Surat Terima Kasih Donatur Akan Suka

Rasa terima kasih sangat kuat, dan surat ucapan terima kasih terus menjadi salah satu cara paling berguna untuk mengungkapkannya kepada para donor.

Surat ucapan terima kasih mengungkapkan penghargaan, berfungsi sebagai tanda terima, dan membantu membangun hubungan yang lebih kuat dengan donor. Mengirimkan surat ucapan terima kasih yang efektif dapat memberi organisasi Anda keunggulan dalam dunia kompetisi amal.

Mengapa Surat Terima Kasih Penting

Surat terima kasih harus dipertimbangkan dalam konteks a rencana retensi donor. Rencana itu harus mencakup minimal:

Bagaimana badan amal meminta sumbangan
Mengirim donatur online ke halaman arahan pasca-donasi yang sesuai
Mengirimkan email ucapan terima kasih segera kepada para donatur online
Mendapatkan surat terima kasih keluar dari pintu dalam waktu 72 jam, apakah donor mengirim cek melalui pos, atau disumbangkan secara online

Menurut Laporan Survei Efektivitas Penggalangan Dana 2019 dari organisasi penggalangan dana AFP, rata-rata keseluruhan tingkat retensi donatur di tahun 2018 hanya 43%, artinya kurang dari separuh donatur tahun 2017 kembali untuk memberi lagi di 2018.

Mungkin ada banyak alasan untuk ini, tetapi kurangnya strategi retensi yang efektif dari organisasi nirlaba memainkan peran besar.

Amal kehilangan uang ketika donor tidak kembali. Mereka mendapatkan dana ketika mereka dapat membuat donor kembali. Lebih murah mempertahankan donor daripada merekrutnya.

Dalam sebuah penelitian yang dilakukan oleh peneliti filantropi Adrian Sargeant, para pendonor melaporkan bahwa salah satu alasan utama mereka berhenti memberi adalah karena mereka tidak diberi ucapan terima kasih. Dalam studi lain dari DonorVoice, salah satu alasan utama yang diberikan donor untuk terus menyumbang adalah menerima ucapan terima kasih tepat waktu.

Apa yang Harus Dimasukkan dalam Surat Terima Kasih kepada Donatur

Surat terima kasih adalah bagian besar dari strategi retensi yang efektif. Bahkan di dunia online, orang masih menghargai surat yang dikirimkan. Berikut adalah keharusan untuk surat ucapan terima kasih yang berhasil.

Itu Harus Tepat Waktu

Pakar penggalangan dana merekomendasikan untuk mengirimkan surat ucapan terima kasih—terlepas dari apakah mereka donor pertama atau lama—dalam waktu 48-72 jam setelah menerima donasi. Waktunya bisa bervariasi, tetapi pendonor harus tetap ingat memberikan donasi itu saat menerima ucapan terima kasih. Ucapan terima kasih tiga bulan kemudian tidak akan banyak membantu.

Itu Harus Akurat

Apakah nama dan alamat donor sudah benar? Sudahkah Anda menggunakan kehormatan yang tepat, seperti Ms, Mrs, atau Mr? Apakah ejaan dan tata bahasanya benar? Apakah pemformatan membuat surat mudah dibaca? Jika perlu, gunakan nama depan donatur dalam salam untuk personalisasi lebih lanjut.

Itu Harus Memungkinkan Donor untuk Memvisualisasikan Pengaruh Donasi

Sudahkah Anda memasukkan cerita tentang seseorang atau beberapa hewan yang akan mendapat manfaat dari pemberian itu? Atau pernahkah Anda menggunakan testimonial dari orang tersebut? Orang merasa lebih murah hati ketika mereka dapat memvisualisasikan orang atau hewan tertentu yang telah mereka bantu.

Itu Harus Menunjukkan Seberapa Baik Program Anda Bekerja

Sertakan paragraf tentang misi Anda dan beberapa statistik tentang hasil Anda. Tetap singkat. Surat itu harus berusaha mencapai hati pendonor lebih dari sekedar kepala. Sertakan data numerik yang cukup untuk membuktikan bahwa Anda menepati janji dan melakukan apa yang Anda janjikan.

Itu Harus Menggunakan "Kamu" Lebih Sering Daripada "Kami" atau "Aku."

Jadikan donor sebagai pahlawan. Gunakan frasa "karena kamu" sesering mungkin. Buat surat tentang donor dan orang-orang yang mereka bantu daripada tentang organisasi. Ini bukan waktunya untuk menyombongkan uang yang Anda kumpulkan atau penghargaan yang telah Anda menangkan. Ini tentang donor dan apa yang telah mereka mungkinkan.

