivárgást, megtörténik. A téves információ ellensúlyozására pontos és hasznos információkat adhat. Küzdj tényekkel a pletykák ellen, és fejezd ki aggodalmukat minden érintett iránt.
Ne hagyd, hogy a közösségi oldalaid ott maradjanak. Egyszerűsítse a közösségi médiához való hozzáállását. A nonprofit szervezetek gyakran nem válaszolnak a közösségi oldalaikon megjelenő kérdésekre, megjegyzésekre vagy panaszokra.
Győződjön meg róla, hogy valaki folyamatosan felügyeli ezeket a webhelyeket, és válaszol az olvasók mindenre, amit ott közzétesznek. Ily módon ráérezhetsz a silány információkra, és hitelességet építhetsz követőid előtt.
Ráadásul a közösségi média lehet a legjobb módja annak, hogy megmutassa szervezete emberi arcát, és megerősítse annak hírnevét, hogy kedves, együttérző, udvarias, pontos, és elfogulatlan információforrás.
Készülj fel a beszédre.
Válság után minden perc számít. Ne pazarolja egyiket sem. A csend halálos. Azonnal lépj ki megfelelő nyilatkozatokkal és üzenetekkel, még akkor is, ha csak azt mondod, hogy tudsz a helyzetről, dolgozol rajta, és jelenleg kevés tény ismert.
Ezután kövesse a frissítéseket az események előrehaladtával. Előfordulhat, hogy sok helyzetre már elkészített nyilatkozatokat.
Minden kommunikáció során törődj, mutass aggodalmat, beszélj aggodalommal, és mindig mondd az igazat. Ne félj kimondani: "Nem tudjuk." Ez jobb, mint találgatni. Tegye hozzá, hogy a lehető leggyorsabban dolgozik, hogy minden tényt megismerjen.
Sokkal többet veszítünk, ha nem hajlandók beszélni a médiával, mint amennyit kockáztat. Az információ vákuumja a média ellenségességét és a lakosság bizalmának elvesztését szüli.
Médiaképzés szervezése
A médiatréning a legjobb barátod lesz a válság idején. Ne kockáztassa a média összeomlását.
Állítson össze egy médiaképzési programot a katasztrófa bekövetkezte előtt. Képezzen mindenkit, akinek szóvivőnek kell lennie. Ez lehet az igazgatótanács elnöke, a vezérigazgatója és más kulcsfontosságú munkatársak, például egy médiakapcsolatokkal foglalkozó személy. Vegye figyelembe továbbá a legfőbb adománygyűjtőt, az önkéntes koordinátort és adott esetben a biztonsági személyt vagy létesítményvezetőt.
A médiaképzésnek nem kell sokba kerülnie, ha van valaki az igazgatótanácsában, aki közkapcsolatokkal foglalkozik, vagy valaki, aki a média tagja. A kulcs az, hogy ezt rendszeresen tedd, hogy az új emberek képzettekké váljanak, mások pedig ne fogyjanak el.
