Pertanyaan karyawan tampaknya sederhana, terus terang, dan seharusnya mudah dijawab. Benar? Tidak jika pekerjaan Anda masuk Sumber daya manusia. Bahkan pertanyaan karyawan yang paling sederhana pun menimbulkan tanda bahaya yang tak terhitung jumlahnya untuk tim SDM pemberi kerja. Sekali lagi, Anda menempuh jalan bercabang lima itu. Bagaimana Anda memuaskan kelima pemangku kepentingan sambil memperlakukan karyawan saat ini secara adil?
Apa yang terbaik untuk majikan? Apa yang terbaik untuk karyawan? Apa yang legal atau diwajibkan oleh lembaga pemerintah? Apa yang menjadi preseden untuk keputusan masa depan tentang dan perlakuan yang adil terhadap karyawan? Keputusan apa yang akan membuat Anda dituntut dengan semua biaya dan kejengkelan bersamaan?
Anda tidak dapat membuat keputusan kecuali keputusan tersebut memuaskan kelima pemangku kepentingan – sampai taraf tertentu. Apakah mengherankan jika terkadang pemangku kepentingan karyawanlah yang menderita? Beginilah cara orang Sumber Daya Manusia berpikir dan mengambil keputusan untuk menjawab pertanyaan karyawan. Mari gunakan modifikasi kebijakan perjalanan pameran dagang perusahaan ini sebagai contoh.
Bagaimana HR Berpikir, Membuat Keputusan, dan Menjawab Pertanyaan
Pertanyaan yang diajukan oleh seorang pembaca tampaknya cukup sederhana. Seorang karyawan, yang melakukan perjalanan bisnis perusahaan ke pameran dagang dan acara klien lainnya, ingin memperpanjang waktunya di kota acara dengan menggunakan waktu liburan. Tidak masalah.
Tidak masalah, sampai HR memberi tahu dia tentang bagaimana hari-hari itu akan dibebankan pada waktu liburan berbayarnya. Dengan simpati kepada SDM dan karyawan, berikut cara berpikir dan mengambil keputusan dari seorang SDM.
Karyawan tersebut melakukan perjalanan pada hari Minggu ke pameran dagang. (Tidak masalah dengan waktu perjalanan ini; perusahaan, dengan kebijakan, yang dipahami oleh semua karyawan, tidak membayar waktu perjalanan akhir pekan untuk karyawan yang dikecualikan.) The karyawan bekerja Senin sampai Rabu di pameran dagang dan ingin memulai penggunaan hari libur setelah itu peristiwa.
Oke, kata sang Manajer HR, Kamis dan Jumat adalah hari libur. Tidak, jawab karyawan itu, pada hari Kamis, saya biasanya melakukan perjalanan kembali ke perusahaan; karena hari itu akan dibayar sebagai bagian dari minggu kerja normal saya, tidak adil membuat saya mengambil hari libur untuk menutupi hari Kamis. Apakah kau setuju dengan saya?
Pemikiran SDM dan Pengambilan Keputusan Mulai Bergulir
Oke, kata manajer SDM, yang kecenderungan pertamanya adalah menetapkan hari Kamis sebagai hari libur karena karyawan sebenarnya tidak menggunakan hari itu untuk melakukan perjalanan kembali ke perusahaan. Orang SDM, dengan tepat, tidak ingin membuat keputusan cuti karyawan berdasarkan kasus per kasus, untuk karyawan yang menghadiri acara yang disponsori perusahaan.
Memeriksa dengan beberapa CEO dan orang SDM lainnya, kedua keputusan tersebut memiliki pendukung. Jika karyawan diharapkan kembali dari konferensi pada hari Rabu dan bekerja pada hari Kamis, maka hari Kamis harus menjadi hari libur.
Jika Kamis biasanya menjadi hari perjalanan, maka akan dihitung sebagai hari kerja, bukan sebagai hari libur. Dalam keadaan normal, dia akan melakukan perjalanan kembali dan perusahaan seharusnya tidak menghukumnya karena dia memperpanjang masa tinggalnya dengan liburan.
