Komunikasi adalah dasar dari setiap hubungan dalam hidup Anda. Tanpa komunikasi yang efektif, mungkin ada kesalahpahaman, masalah, dan konflik di antara staf Anda, klien Anda, dan semua orang yang berhubungan dengan Anda. Komunikasi yang buruk dapat membuat lingkungan kerja menjadi frustasi, dan menciptakan jumlah pergantian karyawan yang besar.
Kiat-kiat ini dapat membantu Anda menyempurnakan keterampilan komunikasi sehingga Anda dapat menghemat waktu, mengurangi stres, dan menjadi lebih produktif dengan berkomunikasi secara efektif dalam interaksi bisnis Anda.
Batasi Gangguan dan Dengarkan
Sebagian besar dari kita tidak terlalu mahir dalam mendengarkan orang lain. Setiap orang terganggu, dan rentang perhatian rata-rata dilaporkan mulai menyusut. Ada beberapa tindakan yang dapat Anda lakukan membatasi gangguan sehingga Anda dapat fokus pada apa yang dikatakan orang lain.
Anda dapat mencoba menutup klien email Anda, mematikan dering telepon Anda, dan menutup pintu kantor Anda. Beberapa tindakan sederhana ini tidak hanya mengurangi gangguan Anda, tetapi juga melakukan hal yang sama untuk orang yang Anda dengarkan dan memberi tahu mereka bahwa Anda berfokus pada mereka.
Luangkan waktu untuk fokus pada orang di depan Anda. Anda mungkin memiliki beberapa masalah penting untuk ditangani yang ada di pikiran Anda. Namun, Anda dapat menggunakan waktu ini untuk tidak memikirkannya.
Orang yang Anda dengarkan percaya apa yang mereka katakan itu penting. Perlambat diri Anda dan bangun memberi-dan-menerima yang memungkinkan kedua belah pihak untuk berbicara dan mendengarkan. Cobalah untuk tidak membuat penilaian cepat, dan tunggu dengan sabar sampai mereka selesai berbicara. Ini adalah langkah pertama yang dapat Anda ambil untuk menjadi pendengar yang aktif.
Mendengarkan secara aktif adalah seni mendengarkan untuk memahami. Ada beberapa teknik yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan keterampilan mendengarkan dan mengingat. Saat Anda mendengarkan, gunakan petunjuk verbal untuk menjaga agar informasi tetap mengalir. Perintah seperti "Benar-benar? Apa yang kamu lakukan saat itu?" memberi mereka pembukaan untuk menjelaskan sesuatu lebih lanjut.
Ulangi dan ucapkan kembali apa yang dikatakan orang itu kepada Anda. Umpan balik ini membuat mereka tahu bahwa Anda mendengarkan dan memahami. Misalnya, "Jadi mesin itu bekerja dengan baik, dan Bob memberi tahu Anda bahwa jika Anda melakukannya dengan cara ini, mesin itu akan bekerja lebih baik. Lalu berhenti bekerja?" menunjukkan pemahaman tentang keadaan yang menurut seorang karyawan menyebabkan peralatan mogok.
Biasanya, untuk mendapatkan lebih banyak informasi dari seseorang, Anda harus dapat mengajukan pertanyaan yang dirancang untuk mengumpulkan informasi yang benar. Orang yang Anda ajak bicara mungkin terlalu bersemangat untuk mendengarkan Anda saat Anda mencoba mencari tahu apa yang sedang terjadi, jadi pertanyaan Anda biasanya harus jelas dan ringkas.
Bahasa tubuh adalah indikator lain dari mendengarkan. Anda harus memastikan bahasa tubuh Anda tidak menunjukkan apa pun selain keterbukaan dan ketertarikan. Anda dapat melakukan ini dengan meniru postur orang lain, atau mencondongkan tubuh untuk berkonsentrasi.
Ajukan Pertanyaan yang Tepat
Untuk mendapatkan informasi yang Anda perlukan untuk memahami seseorang, Anda harus dapat mengajukan pertanyaan yang tepat sambil menghadirkan pikiran terbuka. Rilekskan tubuh Anda, lepaskan lengan Anda, dan dengarkan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.
Biasanya, ada petunjuk yang diberikan oleh orang-orang yang mengingatkan Anda akan pertanyaan yang harus Anda ajukan. Dengarkan kata kunci dan frasa untuk membantu Anda mengetahui pertanyaan mana yang akan mengungkap informasi yang Anda butuhkan.
Pertimbangkan kasus seorang karyawan yang belum bertemu sasaran dan umumnya tidak bahagia di tempat kerja. Jika Anda tidak mengajukan pertanyaan yang tepat, Anda mungkin tidak akan pernah sampai ke akar masalahnya, yang mungkin tidak dapat diidentifikasi dengan mudah.