Sertakan Jumlah Hadiah dan Informasi Tentang Pajak

Apakah seluruh jumlah dapat dikurangkan dari pajak atau hanya sebagian? IRS menetapkan pernyataan hukum apa yang perlu disertakan. Keterangan ini bisa di akhir surat, meskipun di badan harus disebutkan jumlahnya. Misalnya, "Terima kasih atas donasi Anda sebesar $200." Menyebutkan jumlah awalnya berfungsi sebagai konfirmasi jumlah dan pengingat bagi donor.

Itu Harus Ditandatangani oleh Orang yang Patut Diperhatikan

Orang itu mungkin anggota dewan, direktur eksekutif, sukarelawan, atau penerima sumbangan. Orang berstatus tinggi logis untuk sebagian besar surat terima kasih. Tetapi beberapa surat ucapan terima kasih dapat berasal dari seseorang yang menggunakan layanan organisasi Anda, seperti siswa yang menerima beasiswa atau ibu dari anak penerima manfaat.

Ini Termasuk Postscript

Saat orang memindai surat, mereka membaca PS. Jadi buat pesan terakhir itu berarti. Ulangi informasi penting dan ulangi rasa terima kasih Anda. Jika perlu, mintalah orang yang menandatangani surat menambahkan PS tulisan tangan yang mengucapkan terima kasih lagi atau merujuk sesuatu yang bersifat pribadi.

Seharusnya Tidak Menjadi Surat Bentuk Umum

Idealnya, surat ucapan terima kasih tidak boleh berupa surat umum, diatur, dan kemudian dilupakan. Jangan biarkan ucapan terima kasih Anda menjadi rutin dan membosankan. Kecuali jika Anda memiliki banyak donatur, badan amal Anda harus berusaha membuat setiap surat ucapan terima kasih menjadi unik sehingga donatur tahu bahwa surat itu ditujukan khusus untuknya.

Contoh Surat Terima Kasih

Jika Anda ingin donatur memberi, lagi dan lagi, tunjukkan rasa terima kasih Anda dengan meluangkan waktu untuk mengucapkan terima kasih secara kreatif dan dengan mempersonalisasikan surat dan catatan terima kasih tersebut.

Anda dapat menggunakan sampel ini sebagai model untuk menulis surat ucapan terima kasih kepada para donatur. Unduh templatnya (kompatibel dengan Google Docs dan Word Online), atau baca versi teks di bawah ini.

contoh surat ucapan terima kasih untuk para donatur

Unduh Templat Word

3 Surat Terima Kasih yang Akan Dicintai Donatur

Surat Terima Kasih # 1 (Versi Teks)

Debora sayang,

Terima kasih, Michael dan saudara perempuannya, Janet, merayakan ulang tahun ke-9 Michael dengan kue dan balon di tempat yang aman dan penuh kasih. Mereka tidak lagi takut dan senang memiliki kamar sendiri.

Terima kasih atas hadiah dermawan Anda baru-baru ini sebesar $100 untuk Children's Residential Services of Greater Boston. Kesediaan Anda untuk membantu anak-anak terlantar di komunitas kami mengatasi krisis dalam hidup mereka membuat perbedaan besar bagi anak-anak seperti Michael dan Janet.

Terima kasih kepada Anda, kami telah memberikan 250 anak tahun ini tempat tinggal, belajar, dan merasa aman.

Donasi Anda akan membantu membeli komputer baru untuk anak-anak kami selama enam bulan ke depan. Anak-anak sangat menginginkan komputer baru untuk mengerjakan pekerjaan rumah mereka dan berkomunikasi dengan teman dan keluarga.

Komputer adalah bagian dari Kampanye Keunggulan Layanan kami yang akan menjadikan rumah kami lebih menyenangkan bagi Michael, Janet, dan teman-teman baru mereka. Anda dan orang lain seperti Anda telah membawa kami lebih dekat ke tujuan kami sebesar $50.000 untuk kampanye itu.

Kami ingin memberi Anda tur untuk bertemu dengan 15 staf dan 50 anak bersama kami. Kami senang memamerkan rumah kami yang nyaman, dan anak-anak senang bertemu dengan pengunjung. Satu atau dua bahkan mungkin menunjukkan kepada Anda apa yang dapat mereka lakukan dengan komputer baru mereka.

Janet Teebs, direktur pengembangan kami, selalu tersedia untuk mengatur kunjungan Anda atau menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki. Jangan ragu untuk meneleponnya di 520-446-0912 atau email dia di [email protected].

Kami ingin terus mengabari Anda dengan email dan buletin kami. Anda dapat mendaftar di situs kami, www.crc.org.

Sekali lagi, terima kasih atas semua yang Anda lakukan untuk anak-anak kami. Kamu juga bagian dari hidup mereka.

Sungguh-sungguh,

Malcom Wexter
Direktur Eksekutif

P.S. Kami bergantung pada sukarelawan untuk membantu kami. Jika Anda ingin berbagi waktu, beri tahu Janet, dan dia akan meminta koordinator relawan kami untuk menghubungi Anda. Kami sering memperkenalkan pekerjaan kami untuk sukarelawan. Kami akan senang melihat Anda di sana.