Tapi, dia memilih untuk tidak melakukan perjalanan kembali melainkan pergi berlibur, kata para pembangkang. Itu bukan masalah perusahaan dan kami hanya membayar waktu perjalanan jika karyawan menggunakan hari kerja untuk melakukan perjalanan kembali. Karena kami tidak membayar waktu perjalanan apa pun pada akhir pekan dan tidak ada hari perjalanan, karyawan hanya boleh dibayar jika mereka bekerja.
Plus, biasanya seorang karyawan, kecuali dia ditugaskan untuk membongkar stan, diharapkan untuk melakukan perjalanan kembali pada hari Rabu dan melapor untuk bekerja pada hari Kamis. Dia bisa mengatur untuk datang terlambat dengan manajernya jika penerbangannya adalah mata merah.
Dalam hal ini, tidak diragukan lagi, Kamis harus dibebankan sebagai hari libur. Tapi, apa yang telah menjadi praktik masa lalu di perusahaan? Apakah karyawan diharapkan untuk melakukan perjalanan kembali pada hari Rabu, jika memungkinkan, atau hari Kamis adalah hari normal perjalanan untuk kembali.
Sebagian besar karyawan ingin kembali ke rumah dan bekerja sesegera mungkin. Jadi, mereka melakukan perjalanan pulang pada hari Rabu jika ada penerbangan yang memungkinkan, daripada menghabiskan malam sendirian di kota asing tanpa melakukan apa-apa.
Ini juga merupakan pertanyaan sektor karyawan swasta versus publik. Jika Anda seorang pegawai sektor publik, sering bekerja di bawah kondisi negosiasi kontrak serikat, Anda mengharapkan pertimbangan seperti pembayaran untuk setiap menit Anda bekerja. Jika tidak dalam bentuk kompensasi langsung, diharapkan pegawai sektor publik waktu comp selama berjam-jam bekerja dan diharapkan dibayar untuk bepergian di akhir pekan juga.
Pemikiran ini merupakan kutukan bagi pemberi kerja sektor swasta yang mengharapkan karyawan yang dikecualikan untuk menyelesaikan pekerjaan dan memenuhi tujuan. Padahal, berpikir seperti karyawan per jam justru akan menghambat karir Anda dan membuat Anda kurang dihargai sebagai karyawan. Berikut adalah beberapa pemikiran sebelumnya tentang kompensasi karyawan untuk waktu perjalanan.
Jika karyawan itu per jam atau karyawan tanpa pengecualian, pemberi kerja harus memperhitungkan waktu perjalanan berbayar, ditambah jam kerja di pameran dagang. Ketika seorang karyawan memenuhi syarat untuk lembur, peraturan ini berlaku bahkan di jalan raya.
(Ini adalah salah satu teori tentang mengapa karyawan yang tidak dikecualikan sangat jarang diminta bepergian untuk acara dan pelatihan pelanggan. Peraturan pemerintah membuat biaya kehadiran mereka menjadi mahal–atau setidaknya–susah payah untuk diperhitungkan dan dibayar oleh pemberi kerja. Dan, sebanyak aturan ini dapat menghambat pemanfaatan dan pertumbuhan karir karyawan per jam, simpati SDM ada pada pemberi kerja.)
Pertimbangan untuk Keputusan SDM tentang Kebijakan Pameran Dagang
Masalah selanjutnya yang perlu diperhatikan oleh HR dalam hal ini adalah banyak karyawan yang sering bepergian untuk pameran dagang dan acara perusahaan lainnya. Keputusan yang dibuat, dalam hal ini, memiliki konsekuensi yang luas bagi pemberi kerja dan keputusan tentang permintaan karyawan lainnya di masa mendatang.
Apakah SDM benar-benar ingin membuat keputusan ini berdasarkan kasus per kasus? Pada titik mana pekerjaan berakhir dan liburan dimulai? Saat pameran dagang berakhir pada pukul 4 sore. di hari Rabu?
