Jika Anda merenungkan karir sebagai perencana acara, baik sebagai entitas independen atau dengan perusahaan perencana acara, pastikan Anda cocok untuk peran tersebut. Yang paling sukses perencana acara memiliki keahlian yang mengesankan. Di bawah ini adalah lima keterampilan perencanaan acara yang akan Anda jangkau secara teratur. Keterampilan ini dapat membuat atau menghancurkan kesuksesan Anda.
Perencana Acara Sangat Terorganisir
Dalam perencanaan acara, kesuksesan ada pada detailnya. Dan ada banyak dari mereka! Melacak banyak tugas, banyak vendor, dan terus-menerus mengubah daftar tugas sekaligus—sekaligus membuat klien Anda senang—dapat menjadi tantangan bagi beberapa orang dan menakutkan bagi orang lain.
Makhluk sangat terorganisir adalah suatu keharusan untuk perencanaan acara yang sukses. Bagi mereka yang membuat dan mengelola daftar tugas dalam kehidupan pribadinya, menjadi teratur mungkin datang secara alami. Bagi orang lain yang kesulitan mengingat tenggat waktu atau mengambil cucian kering, mengatur mungkin membutuhkan lebih banyak usaha.
Perencana acara dapat mengelola satu acara pada satu waktu atau berada dalam tahap perencanaan beberapa acara secara bersamaan. Beberapa acara, seperti konferensi tahunan, memerlukan perencanaan lebih dari satu tahun, sehingga perencana acara harus tetap teratur dalam jangka panjang.
Alat organisasi untuk perencana acara berlimpah, mulai dari perangkat lunak yang melacak pendaftaran hingga template untuk formulir dan spreadsheet. Perencanaan acara daftar periksa yang disesuaikan untuk setiap proyek adalah salah satu alat paling berharga yang dapat Anda miliki, terlepas dari kemampuan organisasi alami Anda.
Cari tahu sistem organisasi yang paling sesuai untuk Anda karena terorganisir sangat penting untuk karier perencanaan acara.
Perencana Acara Berpenampilan Menarik
Apa kesamaan semua peristiwa? Rakyat. Perencana acara yang sukses adalah orang yang menarik, menarik, pembicara yang baik, dan pendengar yang baik. Perencanaan acara adalah profesi sosial yang hasilnya – acara itu sendiri – akan mencakup sekelompok orang, besar atau kecil. Memahami orang dan menikmati berbicara dengan mereka adalah bagian dari pekerjaan.
Ini tidak berarti bahwa, sebagai perencana acara, Anda akan menghabiskan sebagian besar hari Anda untuk makan siang klien dan menikmati koktail di acara sosial. Perencanaan acara adalah kerja keras, dan sebagian besar dihabiskan di meja dengan telepon atau komputer; namun, sikap yang ramah adalah suatu keharusan ketika menangani salah satu dari tugas perencanaan acara yang umum ini:
- Negosiasi dengan hotel
- Membahas menu dengan manajer katering
- Pertemuan dengan vendor
- Promosikan ide acara Anda kepada calon klien
- Jaringan kapan saja dan di mana saja
- Mengawasi staf acara
- Mengerjakan acara Anda dan berinteraksi dengan tamu dan pekerja
Dalam kehidupan sehari-hari, sebagian besar dari kita mengingat orang-orang yang menyenangkan dan suka menolong yang berinteraksi dengan kita, dan interaksi itu dapat membuat pengalaman jauh lebih konstruktif bagi kedua belah pihak. Mengetahui bagaimana berhubungan dengan kepribadian yang berbeda, bagaimana berhubungan dengan seseorang, dan membuat kesan positif adalah kunci kesuksesan. Tidak seorang pun ingin bekerja dengan atau membantu seseorang yang sulit diajak bicara, sulit dimengerti atau kasar dan tidak profesional dalam cara apa pun, jadi anggaplah kepribadian sebagai keterampilan perencanaan acara yang penting.
Dengarkan dan Komunikasikan dengan Jelas
Bagus sekali kemampuan berkomunikasi penting dalam banyak profesi. Dalam perencanaan acara, miskomunikasi dapat mengakibatkan banyak masalah bagi perencana acara dan klien, dan kesalahpahaman sederhana dapat menimbulkan bencana. Oleh karena itu, kemampuan mendengarkan sangat penting agar Anda memahami kebutuhan klien.
Berikut adalah beberapa contoh komunikasi dan bagaimana keterampilan perencanaan acara ini digunakan saat merencanakan acara:
Komunikasi tertulis:
- Menulis proposal acara untuk calon klien
- Membuat bahan untuk memasarkan perusahaan Anda
- Menulis kontrak untuk klien dan vendor
- Menyusun ucapan terima kasih kepada pembicara tamu dan VIP
Komunikasi lisan:
- Kemampuan menjelaskan ruang lingkup dan tujuan suatu peristiwa
- Komunikasikan ide Anda secara efektif kepada penyelia, klien, atau vendor
- Memahami dan memproses informasi yang diberikan, seperti kekhawatiran klien atau pertanyaan dari katering
- Dengan cekatan menegosiasikan tarif hotel, detail kontak, atau ekstra dari vendor
Perencana Acara Itu Kreatif
Perencana acara yang sukses memiliki ide – banyak ide. Dan dengan kreativitas itu muncul kemampuan untuk mengubah ide menjadi sesuatu yang nyata. Perencana acara dapat mengambil visi dan mewujudkannya. Dari mengembangkan tema unik untuk pesta hingga menghasilkan solusi dekorasi yang terjangkau dengan anggaran kecil, kreativitas sangat penting saat merencanakan acara.
Kreativitas juga berperan dalam pemecahan masalah. Mampu berpikir kreatif untuk mengembangkan solusi masalah dapat berdampak positif pada kesuksesan acara Anda.
Perencana Acara Adalah Multitasker
Pada berbagai tahapan proses perencanaan acara, ada banyak tugas yang harus dikelola. Anda mungkin sedang menegosiasikan kontrak hotel, bertemu dengan klien untuk mendiskusikan calon pembicara tamu, memesan katering, mewawancarai vendor persewaan, dan menjajaki pilihan hiburan. Dan itu hanya untuk satu acara. Tambahkan beberapa acara dalam tahap perencanaan sekaligus, dan hasil akhirnya adalah tindakan juggling. Perencana acara yang sukses perlu mengetahui cara melakukan banyak tugas secara efektif dan menjaga banyak aspek acara tetap berjalan secara bersamaan tanpa menjatuhkan bola pada salah satu tugas tersebut.
Sukses dalam perencanaan acara terletak pada kemampuan untuk memprioritaskan dan fokus pada setiap tugas tanpa terganggu oleh hal lain atau menjadi kewalahan oleh banyak detail yang membutuhkan perhatian Anda. Tetap tenang, fokus, dan fleksibel adalah atribut dari multitasker yang sukses.