Jika orang tersebut termotivasi saat merekrut dan bekerja dengan baik sampai beberapa minggu yang lalu, mereka mungkin telah mengembangkan beberapa masalah pribadi, tidak lagi tertantang oleh pekerjaan, atau memiliki masalah dengan rekan kerja.
Jangan Mengandalkan Rapat untuk Informasi
Rapat adalah salah satu pengaturan terburuk untuk komunikasi antar pihak. Orang tidak akan mengungkapkan pikirannya, dan Anda tidak akan dapat mengungkap kebenaran dalam kebanyakan situasi. Kebanyakan orang masuk ke rapat dengan pertahanan mereka secara otomatis naik.
Rapat dapat bermanfaat untuk pengarahan cepat atau komunikasi informasi langsung yang diminati oleh semua orang yang hadir. Namun, tidak perlu mengumpulkan semua orang jika tidak semua orang memiliki kepentingan dalam topik tersebut, atau jika tidak terencana dan terorganisir dengan baik.
Untuk komunikasi yang lebih efektif, pilihlah pengaturan yang lebih mungkin mencegah orang memasang penghalang pribadi. Pengaturan satu lawan satu atau pertemuan terencana dengan hanya orang-orang yang terlibat cenderung berhasil dengan baik, karena hal ini menjaga fokus hanya pada masalah yang mereka tangani.
Gabungkan Metode Komunikasi
Komunikasi tatap muka atau suara-ke-suara sangat bagus untuk menghilangkan kebingungan yang sering datang dengan email. Memimpin melalui email tidak pernah menjadi praktik yang baik karena menghilangkan pendekatan kepribadian yang dapat Anda ambil dengan berbicara dengan seseorang, dan email jarang terlihat jelas bagi audiens seperti bagi pengirimnya.
Panggilan video adalah cara yang bagus untuk berkomunikasi karena Anda dapat melihat orang yang Anda ajak bicara dan berbagi dokumen sambil bekerja untuk memahami satu sama lain. Interaksi visual penting karena kita memberikan isyarat ketika kita berbicara yang dapat membantu orang memahami poin yang sedang dibuat.
Jika sebagian besar komunikasi Anda terjadi dalam situasi selain tatap muka, Anda dapat membuat ringkasan video atau presentasi yang menguraikan apa yang dibahas, apa langkah selanjutnya dan siapa yang bertanggung jawab Apa.
Jadilah Responsif
Komunikasi adalah salah satu metode terbaik untuk menyelesaikan konflik atau perselisihan. Sebagai pemilik bisnis, salah satu hal terburuk yang dapat Anda lakukan saat menghadapi konflik, perselisihan, atau keluhan adalah mengabaikannya. Harus ada tanggapan yang dikeluarkan segera, meskipun itu hanya pernyataan singkat bahwa Anda akan menyelidiki masalahnya.
Ketika orang-orang yang menghubungi Anda merasa bahwa masalah mereka penting bagi Anda, dan menerima umpan balik atas masalah mereka, kemungkinan besar Anda akan membuat klien dan karyawan senang.
Gunakan Umpan Balik yang Anda Terima
Jika Anda sudah berkomunikasi dengan klien, karyawan, dan rekan kerja Anda, Anda mungkin akan menerima umpan balik secara teratur. Anda mungkin tidak memintanya, tetapi pendengar yang aktif dapat menemukan informasi di mana saja.
Mendengarkan setiap orang yang berhubungan dengan Anda adalah tambang emas informasi berguna tentang cara bisnis, produk, dan layanan Anda dirasakan oleh klien dan klien potensial.
Untuk membuat perubahan komunikasi yang positif, Anda harus menggunakan informasi yang Anda kumpulkan untuk meningkatkan proses Anda. Buat proses untuk mengumpulkan umpan balik yang Anda terima di satu tempat, lalu sisihkan waktu secara berkala untuk menganalisisnya dan buat rencana untuk menerapkan dan melacak peningkatan.
Pada akhirnya, komunikasi yang efektif dapat menjadi salah satu keterampilan terpenting yang Anda gunakan dalam bisnis Anda. Jika keterampilan komunikasi Anda dapat menggunakan beberapa penyesuaian, luangkan waktu untuk menganalisis cara Anda berkomunikasi. Kemudian cobalah untuk fokus pada cara Anda dapat meningkatkan keterampilan Anda dari waktu ke waktu. Anda mungkin terkejut betapa hanya dengan mendengarkan dapat mengubah hubungan Anda dengan staf, klien, kolega, dan keluarga.