Surat Terima Kasih # 2 (Versi Teks)

Yakobus sayang,

Pertama, izinkan saya mengatakan, terima kasih!

Donasi Anda baru-baru ini sebesar $150 berarti Anda memahami betapa berharganya menunggang kuda bagi seorang anak dengan tantangan kognitif atau fisik.

Tetapi izinkan saya memberi tahu Anda apa arti layanan kami di Therapeutic Riding of Atlanta bagi beberapa anak yang datang ke kelas kami.

Seorang anak laki-laki dengan kelumpuhan otak parah belajar cara duduk tegak di atas kudanya. Ibunya sangat bangga dan berkata, "Saya tidak pernah mengira dia bisa melakukannya dengan baik. Jika dia bisa melakukan ini, apa lagi yang bisa dia lakukan?"
Seorang gadis muda yang tidak pernah mengucapkan sepatah kata pun tiba-tiba berkata "pergi" ke kudanya.
Karena dia membangun kepercayaan dirinya dengan bersepeda, seorang gadis kecil tidak lagi takut berada di ayunan taman bermain.
Seorang anak yang kesulitan berjalan sendiri mulai melakukannya setelah hanya beberapa kali menunggang kuda.
Seorang gadis muda dapat berbicara lebih keras di kelasnya karena dia menjadi lebih kuat dan pernapasannya lebih baik dari menunggang kudanya.

Meskipun kemenangan ini mungkin tampak kecil bagi kebanyakan orang, Anda tahu bahwa sebenarnya tidak demikian. Itu sebabnya Anda memberi, dan mengapa anak-anak yang kami layani dan kami sangat berterima kasih atas kemurahan hati Anda.

Donor seperti Anda membantu membuat perjalanan terapeutik kami menjadi mungkin, memastikan bahwa kuda kami diberi makan, ditempatkan, dan dilatih dengan baik, dan menjamin bahwa kami dapat menawarkan beasiswa kepada anak-anak dan keluarga mereka yang, jika tidak, tidak mampu membayar peningkatan kehidupan ini kegiatan.

Kami ingin Anda menjadi anggota aktif komunitas kami juga. Silakan kunjungi situs web kami di www.tra.org untuk mendaftar email dan buletin kami. Dan saksikan undangan ke acara kami seperti Horsin' Around, Hearts & Horses, dan tur khusus yang kami tawarkan sepanjang tahun.

Kami sangat sukarela dan ingin Anda merasakan kegembiraan membantu seorang anak menunggang kuda. Cukup tunjukkan minat Anda di situs web kami atau hubungi koordinator relawan, Sandy Converse, di xxx-xxxx. Relawan juga bisa memakai beberapa t-shirt yang bagus!

Sekali lagi terimakasih! Kami menyukai dukungan Anda.

Terbaik selalu,

Lily Anderson
Direktur Eksekutif

P.S. Sebagai ucapan terima kasih khusus, kami akan menambahkan Anda ke lingkaran pertemanan eksklusif kami dan mencantumkan nama Anda dalam laporan tahunan dan buletin kami. Silakan mampir ke peternakan kami segera agar kami dapat mengucapkan terima kasih secara langsung.

Surat Terima Kasih # 3 (Versi Teks)

Frank dan Louise yang terhormat,

Minggu ini, terima kasih atas bantuan Anda, kami memindahkan Tom dan Francis, pasangan senior, ke apartemen berperabotan lengkap yang cerah di komunitas yang ditujukan untuk kesehatan dan kebahagiaan mereka.

Tidak lagi terisolasi di jalan yang sulit dijangkau di gedung tinggi, Tom dan Francis kini memiliki akses mudah ke layanan yang mereka butuhkan. Selain itu, mereka akan menerima dua kali makan sehari dan berpartisipasi dalam kegiatan yang sehat dan menyenangkan mulai dari kelas olahraga hingga kunjungan lapangan komunitas.

Terima kasih atas sumbangan bijaksana Anda sebesar $250 kepada Wildthorne County Agency on Aging. Donasi Anda akan memastikan bahwa manula di daerah kami, seperti Tom dan Francis, berkembang.

Seperti yang Anda ketahui, lebih dari 30% senior di kabupaten kami hidup dengan penghasilan kecil dan tetap. Badan Penuaan menyediakan makanan, subsidi sewa, konseling, rekreasi, dan perawatan kesehatan untuk banyak dari mereka.

Karenamu, kami bisa terus membantu para senior yang kesusahan. Sumbangan dari orang-orang yang peduli seperti Anda membantu kami menebus pemotongan dana pemerintah negara bagian dan lokal kami.

Sejujurnya, kami tidak dapat melakukan ini tanpa Anda. Kami, dan mereka yang kami layani, dengan tulus menghargai kemurahan hati Anda.