Di banyak organisasi, resepsionis adalah wajah perusahaan. Setiap klien baru, pelamar kerja, karyawan, atau vendor pihak ketiga akan lewat atau check-in dengan resepsionis, sehingga pemberi kerja sangat ingin menemukan seseorang yang bertanggung jawab, ramah, dan tenang.
Luangkan waktu untuk meninjau pertanyaan yang kemungkinan besar akan Anda tanyakan selama wawancara, contoh cara merespons, dan tip untuk membuat kesan terbaik selama wawancara kerja Anda.
10 Pertanyaan Umum yang Diajukan dalam Wawancara Resepsionis
Di sini Anda akan menemukan pertanyaan umum untuk resepsionis, contoh jawaban, dan tip tentang apa yang harus dikatakan selama wawancara Anda.
1. Apa yang Anda lakukan untuk mengikuti lingkungan kerja yang serba cepat?
Yang Ingin Mereka Ketahui: Pewawancara Anda ingin memastikan bahwa Anda dapat mengikutinya. Bagaimana Anda melakukannya mungkin tidak relevan, tetapi Anda harus menyiapkan jawaban yang jelas dan percaya diri.
Hal nomor satu yang saya lakukan adalah tetap tenang, karena sikap panik dan stres tidak membantu dan tidak terlihat bagus di depan staf atau klien mana pun. Saya mencoba melakukan triase tugas, sehingga saya selalu mengerjakan tugas yang paling penting terlebih dahulu. Biasanya, itu semua yang melibatkan salah satu klien perusahaan. Selain itu, saya menyimpan daftar semua yang perlu saya lakukan, sehingga saya tidak mengabaikan tanggung jawab penting apa pun.
2. Bagaimana Anda mengatur jadwal harian Anda?
Yang Ingin Mereka Ketahui: Bagaimana Anda mengatur hari Anda bukanlah intinya. Intinya adalah untuk menunjukkan bahwa Anda terorganisir dengan baik dan akan menyelesaikan semua tugas Anda dengan kompeten dan tepat waktu.
Saya memulai setiap hari dengan membuat daftar semua yang perlu saya capai. Saya memeriksa kalender saya untuk setiap rapat atau janji temu, sehingga saya dapat mengetahuinya, dan mendapatkan liputan di meja depan jika perlu. Dalam pekerjaan saya, komunikasi adalah kuncinya, jadi saya terus-menerus menjawab telepon dan memeriksa email saya untuk permintaan baru, lalu memperbarui daftar tugas saya dengan tugas tindak lanjut yang sesuai.
3. Peran apa yang dimainkan resepsionis dalam kesan pertama pelanggan terhadap suatu organisasi?
Yang Ingin Mereka Ketahui: Pewawancara Anda perlu memastikan bahwa Anda memahami posisi yang Anda lamar, tetapi pertanyaan ini mungkin juga bersifat budaya, menyentuh filosofi kerja Anda.
Resepsionis dapat memberikan kesan yang besar—positif atau negatif—pada pelanggan. Karena saya adalah salah satu orang pertama yang dilihat pelanggan, interaksi yang membuat frustrasi atau buruk dapat benar-benar merusak pendapat mereka tentang perusahaan atau keseluruhan pengalaman yang mereka miliki. Bagi saya, ini mirip dengan saat tuan rumah menyapa Anda di restoran. Jika mereka tampak panik atau bertindak kasar, maka nantinya bisa terasa seperti makanan Anda terasa tidak enak. Itu sebabnya saya selalu memastikan untuk menyapa orang-orang dengan senyuman di wajah saya dan memastikan semua pelanggan merasa mereka mendapatkan perhatian penuh dari saya.
4. Ceritakan tentang saat Anda harus berurusan dengan pelanggan atau tamu yang marah, baik melalui telepon atau secara langsung. Bagaimana Anda menangani situasi ini?
Yang Ingin Mereka Ketahui: Ini adalah salah satu dari beberapa pertanyaan yang mungkin ditanyakan kepada Anda tentang bagaimana Anda menangani kondisi stres dan sulit. Anda juga dapat ditanya bagaimana Anda menanggapi aktivitas kriminal atau tidak etis. Jujur. Jangan melebih-lebihkan, dan juga jangan menjual diri Anda.
Sebagai resepsionis kantor dokter, saya sering menangani pasien yang frustrasi melalui telepon. Suatu kali, seorang wanita sangat marah sehingga departemen penagihan tidak meneleponnya kembali pada hari yang sama, sehingga dia mulai meneriaki saya di telepon. Itu tidak menyenangkan! Apa yang saya coba lakukan dalam situasi ini adalah memikirkan tentang betapa stresnya perasaan orang tersebut untuk berperilaku seperti ini. Setelah semenit dia berteriak, saya berkata, "Kamu pasti sangat frustrasi. Bisakah Anda ceritakan lebih banyak tentang apa yang terjadi?" Itu membantu memperlambat percakapan dan mengurangi volumenya. Dia menjelaskan seluruh situasinya, dan saya meyakinkannya bahwa petugas penagihan kami baru saja keluar untuk hari itu dan akan menghubungi Anda. Saya juga memberi tahu dia bahwa saya akan meletakkan catatan di meja petugas penagihan, memintanya untuk menelepon wanita itu kembali sebagai tugas pertamanya. Di akhir telepon, dia jauh lebih tenang, dan meminta maaf atas kata-kata kasarnya sebelumnya.