Kapan pesawat terakhir berangkat ke kota asal karyawan pada Rabu malam? Bagaimana jika tidak ada pesawat pada hari Rabu? Berapa banyak dokumentasi dan penelitian yang dibutuhkan HR di masa depan dari karyawan lain untuk memastikan bahwa keputusan akuntansi cuti perusahaan konsisten dan adil?
Pada titik tertentu, SDM harus menentukan bahwa keputusan yang mengizinkan karyawan ini menggunakan hari Kamis sebagai hari libur memiliki terlalu banyak konsekuensi untuk permintaan serupa di masa mendatang. Dapat dipahami bahwa karyawan tersebut akan merasa tidak bahagia.
Tapi, tak seorang pun di HR, yang saya tahu, ingin menghabiskan waktu kerja mereka sebagai polisi biaya waktu HR. Karyawan tersebut memilih untuk tidak melakukan perjalanan kembali pada waktu yang dibayar; dia dapat melakukan perjalanan kembali jika dia menginginkan bayarannya, dan kemudian pergi berlibur. Keputusan lain apa pun membuka kaleng cacing yang terlalu besar.
Satu pemikiran terakhir untuk orang SDM melibatkan bagaimana karyawan diperlakukan di masa lalu. Apakah karyawan umumnya melakukan perjalanan pada Rabu malam atau Kamis? Jika hari Kamis, apakah mereka diharapkan hadir di kantor? Jika Rabu malam, berapa hari Kamis mereka diharapkan bekerja?
Jika dalam urusan normal, dia akan kembali Rabu malam, maka Kamis seharusnya dihitung sebagai hari libur. Jika dalam bisnis normal, dia akan bepergian pada hari Kamis tetapi diharapkan juga muncul di tempat kerja pada hari Kamis, maka hari Kamis harus dibebankan sebagai hari libur.
Ah, ini pertama kalinya Anda menemukan pertanyaan ini? Besar. Anda memiliki kesempatan untuk menetapkan preseden dan menetapkan kebijakan dan praktik perjalanan perusahaan Anda.
Anda bahkan mungkin bisa menambahkan keputusan Anda ke buku pegangan karyawan, sehingga semua karyawan mengetahui letak tanah untuk memandu pengambilan keputusan mereka di masa depan.
SDM Mencapai Solusi
Bagaimana dengan ini untuk solusi untuk pertanyaan saat ini? Bagaimana perusahaan menangani perjalanan karyawan ke pameran dagang dan acara pelanggan di masa lalu? Apakah karyawan terbang kembali malam itu dan bekerja keesokan harinya atau apakah perusahaan memberi mereka kelonggaran dan membiarkan mereka terbang kembali keesokan harinya setelah acara dan melapor untuk bekerja keesokan harinya?
Tentukan apa yang mengatur pengelolaan praktik ini di masa lalu, menurut beberapa manajer Anda yang bertanggung jawab atas karyawan yang menghadiri acara yang berhadapan langsung dengan pelanggan. Praktik sebelumnya akan menentukan penggunaan hari libur—atau tidak—untuk ketiadaan pada hari Kamis.
Bagaimana jika Anda menemukan—seperti yang mungkin—bahwa praktik tidak konsisten secara keseluruhan dan tidak ada praktik sebelumnya yang jelas? Gambar garis di pasir. Beri tahu karyawan yang saat ini bertanya, yang tidak memiliki aturan untuk membimbingnya, bahwa dia dapat menggunakan hari libur untuk hari Kamis. Kemudian:
- Kembangkan kebijakan Anda,
- Tambahkan kebijakan ke buku pegangan karyawan,
- Latih karyawan yang bepergian tentang kebijakan yang direvisi,
- Beri tahu manajer bahwa kebijaksanaan manajemen tidak akan lagi memandu keputusan perjalanan karyawan karena keputusan tersebut tidak konsisten dan adil, dan
- Gunakan kebijakan baru untuk membuat keputusan yang konsisten dan adil di masa depan.