5. Apakah Anda bersedia bekerja lembur?
Yang Ingin Mereka Ketahui: Jika Anda tidak mau bekerja lembur, katakan saja. Jika Anda bersedia bekerja lembur tetapi hanya dalam batas tertentu, katakan juga. Ya, ada perusahaan di mana tidak bekerja lembur akan membuat Anda kehilangan pekerjaan. Tetapi membuat komitmen yang tidak dapat Anda pertahankan, atau menempatkan diri Anda pada posisi di mana Anda harus mengorbankan kesejahteraan Anda atau keluarga Anda untuk pekerjaan Anda, bukanlah pilihan yang dapat diterima. Anda membutuhkan pekerjaan yang sesuai dengan ketersediaan Anda.
Saya nyaman bekerja lembur beberapa kali dalam sebulan, asalkan saya mendapat pemberitahuan sehari sebelumnya. Memiliki informasi awal memudahkan saya mengatur ulang rencana saya. Dalam keadaan darurat, saya kemungkinan besar juga bisa melakukan lembur di hari yang sama, tetapi saya lebih suka mendapat pemberitahuan sehari.
6. Berapa banyak karyawan yang bekerja di kantor terakhir Anda?
Yang Ingin Mereka Ketahui: Pewawancara ingin mengetahui jenis lingkungan tempat Anda bekerja, bagaimana perbandingannya dengan perusahaan tempat Anda mewawancarai, dan apakah Anda merasa nyaman bekerja di perusahaan kecil dan/atau besar tempat kerja.
Di kantor terakhir saya, ada lima karyawan. Itu cukup kecil sehingga kami mulai merasa seperti keluarga. Anda tahu, semua orang tahu Martha di departemen penagihan membutuhkan dua cangkir kopi sebelum Anda dapat mengajukan pertanyaan yang rumit. Namun sebelumnya, kantor saya cukup besar—60 karyawan. Saya merasa nyaman di kedua lingkungan tersebut, meskipun bulan pertama di kantor besar itu sedikit menantang karena saya harus mencari tahu siapa melakukan apa, dan ke mana harus mengarahkan panggilan dengan banyak pilihan tersedia.
7. Jelaskan tugas Anda sebelumnya sebagai asisten administrasi, sekretaris, atau resepsionis.
Yang Ingin Mereka Ketahui: Pewawancara ingin membahas tanggung jawab yang Anda cantumkan di resume Anda, dan memastikan bahwa itu sesuai dengan posisi yang ditawarkan. Ini juga merupakan peluang bagus untuk memperluas poin-poin yang disorot dalam pengalaman kerja Anda.
Sebagai resepsionis di ABC Financials, saya adalah orang pertama bagi pelanggan. Saya menjawab saluran telepon umum, serta menjawab telepon untuk lima VP perusahaan. Saya juga bertugas menerima paket dan mendistribusikan surat, menyapa dan mengantar pelanggan dan vendor ke ruang pertemuan, dan mengikuti email informasi umum perusahaan alamat. Saya juga memiliki banyak tanggung jawab administratif: Saya mengelola kalender para VP tersebut, mengaturnya perjalanan bisnis, dan membantu membuat dan menyempurnakan presentasi PowerPoint dan materi lainnya untuk didistribusikan acara.
8. Bagaimana Anda memprioritaskan panggilan, klien, pengiriman, dan masalah lain yang harus segera ditangani?
Yang Ingin Mereka Ketahui: Pewawancara ingin mengetahui seberapa baik Anda dalam multitasking, mengatur waktu, dan memprioritaskan tugas. Ini juga merupakan kesempatan yang baik untuk menunjukkan bagaimana Anda menghadapi banyak prioritas dan menjelaskan bagaimana Anda menangani semuanya.
Multitasking sangat penting ketika kantor sedang sibuk. Setiap kali tidak kasar, saya mencoba melakukan beberapa tugas pada waktu yang bersamaan. Misalnya, saya dapat dengan mudah menjawab panggilan telepon sambil menandatangani paket dari petugas pengiriman. Ketika multitasking tidak memungkinkan, saya menempatkan fokus saya pada klien dan pelanggan sebagai prioritas nomor satu. Jika perlu, saya akan bertanya apakah mereka dapat memberi saya waktu sebentar untuk melakukan tugas lain terlebih dahulu—dan, jika keadaan benar-benar sibuk, saya mencoba menelepon sesama karyawan untuk memberi saya perlindungan.
9. Seberapa kuat keterampilan komputer Anda?
Yang Ingin Mereka Ketahui: Pewawancara ingin Anda memastikan keterampilan komputer mana yang Anda miliki, apakah tingkat keterampilan Anda sesuai dengan ekspektasi perusahaan, dan program mana yang paling nyaman Anda gunakan. Jika memungkinkan, ada baiknya untuk meneliti program mana yang digunakan perusahaan sebelum wawancara.
Saya memiliki keterampilan komputer yang sangat kuat. Selain familiar dengan Microsoft Office, saya juga terbiasa melakukan update website perusahaan di role terakhir saya, jadi nyaman juga menggunakan WordPress. Ketika saya mulai menggunakan program atau aplikasi baru, saya biasanya menemukan bahwa sebagian besar pertanyaan saya dapat dijawab dengan pencarian online, meskipun saya juga menghargai mendapatkan tutorial dari rekan kerja.
10. Ceritakan tentang pengalaman layanan pelanggan Anda.
Yang Ingin Mereka Ketahui: Pewawancara menginginkan ikhtisar pengalaman layanan pelanggan Anda — berapa tahun, contoh spesifik, dan keterampilan apa yang nyaman Anda gunakan untuk menyelesaikan masalah.
Saya telah bekerja di layanan pelanggan sejak saya masih remaja. Pekerjaan pertama saya adalah bekerja di toko buku, di mana saya membantu pelanggan menemukan buku dan terkadang menutupi mesin kasir. Selama kuliah, saya juga memiliki pekerjaan ritel paruh waktu, kali ini menjual pakaian. Kemudian, tentu saja, sebagai resepsionis di Perusahaan ABC, saya juga berurusan dengan pelanggan, meskipun dalam peran ini saya tidak melakukan penjualan secara langsung. Saya merasa sangat nyaman berinteraksi dengan pelanggan dan memecahkan masalah mereka, apakah itu menemukan buku yang mereka cari atau mengubah waktu pertemuan mereka dengan seorang eksekutif.
1:53
Tonton Sekarang: Cara Menjawab 4 Pertanyaan Umum Wawancara Resepsionis
Tips Menjawab Pertanyaan Resepsionis
Resepsionis terbaik berorientasi pada detail, terorganisir, dan komunikator yang sangat baik. Oleh karena itu, kandidat harus tampil siap untuk menjawab pertanyaan wawancara terbuka yang akan mengevaluasi pengalaman, keakraban alat kerja, proses, dan rangkaian keahlian—termasuk bekerja dengan layanan pelanggan, multitasking, dan kemampuan untuk membuat penilaian cepat panggilan.
Dalam hal ini, pewawancara tidak perlu mencari jawaban ya atau tidak. Sebaliknya, mereka mengharapkan kandidat untuk menjawab dengan contoh spesifik yang menggambarkan bagaimana mereka menangani masa lalu situasi tempat kerja, dan ajukan pertanyaan yang diteliti dengan saksama tentang prioritas, harapan, sasaran, dan tantangan.
Karena kemajuan teknologi yang terus meningkat di tempat kerja, resepsionis juga harus memiliki keterampilan teknis yang kuat. Anda harus memiliki pengalaman menggunakan sistem telepon dan mesin kantor seperti printer, mesin fotokopi, pemindai, dan mesin faks (ya, masih), selain aplikasi komputer seperti MS Office dan khusus industri perangkat lunak.
7 Pertanyaan untuk Ditanyakan kepada Pewawancara
Pewawancara akan mengharapkan Anda untuk mengajukan pertanyaan. Berikut adalah daftar pertanyaan yang dapat Anda tanyakan selama atau di akhir wawancara Anda:
- Bisakah Anda ceritakan lebih banyak tentang tanggung jawab sehari-hari dari posisi ini?
- Kualitas apa yang Anda cari dari seseorang yang ingin Anda pekerjakan untuk perusahaan?
- Apa harapan Anda untuk pekerjaan ini, dan bagaimana Anda mengukur kesuksesan?
- Mengapa orang terakhir yang memegang pekerjaan ini pergi?
- Kepada siapa posisi ini melapor?
- Apa peluang untuk kemajuan karir dengan perusahaan?
- Apakah perusahaan menawarkan kesempatan pelatihan bagi karyawan?
Cara Membuat Kesan Terbaik
Posisi resepsionis dapat dianggap sebagai level awal, tetapi juga bisa menjadi langkah pertama menaiki tangga perusahaan. Calon pemberi kerja akan tertarik pada orang yang percaya diri dan percaya diri. Seringkali Anda akan menjadi orang pertama yang akan ditemui klien atau pasien mereka saat berjalan ke kantor untuk pertama kalinya.
Pastikan kesan pertama Anda adalah yang terbaik. Inilah cara mempersiapkan wawancara. Seiring dengan resume yang menonjol, luangkan waktu untuk mendandani bagian tersebut saat Anda wawancara. Jika Anda mendapatkan pekerjaan itu, Anda akan menjadi orang garis depan dan penting untuk menunjukkan citra profesional Anda kepada pemberi kerja.
Jika Anda tidak yakin tentang apa yang harus dikenakan untuk wawancara Anda, lihat tips ini cara berpakaian untuk wawancara. Jika resume dan pakaian profesional Anda benar, dan Anda siap menjawab pertanyaan yang mungkin muncul, Anda akan berhasil mendapatkan posisi yang Anda wawancarai.