Bahasa Kebijakan Perjalanan untuk Masa Depan
Di perusahaan di mana karyawan sering bepergian untuk bisnis, dan terutama jika kelompok karyawannya besar, itu akan menjadi a mimpi buruk bagi perusahaan untuk membuat keputusan berdasarkan kasus per kasus dan perusahaan tidak pernah bisa adil di seluruh dunia papan. Persyaratan dokumentasi untuk karyawan menambah beban yang tidak perlu.
Mengolok-olok dengan karyawan yang baik dan berkontribusi dalam pelacakan waktu yang singkat adalah menghina dan merendahkan – bagi manajer, SDM, dan karyawan. Dan, itu mengalahkan tujuan Anda untuk memercayai karyawan, memperlakukan karyawan seperti orang dewasa, dan mengharapkan karyawan membuat keputusan yang bertanggung jawab sesuai pedoman yang dinyatakan.
Jadi, tergantung pada kebutuhan perusahaan Anda, inilah kebijakan yang direkomendasikan sebagai bagian dari keseluruhan kebijakan perjalanan Anda. (Anda memiliki banyak keputusan tambahan untuk kebijakan yang komprehensif.)
Dan, oh, omong-omong, jika Anda hanya memiliki beberapa karyawan yang bepergian? Abaikan semua pemikiran dan pengambilan keputusan SDM ini. Duh! Manajer dapat membuat keputusan akuntansi waktu berdasarkan kasus per kasus.
Perjalanan ke dan Dari Acara yang Disponsori Perusahaan:
Di (nama perusahaan), karyawan sering melakukan perjalanan bisnis. Karyawan menghadiri pelatihan atau pertemuan asosiasi profesional, mengunjungi vendor dan pesaing, bertemu dengan pelanggan, dan hadir pameran perdagangan dan peristiwa interaksi pelanggan lainnya, untuk menyebutkan beberapa contoh saja. Karena acara ini sering diadakan di lokasi yang diinginkan, karyawan sering meminta untuk menggunakan PTO atau waktu liburan mereka untuk memperpanjang masa tinggal mereka di lokasi acara.
Dalam hal ini, perusahaan bertanggung jawab atas biaya perjalanan karyawan termasuk pesawat, taksi, bus bandara, dan alat angkut yang diperlukan sejak hari karyawan melakukan perjalanan ke acara hingga karyawan menyelesaikan urusan perusahaan di acara tersebut. Karyawan harus memperhitungkan setiap hari kerja tambahan yang diambil dari pekerjaan setelah acara tersebut sebagai waktu liburan berbayar, waktu PTO, atau cuti tidak berbayar dengan izin manajemen.
Semua biaya yang dikeluarkan oleh karyawan, atau pendamping perjalanan, untuk perjalanan, makan, penginapan, transportasi, dan sebagainya, selama cuti, harus dibayar oleh karyawan. Porsi tiket pesawat yang dibeli oleh perusahaan untuk kepulangan karyawan setelah menghadiri acara tersebut, atau memperhitungkan jarak tempuh, biasanya dibayar untuk kepulangan karyawan oleh perusahaan, dapat digunakan untuk kepulangan karyawan.
Perusahaan tidak akan membayar biaya tambahan. Karyawan harus memperhitungkan setiap hari libur setelah acara yang disponsori perusahaan.
Ya, ini jawaban panjang atas pertanyaan karyawan tentang penggunaan waktu liburan untuk memperpanjang perjalanan acara perusahaannya. Tapi, ini adalah contoh bagus dari semua faktor yang harus dipertimbangkan SDM dalam pemikiran SDM dan pengambilan keputusan. Ini tidak menyenangkan bagi SDM, tetapi diperlukan pemikiran dan pengambilan keputusan SDM untuk memenuhi kebutuhan lima pemangku kepentingan perusahaan.
Jangan Anda hanya benci jargon SDM? Mulailah dengan kata: insentif.
